Staden Las Vegas satsar stort på digital transformation med Bluebeam Revu

Från det stora antalet toppartister som uppträder i staden varje år till de horder av turister som kommer dit i hopp om att snabbt finna lyckan har livet i Las Vegas alltid kretsat kring siffror. Men även om de här siffrorna definitivt utgör en bakgrund till stadens arv är de inte de enda som driver och definierar det ikoniska resmålets framtida tillväxt. Staden måste varje år godkänna närmare 20 000 bygglov – en volym som är beroende av noggrannhet, effektivitet och samarbete mellan många granskare, discipliner och myndigheter. De här volymerna är också för stora och omfattande för att man ska kunna använda en traditionell, pappersbaserad process för plangodkännande. Staden är därför i behov av digital transformation genom en programvara som möjliggör digital eller elektronisk plangranskning mellan utvecklare i området och stadens granskare.

”IT-avdelningen hade startat ett projekt som var utformat som ett integrerat koncept där så mycket som möjligt var tillgängligt för kunderna online – ett system där planering, byggande och tillstånd kunde samlas i en enda lösning”, förklarar Michael Cunningham, Deputy Director, CBO, City of Las Vegas. ”Vi såg Bluebeam som ledande på plangranskning och markeringar. Men vi letade inte bara efter en bäst-i-klassen-programvara – tekniskt sett behövde vi också en bäst-i-klassen-lösning som erbjöd integreringsfunktioner där API:er kunde användas för att synkroniseras med ett system som Infor, ett branschledande system för samhällsutveckling och samhällsreglering som är idealiskt för bygglov. Bluebeam Revus integration är så sömlös för användaren att kopplingen kan automatiseras”, tillägger Rick Virmani, Development Services Systems Manager.

”Att vi hade folk som vår Building and Safety Director Kevin T. McOsker, CBO, som liksom stadsledningen gav sitt stöd till transformationen och finansierade den, var tillsammans med stödet från IT det som till sist hjälpte oss att skapa en digital plattform”, säger Yolanda Palomo, Process Review Coordinator. ”Vi vill bli betraktade som en innovativ stad och leda moderniseringen för att hjälpa näringslivet.”

Utmaning

Enligt stadens tidigare process kunde en kund komma in med 2–3 rullar med planer. En tekniker skapade ett projektnummer i stadens bygglovssystem och stämplade det på planerna för hand. Ett fysiskt taggnummer lades också till för att göra planerna lättare att använda och hitta. De checkades sedan in i stadens bygglovssystem av den administrativa personalen, och lades i ett ”aktivt” magasin för planutvärderarna. Planutvärderarna skickade sedan ett e-postmeddelande till den administrativa personalen när de var redo att börja granska projektet. Utvärderaren gick (bokstavligt talat) över till magasinet för att hämta planerna. Den administrativa personalen hämtade planerna, loggade ut dem och gav dem till utvärderaren. När en utvärderare var klar med sin granskning lämnade hen tillbaka planerna och den administrativa personalen checkade återigen in dem i systemet och lade dem i magasinet för nästa granskare. ”Normalt hade vi minst tre till fyra olika avdelningar som skulle granska planen och följa den här processen”, förklarar Yolanda Palomo. ”När alla granskningar var klara satte teknikern ihop den slutliga planen, bekräftade att alla sidor fanns med, lade till ytterligare godkännandestämplar om det behövdes och tog fram en ”arbetsuppsättning” till kunden. Arbetsuppsättningen förvarades i planutrymmet och lämnades till kunden när avgifterna för bygglovet hade betalats.”

Eftersom alla plangranskningar gjordes på papper kunde bara en disciplin i taget granska ett projekt. ”Vi har fem avdelningar – konstruktion, arkitektur, mekanik, el och VVS samt markutveckling – som granskar varje underlag”, säger Yolanda. Beroende på projekt kan det också inkludera trafik, avlopp och brand. Den genomsnittliga granskningstiden för varje område är mellan några dagar och en vecka eller mer per granskning, plus allt krångel och alla kostnader förknippade med utskrift, frakt, körning eller med att skicka planerna till nästa omgång godkännanden.

