Data beviser at nettskybasert samarbeid gir banebrytende resultater

Hilson Moran benytter Bluebeam Revu og Studio Prime for å oppnå en 60 % økning i produksjonseffektiviteten

Verdiresultater

• Digital prosjektlevering med Bluebeam Revu Studio-sesjoner medførte en økning på 60 % i Hilson Morans produksjonseffektivitet, sammenlignet med en sidestilt papirbasert prosjektlevering
• Med Bluebeam Revus Studio-økter vil Hilson Moran kunne redusere papirkostnadene med anslåtte 50 % i løpet av fem år
• Samarbeid på tvers av kontorer ble mulig i et trygt sanntidsmiljø, med et abonnement på Bluebeam Studio Prime. Hilson Moran kunne nå koordinere design mellom sine kontorer i London, Farnborough og Manchester i England, i tillegg til Qatar og Abu Dhabi
• Hilson Morans IT-avdeling bruke abonnementet på Studio Prime til å angi administratorkontroll, og gi eller begrense brukertilgang til økter i Revu
• Etter bare 18 måneder er Revu nå standard prosjektprogramvare for Hilson Moran

Det britiske firmaet Hilson Moran er en internasjonal multidisiplinær praksis som har levert designkonsultasjonstjenester for bygningsmiljøet i over 40 år, og de har kraftig økt sin investering i digitale løsninger. En strategiendring kom da Bluebeam Revu ble implementert med suksess, da det bransjeledende firmaet begynte å benytte teknologien til det fulle, og tilpasset bruken for å åpne et nytt kapittel i bedriftens historie. «Vi går nå inn i den fjerde industrielle revolusjon. Det gjelder ikke bare i vår bransje – det gjelder alle. Og vi ønsker selvfølgelig å ligge ett skritt foran», forklarer Hilson Morans direktør Vince Ugarow. Det Ugarow vil ligge foran, er teknologiens hurtige fremvekst innen industrien, og bedriften har allerede tatt nok et betydelig skritt fremover for å sørge for at de har en sterk posisjon i denne stadig voksende epoken.

Revu-fasen

Da Hilson Moran først rullet ut Revu, gikk bedriften fra 10 lisenser til et foretaksomspennende sett på 229 lisenser i løpet av et kalenderår. Etter å ha opplevd enorm suksess da de brukte Revu i en fagfellevurdering-øvelse, opprettet bedriften et internt testlaboratorium for å få bedre oversikt over hva som kunne gjøres med den nye programvaren. Ingeniørene ble raskt trukket mot Revus sofistikerte teknologi for PDF-markering, gjennomgang av tegninger, satsvis overlegg og til og med egendefinerte verktøysett, som «laboratoriet» designet eksklusivt for Hilson Morans bruk. Papirbruken ble også kraftig redusert, så bedriften sparte penger på utskrifts- og fraktkostnader for godkjenning av tegninger. «Vi fant virkelige fordeler, og jeg har tatt noen mål, kun basert på papirforbruk», sier Ugarow. «Som bedrift måler vi hvor mye papir vi bruker, på tvers av virksomheten. Vi har gjort det de siste tre eller fire årene nå, og det er et faktum at vi bruker mindre papir. Forbruket har gått konsekvent ned med rundt 30 % i løpet av tre til fire år.» Selv om disse forretningsmessig avgjørende besparelsene og endringene begynte for kun 18 måneder siden, har de åpnet for enda bedre samarbeid med Hilson Moran og Bluebeam-produkter.

Det er viktig å måle digital suksess

Etter å ha hatt suksess med Revu, begynte Hilson Moran å måle de digitale løsningenes påvirkning, for å få et inntrykk av hvor viktig Revu og fremtidige produkter kan være for bedriften. «Vi har sett på forskjellige metoder vi kan bruke for å måle resultatene vi oppnår når vi tar i bruk ny programvare som Bluebeam», forklarer Ugarow. I første omgang har vi kjørt to brukerundersøkelser: én helt i begynnelsen, og én i fjor. Vi skal gjøre dette hver 12. måned. Vi sender brukerundersøkelsene til alle brukere, og vi har et utvalg av spørsmål som skal finne ut: Kjenner de til visse funksjoner? Bruker de dem? Hvor ofte bruker de dem? Og selvfølgelig samler vi alle disse dataene, og statistikken gir oss et svært godt bilde, fra starten, av hvor langt vi har kommet med folkene våre.»

Dette virker kanskje ikke banebrytende, men mange bedrifter opplever at de er under en flodbølge av ny teknologi, uten å kunne måle resultatene, fordi de frykter at hvis de tar seg tid til å gjøre det, vil det sette fremtidige prosjekter i fare. Isteden bruker Hilson Moran ekte prosjekter for å utføre ekte beregninger i sanntid. «Vårt synspunkt har alltid vært at hvis vi kan få mest mulig av det tidlige flertallet i gang, etterfulgt av det sene flertallet, så vil det være en suksess. Vi mener faktisk at vi har kommet mye lenger enn det», sier Ugarow med et smil. «Vi er faktisk overrasket over at mange ingeniører og designere vi trodde kanskje ikke var klare for å takle denne nye teknologien. De bruker den nå! Så fra vårt synspunkt har de 18 månedene vi har brukt Revu, vært en stor suksess.» De raske resultatene fra den brukervennlige plattformen motiverte Hilson Moran-teamet til å grave enda dypere i Revu for å finne løsninger for prosjektsamarbeid. «Vår strategi var først å opprette Hilson Moran-profilen, inkludert standard verktøysett, slik at alle brukerne kunne venne seg til å bruke Bluebeam Revu på et kompetent egenskapsnivå. Deretter lanserte vi Revus øktfunksjon. Interne introduksjonsøkter ble satt i gang, og ytterligere hjelp var tilgjengelig for de første øktene, for å hjelpe brukerne med å lære seg oppsettet.»

