CannonDesign hanterar samgranskningen för ett sjukhus för 2 miljarder kanadensiska dollar med Bluebeam Revu

”Jag minns en kväll när ett par av våra anställda höll på att förbereda sig inför att stämpla och försegla flera hundra ritningar”, berättar Matt Forman på CannonDesign + NEUF architect(e)s. ”De dök upp i joggingkläder, utrustade med snacks, redo för en lång natt. De visste inte att det skulle komma att ta mindre än en timme att göra alltsammans i Revu.” Som projektleveransledare inom arkitektur för det nya sjukhusprojektet Centre Hospitalier de l’Université de Montréal (CHUM) i Montreal, Kanada, på 325 000 kvadratmeter och till ett värde av 2 miljarder CAD (cirka 15 miljarder kronor), är Matt väl medveten om hur viktiga sådana tidsbesparingar är när det gäller att leverera ett projekt i tid. Och med över 5 900 sidor arkitektritningar att hantera och deadlines som hänger över projektet är det knappt om tid.

Sjukhuset kommer att uppta två hela kvarter i staden och blir det största sjukhuset i Montreal, liksom ett av Nordamerikas största akademiska medicinska centra.CannonDesign and NEUF architect(e)s är arkitekter för Collectif Santé Montreal, konsortiet som tilldelades det här projektet inom P3 (Public Private Partnership). Ett av huvudmålen med konsortiets förslag var att man skulle leverera närmare 85 % av sjukhusets funktionella program under den första fasen. I och med att projektet var så omfattande och komplext var det avgörande för leveransen att skapa och införa effektiva processer. Valet föll på Bluebeam Revu, en lösning som skapar och redigerar PDF-filer som ger team möjlighet att enkelt markera och kommentera projektdokument. Dessutom kan dokument lagras som en single source of truth och all redigeringsaktivitet spåras med Revus inbyggda lösning för molnsamarbete, Bluebeam Studio.

Redan tidigt bestämde sig CannonDesign och NEUF architect(e)s för att använda rumsmallar som ett sätt att hantera de många planlösningar som skulle krävas för ett sjukhus med 14 000 rum. Men även om man i stor utsträckning använde sig av mallar, behövde man fortfarande hantera tusentals dokument.

Digitala samgranskningar

Samgranskningsprocessen för CHUM omfattar tre eller fler uppsättningar möten med användare från varje avdelning – något som vid första anblicken kan verka rimligt, ända tills man inser att det finns fler än 140 avdelningar på sjukhuset! Och eftersom varje möte tar ungefär tre till fyra timmar, innebär detta över 1 200 timmar av möten bara för samgranskning av rummen. Då har man inte ens räknat med granskningarna tillsammans med övriga konsultteam.

”Samgranskningen skulle ha kunnat bli en fullkomlig mardröm”, säger Matt Forman. ”Vi bestämde oss för att digitalisera den här processen genom att granska ritningarna tillsammans med användarna i Revu. På så sätt sparade vi in tiden och krånglet med att först markera dem för hand på kalkerpapper, sedan tolka och skriva ut våra anteckningar innan vi skickade dem till resten av arkitektteamet.” De använde också verktyget Kalibrera i Revu för att bekräfta måtten, bedöma om den utrustning som användarna begärde faktiskt skulle passa och slippa kommunicera fram och tillbaka som man ofta måste göra. Teamet granskar ritningar och lägger till markeringar i såväl livemöten där Revu projiceras på en skärm, som i virtuella möten i realtid i Revus inbyggda samarbetslösning, Bluebeam Studio. De här Studio-sessionerna för samarbete gör att alla hålls uppdaterade hela tiden.

När det är dags för samgranskning med el och VVS samt andra medlemmar i konsultteamet publicerar arkitekterna alla paket i en Studio-session och bjuder in övriga teammedlemmar att gå med i den. Matt har skapat en anpassad verktygssats – en samling dra-och-släpp-ikoner som används för att markera dokument – att dela med granskarna, där varje företag har en egen färg. När teammedlemmarna nu lägger till markeringar eller kommentarer i ett dokument i Studio kan han direkt se vem som har gjort respektive ändring och när, och vem som har svarat.

Kortare tid för kvalitetskontroll

CannonDesigns tidigare process för kvalitetskontroll bestod av att markera pappersritningar med rödpenna. I den omfattningen var det en svår process, med tanke på hur många granskare som var inblandade i varje ritningsuppsättning. Den gamla metoden tog längre tid, och kommentarerna droppade in under flera veckors tid. Att distribuera kommentarerna till resten av teamet krävde att man skannade varje ritningsmarkering separat och la upp den på en server. Genom att samla allt i en enda uppsättning markeringar i Revu och spara dem i en Studio-session har teamet nu tillgång till allt på ett ställe. Dessutom kan kommentarer enkelt tilldelas och spåras i markeringslistan i Revu, som blir ett löpande, kalkylbladsliknande register över dokumentredigeringar.

Studio visade sig också vara särskilt värdefullt på grund av Matt Formans reseschema. När han är borta från kontoret behöver han fortfarande granska ritningar så att teamet på kontoret kan fortsätta att röra sig framåt. På sin iPad kan Matt logga in på sessionen genom appen Revu för iPad. Till och med på flygplatsen kan han snabbt granska och lägga till sina kommentarer – något som teamet på kontoret kan se hända i realtid.

Samordna komplexa utrymmen med PDF-filer i 3D

För att samordna de komplexa planlösningarna för laboratorieutrustning använder CannonDesign interiöra vertikalprojektioner i 3D. De arbetar i Revit och använder Codebook, ett verktyg för hantering av utrustningsdata, för att lägga till och spåra alla utrustningsdata. Sedan sparar de filen som en PDF-fil i 3D i Revu och delar den med sjukhusets läkare, som granskar och godkänner planlösningarna. Att utnyttja PDF-filer i 3D gör det inte bara enklare att dela robusta BIM-data i ett lättviktigt format med samarbetspartners längre fram, utan gör också att läkarna kan förstå planlösningen bättre än med en vanlig planritning i 2D. Och eftersom teamet tog sig tid att ställa in sina Revit-familjer rätt i de ursprungliga Revit-ritningarna följer alla utrustningsdata med till PDF-filerna i 3D.

Inga fler sena nätter

Och så var det den där kvällen då det var dags att stämpla och försegla ritningarna. Efter att kvalitetsgranskningarna var färdiga och ritningarna hade godkänts av de registrerade arkitekterna behövde man tillämpa en säker försegling och signatur på varje blad. Istället för att jobba hela natten med att tillämpa förseglingarna på ritningarna använde teamet verktyget Batchtillämpa stämpel i Revu, vilket innebär att en utvald stämpel tillämpas på samma ställe i flera PDF:er eller på flera sidor i en PDF samtidigt. ”Efter att ha ägnat cirka 30 minuter åt att ställa in stämpelns position tog det oss mindre än en timme att köra batchprocessen”, förklarar Matt. ”Ett jobb som kunde ha tagit hela natten tog alltså mindre än en timme. Och nu var det en process som kunde upprepas. Med Revus smidiga markeringsverktyg och med Studio som gemensam plattform där flera konsulter kan samarbeta har Bluebeam Revu verkligen underlättat och effektiviserat vårt arbetsflöde med ett stort team i det här projektet.”