Pappersplanerna kunde ibland komma bort, om den som skulle granska dem glömde att checka ut dem och därmed notera var de fanns. Då fick planerna efterlysas genom tidskrävande e-postmeddelanden som gick ut till hela avdelningen. Pappersplaner upptar också värdefullt utrymme och innebär att Las Vegas stadskontor måste hantera tre olika förvaringsutrymmen och 70 % av ett nästan 2 000 kvadratmeter stort lager för förvaring av gamla planer. När planerna väl hade granskats av alla discipliner måste man skapa slutliga ritningar på plastfilm och skicka dem till fem allmännyttiga företag för slutlig underskrift innan de kunde godkännas av staden –

Lösning

Bluebeam Revu valdes ut som enhetlig lösning där man kunde kombinera planering, byggande och tillstånd i en och samma digitala samarbetsmiljö. Bluebeams öppna API kunde utnyttjas för att integrera sömlöst med Infor, en infrastruktur för bygglov där både inlämnare och plangranskare kan komma åt planerna. Rick Virmani och hans IT-team designade arbetsflödena och skapade automatiseringen.

”Vad jag gillar med Revu är licenshanteringen”, säger Rick. ”Med Bluebeams licensportal kan man se vem som har kommit åt en licens och när. Alltsammans är mycket enkelt att sköta ur ett IT-perspektiv, men när det gäller användningen är Bluebeam Studio den vinnande funktionen i Bluebeam Revu.”

Las Vegas stad utnyttjar Studio i stor utsträckning eftersom personalen på olika avdelningar kan se de anteckningar och markeringar som andra har skapat vilket gör det lättare för dem att diskutera problem. Plangranskarna kan dessutom bjuda in kunderna till Studio-sessioner där man kan förklara granskningskommentarerna direkt. ”De samtidiga granskningarna är verkligen bra eftersom vi sparar tid genom hela plangranskningen”, säger Cunningham.

”På papper hade vi flera kopior av planerna. Vi tar hjälp av konsulter för stora eller specialiserade projekt, så vi behövde en uppsättning för staden Las Vegas, en arbetsuppsättning och sedan kanske en tredje uppsättning för specialinspektioner. I slutet av ett projekt var vi tvungna att gå igenom båda de fullständiga uppsättningarna planer och jämföra dem för att se till att en viss bladuppdatering verkligen hade gjorts i alla uppsättningar. Tänk, det slipper vi helt tack vare Revu”, säger Cunningham.

Bluebeams förstklassiga markeringslista och verktygslåda bidrog till att standardisera granskningarna genom att införa digitala granskningsstandarder som färgscheman för att ange disciplin, plats, myndighet och så vidare. Detta förbättrade underlagsprocessen online, effektiviserade personalens datainmatning och gjorde det enklare för kunderna att lämna in ansökningar, vilket förbättrade produktionstiderna och skapade fler projekt för Las Vegas stad. ”På Bluebeams webbplats finns det mallar där man kan ladda ner några av de vanligare markeringarna, så vi tillämpade dem också. Nu har vi konsekventa och lättförståeliga markeringar, vilket gör granskningarna snabbare och mycket enklare att genomföra.”

Före lanseringen ingick staden ett avtal med US CAD, en Bluebeam-återförsäljare på Platinum-nivå, om att utbilda personalen i Revu. ”De hade en bra utbildare som kom till platsen, genomförde en distansutbildning och höll frågestunder tills alla hade kommit igång. Nu har vi några ledare på varje avdelning som kan systemet och kan undervisa andra i hur man kommer igång med en utbildare i små gruppsessioner”, berättar Palomo. Personalen och plangranskarna drog också nytta av de många inspelade YouTube-videorna och handledningarna om Bluebeam som erbjuds, liksom sökfältet för Bluebeams tekniska support på Bluebeams webbplats.

Kraften hos Revu (och även en lycklig slump)

Las Vegas stad lanserade onlineunderlagen via Bluebeam Revu i augusti 2019 med målet att fortsätta förbättra underlagsprocessen online för kunden och göra den egna personalens datainmatning smidigare, vilket i sin tur skulle förkorta produktionstiderna. Den här strategin skulle visa sig vara lyckosam bara ett halvår senare då världen stannade upp under covid-19-pandemin.

