Tio år med digitala informationsförfrågningar och mängdavtagningar: Renoveringsentreprenör Forcia Ltd. använder Bluebeam Revu för att bygga om centrala London

London har i flera århundraden haft en livlig stadsutveckling och de som bor där är stolta över att staden är Storbritanniens främsta historiska resmål. Den vackra stadsmiljön kan tacka alla särskilda restriktioner och byggregler som finns till för att bevara stadens skönhet och arkitektur.

Trots alla regler är byggverksamheten i full gång – framförallt vad gäller renoveringar. På Forcia, Ltd har man specialiserat sig på renoveringar och entreprenören har länge tillgodosett centrala Londons byggbehov. Företaget bytte till digitaliserade arbetsflöden för tio år sedan och sedan dess har firman etablerat sig som branschledande i Storbritannien.

”Vi har projekt i hela regionen”, säger Forcias byggdirektör Terry Crawford. Firmans projekt innefattar allt från exklusiva bostadsrenoveringar till kommersiella och industriella projekt. Med en så pass bred projektbas och med Londons stränga byggregler att ta hänsyn till är inget projekt det andra likt. Forcia tvingades därför att standardisera sina arbetsflöden för tio år sedan för att förbättra effektiviteten och öka kundnöjdheten.

Förutom att granska arbetsflödena för informationsförfrågningar (RFI:er) och mängdavtagning, behövde man även hitta en ny programstrategi enligt Forcias driftschef Mike Ewing. Efter att ha kommit fram till att det behövdes en del förändringar vände sig Forcia till Bluebeam Revu – en prisbelönt PDF-lösning för att skapa, redigera och markera ritningar och för att samarbeta inom teknik- och byggbranschen.

Digitala informationsförfrågningar är avgörande för att spara tid

Med informationsförfrågningar – eller RFI:er – kan man lättare koordinera platsbehov och material, besvara allmänna byggfrågor och underlätta samarbetet mellan teamen. Även för mindre jobb skapas hundratals informationsförfrågningar, så det är jätteviktigt att komma fram till hur man bäst jobbar med dem för att projektet ska lyckas. Detta är särskilt viktigt för komplicerade projekt som teamets projekt i Covent Garden där det krävs stora ombyggnader av befintliga byggnader. Projektgruppen kommer att bygga om taket, göra nya öppningar, skapa ett hisschakt och sedan utrusta lägenheterna med exklusiva golv och väggbeläggningar.

”Du kan inte komma undan informationsförfrågningar”, skämtar Agim Metsullari, som är byggledare för projektet. Han förklarar deras process för informationsförfrågningar som hans kollega Michael designade i Revu. ”Du markerar med e-post och anger vem som ska få informationsförfrågningen; väljer tjänster inom byggnadsteknik, arkitektur eller mekanik; skriver in informationsförfrågningen; bifogar ritningar; bifoga foton eller internetsidor om det behövs.” Arbetsflödet ser till att ingen i projektgruppen missar någon information.

Metsullari berättar även att han gillar hur det tack vare informationsförfrågningsprocessens precision i Revu är lättare att få tag i materialprover. ”Om vi tar det här projektet som exempel, så har vi massor av materialprover. Vi tittar i specifikationerna som kommer med i informationsförfrågningen, så att de kan godkännas och undertecknas.” När informationen bekräftats kan gruppen arkivera dokumentet med vetskapen att det har godkänts och inga andra underteckningar behövs.

Eftersom allt dokumenteras omedelbart har Forcia ett transparent arbetsflöde med sina samarbetspartners och underentreprenörer. ”Om någon kommer fram till dig och säger ’Du skickade aldrig det där e-postmeddelandet eller den där informationsförfrågningen till mig’, kan du säga ’Det gjorde jag visst’!”, förklarar Metsullari. ”Tack vare Revu finns allt där i historiken, så du vet exakt när du skickade det och vad du sparade när du navigerar genom systemet. Det är fantastiskt.”

Mängdavtagningar i en digital värld

Med tanke på de redan befintliga strukturer firman stöter på är teamet beroende av korrekta beräkningar och mängdavtagningar som motsvarar projektets förväntningar. ”Med hjälp av Revu blir det lättare att göra mängdavtagningar så att du kan koncentrera dig på projektets svårare aspekter”, säger kalkylatorn Niall O’Connor.

Crawford uppmärksammar även andra funktioner i Revu som framhäver inkonsekvenser på byggarbetsplatsen och hjälper firman att förenkla renoveringsprocessen som helhet. Bland dessa finns möjligheten att överlägga revisioner och snabbt lägga till ögonblicksbilder i PDF-filen. De här funktionerna förhindrar att teamet ”drunknar i information” och istället lätt kan hitta separata detaljer på byggnadsplatsen. ”Vi har insett att den delen av programvaran är väldigt bra för att klura ut saker”, tillägger Crawford.

Omdefinierat program

Att konfigurera, bevara och logga ett korrekt program kan vara en av de absolut viktigaste informationsdelarna för en byggarbetsplats. Det fungerar som en lägesrapport och visar alla team var de måste arbeta på en fortlöpande basis.

Teamet på Forcia bestämde sig för att arbeta kreativt med Revu för att se om det även kunde vara till hjälp för att hålla koll på projektet. ”Tidigare brukade killarna på byggarbetsplatsen ringa till någon här på kontoret för att rapportera statusen för olika arbetsuppgifter, och personen på kontoret använde programvaran för att rita ett streck i våra byggprogram”, säger Ewing.

Teamet upptäckte att de kunde göra detta i Revu på byggarbetsplatsen i realtid, vilket underlättar arbetet med Covent Garden-projektet för byggstrategen Andreas Redondo. ”Jag producerade programmet under anbudsprocessen. Det är bara en polylinje, men jag sparar massor med tid på det. De ritar helt enkelt ett streck, skickar det till mig med e-post och då vet jag med en gång hur läget är på bygget.”

Revu som projektmedlem

”Våra kunder inser inte att det inte är ett sammanträffande att våra projekt löper på så bra. Revu är en mycket viktig del i den processen”, säger Crawford. Han förklarar att Forcia tack vare Revu kan samla ihop komplex information och matcha den med framdriften på byggnadsplatsen. Det innebär att arbetarna på platsen kan leverera projekten på det sätt de gör idag. ”Programvaran har varit mycket värdefull för vår verksamhet.”