Bruk av Studio og Studio Prime

Revus Studio-funksjoner byr på Revus effektive programvare for PDF-redigering, kombinert med at flere brukere kan logge på samme økter for gjennomgang av tegninger. På denne måten kan flere brukere utføre samtidig redigering i sanntid, selv om de er flere hundre mil fra hverandre. Disse interaktive mulighetene for prosjektgjennomgang kan være avgjørende for team som er geografisk spredt. «Dette har gitt oss muligheten til å samarbeide med de andre kontorene våre», forklarer Ugarow. «Vi har kontorer her i Storbritannia, i London, Farnborough, Cambridge og Manchester. Vi har også to kontorer i Midtøsten, i Qatar og Abu Dhabi. Vi bruker to eller tre av kontorene våre til å koordinere designen, og det er Revus Studio-funksjoner faktisk perfekte for.» Siden de har behov for jevnlig samarbeid på tvers av kontorer, bestemte bedriften seg for å legge til det nettskybaserte abonnementet på Studio Prime, som tilbyr de samme samarbeidsmulighetene som Revus Studio, men med sikker administrativ kontroll og muligheten til å tilpasse produktet ved hjelp av et åpent programmeringsgrensesnitt for samarbeid på tvers av programvare. Med Prime kan Hilson Moran dele ut og begrense tilgang, kontrollere protokoller og trygt beskytte prosjektinformasjonen i samarbeidsøktene i Studio, gjennom sitt eget IT-team og etter eget skjønn. «Jeg mener at vi definitivt har fått mer ro i sjelen etter at vi begynte å bruke Studio Prime. Nå for tiden er nettverkssikkerhet enormt viktig. Mange av kundene våre er svært sensitive når det gjelder prosjektene de jobber med, men til syvende og sist kan du ikke svømme mot strømmen», sier Ugarow. «Måten hele IT-industrien arbeider på, beveger seg i retning nettskyen, så heller enn å motarbeide denne prosessen, velger vi å se på løsninger for å opprettholde det trygge arbeidsmiljøet, samtidig som vi faktisk benytter oss av denne nye teknologien.» Hilson Morans fremtidsrettede tankegang stammer fra 40 års prosjekterfaring, og muligheten til å forutse problemer og spesifikke behov. «For oss gjelder det virkelig å sørge for at vi har innsyn og til en viss grad kontroll over det som blir gjort. [Revus] Bluebeam Studio er selvfølgelig noe alle kan bruke når de har en konto. Men vi tenkte «Hva skjer hvis den personen for eksempel er på ferie, og det er vedkommende som har opprettet Studio-sesjonen? Da er det helt umulig å trekke tilbake disse dataene.» Så det vi kom frem til er at hvis vi har Bluebeam Studio Prime, betyr det at vi, og særlig vårt IT-team, faktisk har innsyn i hvilke økter som er åpne eller lukket, eller om vi kanskje må flytte lederskapet for disse øktene til noen andre.»

Resultatet: En sammenligning som ikke lar seg fornekte

Hilson Morans fokus på prosjekteffektivitet var en del av bedriftens innsats for å måle resultatene av å inkorporere Revus Studio-sesjoner i prosessen sin. «Det er svært viktig å prøve å få utført noen beregninger, så du kan måle suksessen på nylig introdusert teknologi», understreker Ugarow. «Det er definitivt noe vi gjorde raskt da vi tok i bruk Bluebeam Studio-funksjonen. Vi hadde to prosjekter som var svært like, og kom fra samme kunde. Det første, som ble utført et år tidligere, ble designet ved hjelp av den tradisjonelle typen metodikk, så ingeniørene visste godt hvordan de ville gjøre det. De tegnet og skisserte sine egne systemer, og slo dem deretter sammen. Vi hadde workshops og diskusjoner om hvordan vi skulle koordinere disse. Med det andre prosjektet brukte vi Revus Studio-funksjoner, og vi utførte alt arbeidet i samarbeidsmiljøet. Det vi fant ut var at vi hadde brukt mange flere arbeidstimer på det første prosjektet enn vi gjorde da vi brukte Studio-funksjonen. Vi oppdaget faktisk at hvis man kun ser på produksjonsprosessen, var [bruk av Studio] nesten 60 % mer effektivt – det var en gledelig overraskelse!»

Hva vil fremtiden bringe?

Verdien av Revus Studio-funksjoner og abonnementsbaserte Studio Prime innad i organisasjonen, har åpnet for mer intensiv prosjektstandardisering. Hilson Moran kan nå fokusere på fremskritt, heller enn prosess, slik at deres ansatte får muligheten til å benytte seg av økningen på 60 % i produksjonseffektivitet, slik at de kan fokusere på å gjøre jobben, heller enn hvordan de skal gjøre jobben. Dette gir også bedriften muligheten til å benytte effektiviteten fra Studio-funksjonene i Revu, for arbeid som utføres med underleverandører og prosjektaktører. «Vi kommer til å se virkelig avkastning når vi begynner å samhandle med eksterne partnere, enten det er snakk om arkitekter, strukturelle ingeniører på prosjektet eller til og med kunder. Vi ser enorme fordeler i dette, og jeg tror vi stort sett kommer til å gjøre dette på prosjekter fremover», forklarer Ugarow. Tatt i betraktning at produksjonseffektiviteten har økt med 60 % ved bruk av Revus Bluebeam Studio og Studio Prime på prosjekter, vil kommunikasjon og samarbeid med prosjektpartnere bare bli enklere, og Hilson Moran får en unektelig fordel i den svært konkurransepregede byggebransjen.