Ridge & Partners använder Bluebeam för bättre mätningar och dokumenthantering

Ridge & Partners började använda Bluebeam för ungefär fem år sedan för att stödja kalkylatorteamet med exakta mätningar vid beräkning av potentiella jobb. Sedan dess har man utvidgat användningen till många andra områden av verksamheten, till exempel dokumenthantering, samgranskning, mängdavtagning, beräkning och den slutliga överlämningen av dokumentation till kunder.

Nick Barringer är partner i företaget. Han berättar att Bluebeam har omvandlat företagets verksamhet. ”Bluebeam presenterades för vårt team som ett verktyg för att kommentera och markera ritningar mer effektivt”, säger han. ”Då betraktade vi inte vårt sätt att göra saker som ett problem, men vi insåg omedelbart fördelarna när vi väl hade börjat använda programvaran.”

”Lösningen användes ursprungligen som ett internt kommunikationsverktyg för att markera och kommentera ritningar och rapporter”, fortsätter han. ”I takt med att vi förstod programvarans kapacitet kan vi nu använda Bluebeam för att ta fram högkvalitativa skisser för att kommunicera koncept på ett tidigt designstadium, tillsammans med detaljerade markeringar för att hjälpa byggteamen på plats.”

Sammanställa projektinformation

Ett av de områden där Bluebeam har gjort skillnad är informationshanteringen. Nick Barringer förklarar: ”En av de största fördelarna är att vi enkelt kan sammanställa och redigera flera PDF-dokument på ett och samma ställe. Vårt tidigare sätt att arbeta innebar att vi skrev ut, kommenterade och skannade en stor mängd markeringar gjorda för hand på papper.”

”Genom att göra det här digitalt har vi sparat tiotusentals kronor i pappers- och utskriftskostnader, och hela arbetsflödet har blivit mycket mer tidseffektivt. Det har också underlättat vår övergång till ett helt pappersfritt kontor, vilket minskar vår miljöpåverkan som företag.”

Rhys Griffiths är delägare i Ridge & Partners och ingår i kostnadshanteringsteamet. Han förklarar att Bluebeam särskilt har hjälpt till med anbudsdokumentationen.

”Det här är ett centralt verktyg för oss. Vi använder det varje dag och det hjälper oss att arbeta effektivt och säkert. Vi producerar många anbudsdokument och kontraktsdokument som måste sammanställas och märkas upp. Det kan röra sig om allt från 10 till 100 dokument, så vi måste kunna arbeta exakt i dessa filer. Bluebeam hjälper oss att skicka ut dem i ett enhetligt format som ser professionellt ut.

Enligt Rhys Griffiths var en av de främsta anledningarna till att man investerade i programvaran att man ville göra noggrannare mätningar. Han tillägger: ”Med Bluebeam går det väldigt snabbt att markera en ritning eller mäta upp ett område. En rad inbyggda funktioner hjälper till med det, till exempel verktyg för skala, markeringar och redigeringsinställningar, samt digitala mätverktyg som linje, area, polygon och dynamisk fyllning. Det sparar tid och ger oss exakta resultat.”

Ersätter det gamla sättet att göra saker och ting

När företag introducerar ny programvara kan det ibland ta tid innan den blir fullständigt integrerad i verksamheten. Chris Mills är senior associate på Ridge & Partners och specialiserad på projekt inom väg och vatten samt infrastruktur. Han menar att Bluebeam snabbt integrerades i arbetet på grund av effektivitetsvinsterna.

“När du byter till ett nytt verktyg är det alltid en intressant process när du anpassar dig“, säger han. ”Mycket av det Bluebeam gör stämmer överens med uppgifter som vi redan utfört manuellt. Men det viktigaste är att processen nu är fyra eller fem gånger snabbare."

“Förr tyckte jag om att arbeta för hand och jag satte en ära i att göra skisser av god kvalitet. När jag tänker på hur lång tid jag brukade ägna åt det, samt åt att skanna dokument och göra om saker när det behövdes, är det inte jämförbart. Nu kan jag arbeta i realtid och det går så snabbt. Jag skulle inte vilja gå tillbaka.”

Han tillägger att Bluebeam också är användbart när man ska samarbeta med andra för att förklara koncept och idéer.

”Den hastighet med vilken vi nu kan producera skisser och ritningar innebär att vi till och med kan använda det på språng, vilket underlättar om man snabbt behöver förklara ett koncept för någon”, säger Chris. ”När man gör det här på papper, och gör ett misstag, måste man antingen börja om eller använda Tipp-Ex. Det känns verkligen föråldrat nu.”

Kontrollera exaktheten

Chris förklarade också hur Bluebeam kan hjälpa till att bibehålla noggrannhet och enhetlighet genom hela projektet. “Vi tar ett klipp av arkitektdelen och ritar sedan ovanpå den och kommenterar den innan vi skickar informationen till de berörda personerna," sa Mills.

”Om vi granskar två ritningar och behöver se vad som har ändrats kan vi använda verktyget Överlagring och jämförelse, där ritningarna läggs ovanpå varandra så att man tydligt kan se var färgerna krockar. På ett nyligen genomfört projekt var det ovärderligt. Vi var tvungna att kontrollera hundratals ritningar och se var det hade skett några ändringar, och den funktionen förändrade allt.”

"Vanligtvis skulle det ta dagar att gå igenom så många ritningar," tillade Chris. "Det sparade oss enormt mycket tid."

Börja med Bluebeam

Alex Hall arbetar i teamet för fastighetsförvaltning. Han säger att Bluebeam används från och med det ögonblick då han blir inblandad i ett projekt. ”Om jag får en planritning och ska göra en uppmätning använder jag Bluebeam för att markera ritningen. Det inkluderar färgkodning av rum och överlagring av var el- och värmetjänsterna finns. Det ger oss en referenspunkt att jämföra med som en del av våra kvalitetssäkringsprocesser, där vi jämför det vi har registrerat med de slutliga ritningarna.”

Han tillägger att han kan använda programmet för att snabbt skapa proffsiga ritningar själv, i stället för att förlita sig på att det tekniska teamet ska rita något i AutoCAD eller Revit, vilket sparar cirka två eller tre dagar varje gång.

Möjligheten att redigera är en ytterligare fördel. “Det är enkelt att ta bort saker från ritningar som inte är relevanta, vilket gör planerna tydligare och lättare för oss att arbeta med”, säger Alex. ”Även något så enkelt som färgbehandlingsverktyget är så användbart. Om en arkitekt har skickat en färgritning till oss kan jag konvertera den till gråskala och sedan använda färg för att överlagra de områden som jag fokuserar på."

Professionalism

En av de slutliga fördelarna som teamet nämner är möjligheten att göra dokument enhetliga och presentabla för kunderna. Nick Barringer avslutar: ”Bluebeam Revu hjälper oss att skapa professionella kunddokument som är låsta och säkra. Genom att använda Bluebeam som ett presentationsverktyg kan teamet snabbt skissa upp och demonstrera saker […] på interna möten och möten med kunder.”