Brosnan är ett byggföretag med fem kontor över hela Nya Zeeland och består av ett stort team från många olika discipliner. Företaget stod inför betydande utmaningar i fråga om delning av PDF-dokumentation, kommentarer och samarbete. Eftersom man förlitade sig på olika programvaror som Adobe och Microsoft Edge, fick man inkonsekventa arbetsflöden, ineffektivitet och svårigheter att hantera stora volymer ritningar, specifikationer och avtal.
”Det här uppdelade systemet fungerade helt enkelt inte”, säger Richard Ertel, teknisk chef på Brosnan. ”Det var mycket viktigt för oss att gå över till en mer konsekvent och säker lösning eftersom vi hanterar stora volymer dokument. Med en enda plattform skulle vi kunna dela och granska dokument betydligt snabbare.”
2022 testade Brosnan Bluebeam med 10 licenser för att utvärdera dess potential som enhetlig lösning. Feedbacken var överväldigande positiv, och idag använder man fler än 140 licenser över hela företaget.
Projektmål
För att bemöta de här utmaningarna sökte Brosnan en byggspecifik programvarulösning som kunde rullas ut över hela företaget för att göra dess arbetsflöden enhetliga.
På kravlistan stod:
- Anpassade markeringar för effektivare kommunikation.
- Avancerade funktioner för kontroll och ändring av dokument.
- Integrerade bilder och foton för förbättrad projektdokumentation.
- Verktyg för att kombinera och jämföra dokument.
- Exakta antalsmått vid mängdavtagning för större noggrannhet.
”Testversionen visade att Bluebeam är snabbare och mer intuitivt och ger våra team möjlighet att fokusera på sitt arbete istället för på att lära sig programvaran”, säger Richard. ”Tack vare att det gick så bra när vi testade lösningen kunde vi snabbt inleda en kommersiell utrullning.”
Lösning
För att införa ett nytt programvarusystem i så stor skala krävdes noggrann planering och utbildning. För att vara säkra på att lyckas anlitade Brosnan en Bluebeam-återförsäljare, Cadpro, för att leverera omfattande, skräddarsydda utbildningstillfällen.
”Initialt fanns det ett visst motstånd från personalen, som var vana vid Adobe Acrobat”, säger Richard. ”Utbildningen var avgörande för att komma förbi det här och hjälpa användarna att gå över till Bluebeam på ett smidigt sätt.” Richard Ertel, teknisk chef på Brosnan.
”Cadpro-teamet var verkligen hjälpsamma under hela processen, och tack vare deras anpassade utbildning blev våra medarbetare bekanta med verktyget. Capro har varit mycket lyhörda och har löst alla problem och utmaningar snabbt – utrullningen har varit en stor framgång.”
Bluebeam introducerades på samtliga fem kontor – Auckland, Wellington, Christchurch, Queenstown och Tauranga – såväl projektledare, platschefer, byggchefer, kommersiella chefer som kalkylatorer omfattades.
Företaget köpte 141 licenser uppdelade på två nivåer:
- 93 Core-licenser: Tilldelas till projektledare, platschefer, byggchefer och kommersiella chefer för allmän dokumenthantering och samarbete.
- 48 Complete-licenser: Tilldelas till kalkylatorer för avancerade beräkningar och rapporter.
”En av vår kommersiella chefer hade använt Bluebeam tidigare och berättade att det var intuitivt, snabbt och skräddarsytt för våra arbetsflöden.”
Richard Ertel,
Teknisk chef,
Brosnan
För att få ut ett så stort värde som möjligt av Bluebeam omfattade utbildningen även avancerade funktioner som:
- Säker bortredigering av känsligt innehåll.
- Inbäddning av foton och videor i 360° med hjälp av funktionen Media för förbättrad dokumentation.
- Användning av anpassade kolumner med formler för avancerade beräkningar.
- Länkning av mätdata till Microsoft Excel i realtid genom Mängdlänk.
- Användning av Dynamisk fyllning för exakt markering och mätning av ritningsområden.
Affärsresultat
Sedan de införde Bluebeam har Brosnan sett en dramatisk förbättring av effektiviteten och samarbetet.
”Vi arkiverar dokument i SharePoint, och Bluebeam används för att läsa, bearbeta och markera PDF-filer”, säger Richard. ”När ett team behöver granska ritningar öppnar de filen i Bluebeam, skriver in sina kommentarer och sparar filen i SharePoint igen. Det är enkelt.”
Exempel på viktiga fördelar med att införa Bluebeam:
- Förbättrad produktivitet och samarbete: Team på flera kontor arbetar smidigt, förkortar granskningscyklerna och förbättrar kommunikationen.
- Plattform för konsekvent dokumentmarkering: Standardiserade verktyg förbättrar noggrannheten och minskar antalet fel.
- Effektiviserade arbetsflöden: Personalen lägger mindre tid på dokumenthantering och får möjlighet att fokusera på viktigare uppgifter.
Från den första testversionen till den fullständiga utrullningen har Bluebeam förändrat Brosnans syn på projektledning och dokumenthantering.
”Bluebeam har varit avgörande för att standardisera våra arbetsflöden och förbättra effektiviteten på alla våra kontor”, säger Richard Ertel. ”Utrullningen har varit mycket lyckad, och vi ser fram emot att utnyttja ännu fler funktioner längre fram.”