”Våra volymer ligger på ungefär 15 000 till 20 000 bygglov per år. Varje månad gör vi förmodligen runt 1 653 granskningar av omkring 500 projekt per månad. Så om man tänker sig ungefär 500 projekt har vart och ett flera granskare. Så kommer covid, och vi blir tillsagda att vi måste gå hem”, berättar Yolanda. ”Hur får man ut pappersplaner till fem olika granskare på fem olika platser? Jag menar, om vi inte hade haft tillgång till Revu så tror jag att vi hade stått helt stilla i veckor, minst, och totalt hade projekten blivit försenade med månader.””Föreställ dig två eller tre dagars väntetid mellan varje planutvärderare, och att hen måste komma in och hämta planen och ta med den hem. Sedan måste man vänta i två veckor på att granskningen ska bli klar, och sedan ska planen tas tillbaka så att nästa person kan titta på den – efter att den först har legat i karantän i ytterligare en vecka eller två”, fortsätter Yolanda. ”Det skulle ha varit en mardröm. Istället blev Revu en livräddare, eftersom vi kunde agera omedelbart i mars genom att skaffa lånedatorer från IT-avdelningen till de medarbetare som behövde bärbara datorer för att jobba hemifrån, och vi slösade inte bort någon tid. Eftersom vi hade integrerat Studio med vårt bygglovssystem Infor hade granskare och kunder länkar till planerna där. De kunde gå in i Studio-sessionen och direkt börja granska planer var de än befann sig. Ur mitt perspektiv tror jag inte att vi hade några avbrott på grund av covid-19, bortsett från den tid då vi väntade på de bärbara datorerna.”

Inte nog med att staden kunde gå vidare med sina projekt under covid-19-pandemin – man kunde också fortsätta en lyckad implementering genom att skära ner den tidigare pappersbaserade processen från åtta steg till fyra och direkt räkna bort arbetsdagar och veckor för varje granskning. ”Jag har fått jättebra feedback”, säger en lättad Yolanda. ”Vi hade en kund som arbetade med ett sjukhusprojekt och som uppskattade att man hade sparat 4 930 $ (drygt 50 000 kronor) i projektet bara genom att ta bort pappershanteringen och tiden för att köra till våra kontor. De kunde lämna in underlagen online och behövde inte ens sätta sin fot i vår byggnad.”

Planutvärderare och administrativ personal använder nu den tiden till mer produktivt arbete. Enbart kostnadsbesparingarna p.g.a. pappersminskningen har gett de lokala kunderna i branschen besparingar motsvarande flera miljoner kronor.

Slutsatser

Yolanda Palomo och hennes team har sett värdet med den digitala transformationen med Bluebeam och planerar att fortsätta att optimera den här elektroniska granskningsprocessen framöver. ”Vi tror att det finns ett enormt värde för kunden och för myndigheten”, säger hon. ”Kunden sparar tid och pengar på att slippa skriva ut på papper, köra till våra kontor och vänta i lobbyn på att få hjälp. Som myndighet får vi en effektivare plangranskning och snabbare omsättning, vilket också gynnar kunden och samhället i stort. Tack vare att vi har den här teknologin kan vi vara flexibla och svara snabbt i nödsituationer genom att vi har omedelbar tillgång till byggnadsritningar.”

”Med mindre papper och färre kunder som reser till vårt kontor hjälper vi samtidigt till att minska vårt koldioxidavtryck och arbetar mer hållbart”, intygar Yolanda. ”Dessutom kan kunderna nu lämna in sina ansökningar dygnet runt, årets alla dagar – ungefär 30 % av alla ansökningar som vi tar emot lämnas in när stadskontoret är stängt. Vi har tagit bort två andra planutrymmen. Vi har fortfarande ett litet planrum med projekt som godkändes på papper innan vi började använda Bluebeam. Det enda papper som finns kvar på vårt lager är historiska planer, som även de snart kommer att digitaliseras och arkiveras.”