Så förbättrade Arcadis kommunikationen och effektiviteten med Bluebeam

Många projekt, ett system

Som digital ledare på Arcadis säger Steven Coyle: ”Jag ansvarar för att se till att våra projekt levereras effektivt genom att minska riskerna med hjälp av digital teknologi, underlätta vår verksamhet med hjälp av automatisering av design, beräkningsdesign och andra processer samt skala upp det hela globalt och uppmuntra våra medarbetare att lära sig nya färdigheter och utvecklas.” Coyle arbetar också med en rad projekt inom olika affärsområden i Australien.

”Vår digitala strategi bygger på standardisering, automatisering och datacentricitet”, säger Coyle. ”Så genom att använda funktionerna i Bluebeam Revu, till exempel Studio-sessioner, har vi fått ett centraliserat sätt att hantera alla våra kommentarer och granskningar, och en standardiserad metod för markeringar och kvalitetskontroll.”

Ju mer omfattande ett arbetsområde är, desto viktigare är det att ha en plats där alla olika insatser kan samlas. Med hjälp av Bluebeams många funktioner kan Coyles och hans kollegors team samla sina många verksamheter under ett stort tak för ett mer meningsfullt och effektivt samarbete.

Kommunikationen först

Arcadis biträdande tekniska chef för digital teknik inom civil infrastruktur i New South Wales i Australien, Sergio Fuentes, menar att dessa organisationsfunktioner är avgörande för företagets förmåga att kommunicera effektivt.

”Det var två saker som fick Arcadis att börja använda Bluebeam”, säger han. ”En av dem var samordning och samarbete. Med tanke på hur stora och komplexa våra projekt är, och hur många intressenter vi har, behövde vi ett effektivt sätt att kommunicera. Det fick vi genom Bluebeam.”

Den andra saken? ”Noggrannhet och precision”, säger Sergio. Han förklarar att Bluebeam har varit en viktig programvarukomponent för att skapa ansvarstagande. ”Att ha personer som Steven och Angeline (Kisses) Montes som förespråkare för Bluebeam-programvaran har verkligen hjälpt till att sprida den informationen till människor som jag själv, och gjort det möjligt för dem att utveckla processer enligt bästa praxis och driftsrutiner som vi kan använda för att standardisera alla våra projekt”, säger Sergio.

Förenkla samarbetet

BIM-chefen Mark Javillo, som är huvudansvarig CAD-tekniker och teamets ämnesexpert för Bluebeam, berättar gärna om hur viktigt Bluebeam har varit för Arcadis och för hans eget arbete med att prognostisera arbetsbelastningen för hela teamet.

”Bluebeam förbättrar samarbetet genom att ge både ritare och ingenjörer tillgång till samma version av samma dokument i realtid, vilket minskar missförstånden och säkerställer att projekten uppdateras konsekvent”, säger han.

Programvaran har förenklat hans liv och arbetsflöde på många sätt. ”Innan Bluebeam introducerades gjordes i princip allt manuellt”, säger Mark. Det var särskilt komplicerat med tanke på Arcadis multinationella arbetsstyrka, vilket ledde till längre väntetider och onödigt slöseri. ”Det var verkligen viktigt för oss att centralisera informationen”, säger Mark. Vi arbetar i miljöer där man byter skrivbord, så vi bär inte med oss saker längre.”

Kisses Montes, ansvarig CAD-tekniker på Arcadis kontor i Manila, menar att Bluebeam har förbättrat hennes processer när hon arbetar med att prognostisera arbetsbelastningen för teamet. ”Innan Bluebeam introducerades gjordes i princip allt manuellt”, säger Kisses. ”När våra designers i Manilla samarbetade med sina motsvarigheter i Australien gjorde de sina markeringar och skickade tillbaka dem till oss, och folk fick skriva ut ritningar och rapporter, markera och skanna in dem. Problemet är att materialet hamnar på olika platser, och allt det här har ett koldioxidavtryck. Så det var verkligen viktigt att vi centraliserade informationen. Vi har avskaffat pappersdokumenten.”

”Bluebeam har verkligen underlättat det viktiga samarbetet så att alla våra team kan samlas”, säger Mark Javillo och tillägger att programvaran har lett till betydande förändringar av kommunikation och samarbete mellan teamen. Kisses Montes förklarar: ”Med Bluebeam kunde samgranskningsprocessen minskas från minst två dagars väntetid till att börja markera i realtid”.

Feedbacken på hans insatser har varit överväldigande positiv. ”Vi har nu en global kvalitetschef som faktiskt knackar på dörren och säger: ”Det här ser bra ut. Vad behöver vi göra för att skala upp det?””, säger Steven. ”Genom att ta in den här typen av teknologi kan vi fungera som medvind och använda enkla processer för att stötta och underlätta för våra medarbetare globalt.”

Skapa anpassade lösningar

Mark Javillo och Arcadis-teamet kunde använda funktionerna i Bluebeam för att anpassa sig efter förändrade behov. ”När vi verkligen hade lärt känna Bluebeam ville vi göra det till vårt eget”, säger han. ”Även om det var bra redan som det var, ville vi anpassa det och skräddarsy det efter vår egen verksamhet och våra egna projekt.”

När han väl hade kommit på det mest optimala sättet att använda programvaran för att tillgodose teamets unika behov kunde han dela med sig av fördelarna till sitt team. ”Vi måste se till att vår personal utnyttjar plattformarnas alla fördelar för att kunna uppfylla sina roller i ett visst projekt”, säger Mark. Därför har vi upprättat verktygssatser och profiler.”

Dessa verktyg gör det möjligt för intressenter att snabbt identifiera sina roller och använda de verktyg de behöver, hålla reda på vilka faser ett projekt redan har gått igenom, avsluta kommentarer och gå framåt effektivt.

Såväl på kundsidan som internt har dessa processer gjort det möjligt för Mark och resten av Arcadis-teamet att nå nya höjder av effektivitet. ”Vi har inte bara förbättrat och förenklat de driftsmässiga mätetalen utan också använt funktionerna för att förbättra det digitala samarbetet med kunder och samarbetspartners”, säger Mark.

Med ett globalt team att samordna, varav många arbetar hemifrån, berättar Mark att Bluebeam har fått en positiv koppling till företagets människocentrerade arbetskultur. ”Ett annat sätt för oss att mäta resultaten är vårt ökande samarbete med de som jobbar hemifrån”, säger han. ”Vi har flexibla arbetsformer för teams i olika länder och i olika delstater.”

Genom att använda Bluebeam som en plats för kontakt och samarbete kan intressenterna på ett effektivare sätt stryka uppgifter från sina att-göra-listor och hålla sig på rätt spår för ökad produktivitet.

För andra företag som överväger att införa Bluebeam har Mark ett råd. ”Börja i liten skala”, säger han. ”Fokusera på ett litet projekt. Förstå era behov som organisation och även kundernas behov.”

Med en grund i relationer och tonvikt på samarbete har Bluebeam hjälpt Arcadis-teamet att hålla fokus på det som är viktigt och samarbeta mer effektivt på global nivå.