Et tiår med digitale RFI-er og materialberegninger: Forcia, Ltd. –spesialentreprenører innen renovering – bruker Bluebeam Revu til å hjelpe med å gjenoppbygge sentrum i London

London har befunnet seg i en travel, urban utvikling i århundrer, og innbyggerne er stolte av å være en del av Storbritannias historiske internasjonale knutepunkt for reisende. Det innebærer at området er underlagt spesielle restriksjoner og byggeforskrifter som tar sikte på å bevare byens skjønnhet og arkitektur.

Selv om det finnes reguleringer, er det fortsatt stor byggeaktivitet – særlig innen renoveringsbransjen. Spesialentreprenøren innen renovering, Forcia Ltd., har lenge betjent byggemarkedet i det sentrale London. Etter at selskapet gikk over til digitale arbeidsprosesser for ti år siden, har det blitt bransjeledende i Storbritannia.

«Vi har prosjekter over hele regionen» sier Terry Crawford, bygg- og anleggssjef i Forcia. Selskapets prosjekter har en spennvidde fra luksuriøse boligrenoveringer til kommersielle og industrielle prosjekter. Den sammensatte prosjektporteføljen og Londons strenge byggeforskrifter, gjør at ingen prosjekter er like. Derfor måtte selskapet standardisere arbeidsprosessene for ti år siden for å kunne arbeide mer effektivt og få mer fornøyde kunder.

Ifølge Mike Ewing, driftsleder i Forcia, var ikke selskapet bare nødt til å revidere RFI- og materialberegningsprosessene sine, det måtte også men også utforme en ny planleggingsstrategi. Etter å ha opplevd det Crawford kaller «et sannhetens øyeblikk», rettet selskapet blikket mot Bluebeam Revu, en prisbelønnet løsning som lar brukerne opprette, redigere, markere og samarbeide direkte i PDF-format, og som er utviklet spesielt for byggebransjen.

Digitale RFI-er er avgjørende for å spare tid

Informasjonsforespørsler (RFI-er) brukes når man skal koordinere materialer og behov på byggeplassen og svare på generelle byggespørsmål. Dessuten gjør de det enklere for de involverte å samarbeide. Selv mindre jobber genererer hundrevis av RFI-er, så det å finne frem til den beste måten å jobbe med dem på, er avgjørende for at prosjektene skal lykkes. Det gjelder ikke minst på komplekse prosjekter som det i Covent Garden der den eksisterende konstruksjonen skal renoveres grundig. Prosjektteamet skal bygge taket på nytt, legge til nye åpninger, skape en ny heissjakt, og til slutt innrede leiligheter med eksklusive detaljer.

«Vi slipper ikke unna RFI-ene», spøker Agim Metsullari, byggeleder på prosjektet. Han forklarer prosessen som kollegaen Michael har designet i Revu. «Du setter merke ved e-post og bestemmer hvilke personer som skal motta RFI-en, velger strukturelle, arkitektoniske eller mekaniske tjenester, skriver teksten til RFI-en, legger ved tegninger;, deretter legger du ved bilder om du trenger det, eller også internettsider.» Denne arbeidsprosessen sørger for at prosjektets teammedlemmer ikke går glipp av informasjon.

Metsullari er også godt fornøyd med at den presise RFI-prosessen i Revu gir en enklere prosess for innhenting av prøver. «For eksempel har vi en mengde materialprøver i dette prosjektet. Vi tar prøver som tilfredsstiller spesifikasjonene i RFI-en fordi de må godkjennes og kvitteres.» Når noen har godkjent informasjonen arkiverer teamet den, vel vitende om at godkjenningen er gitt, og at ingen ekstra kvitteringer er nødvendige.

Det at alt dokumenteres med en gang gir også Forcia en enestående transparens overfor arbeidspartnere og underleverandører. «Hvis noen konfronterer deg med at ‘du sendte meg ikke den e-posten eller den RFI-en’ kan du bare si ‘joda, det har jeg gjort!’» forklarer Metsullari. «Revu tar vare på det; alt lagres i historikken slik at du alltid vet nøyaktig når du sendte noe, og hva du lagret da du navigerte deg gjennom systemet Det er helt genialt.»

Materialberegninger i en digital verden

Gitt mengden av bygningsmasse som allerede eksisterer og som selskapet møter på, trenger teamet nøyaktige estimater og materialberegninger for å tilfredsstille forventningene til prosjektet. «Revu gjør det enklere å foreta materialberegninger slik at vi kan konsentrere oss om de vanskelige sidene ved prosjektet,», sier bygningskostnadsplanleggeren Niall O’Connor.

I tillegg snakker Crawford varmt om andre funksjoner i Revu som gjør det lettere å oppdage uoverensstemmelser på byggeplassen. Det hjelper selskapet med å forenkle hele renoveringsprosessen. En av funksjonene er overleggsfunksjonen for revisjoner, og en annen er muligheten til raskt å legge til øyeblikksbilder på PDF-en. Disse funksjonene forhindrer at teammedlemmenet «oversvømmes av voldsomme informasjonsmengder» og gir dem heller en enkel metode for å se én og én byggedetalj for seg. «Vi synes denne delen av programvaren gir svært god forståelse», legger Crawford til.

En ny måte å planlegge på

Det å sette opp, overholde og loggføre en nøyaktig plan kan være det viktigste arbeidet med informasjon på byggeplassen. Den fungerer som en fremdriftsrapport som viser alle team nøyaktig hvor de må jobbe til enhver tid.

Forcia-teamet bestemte seg for å bruke Revu kreativt for å se om det også kunne hjelpe dem med å overholde planen. «Tidligere var det slik at de som jobbet på byggeplassen ringte inn til noen på kontoret rapportere om fremdriften for hver enkelt deloppgave, og vedkommende på kontoret brukte programvaren til å tegne en linje på byggeplanene», sier Ewing.

Teamet fant ut at de kunne gjøre dette i Revu på byggeplassen i sanntid, noe som forenkler prosjektet i Covent Garden for bygningsstrategen Andreas Redondo. «I løpet av anbudsfasen lagde jeg planen. Det er bare en polylinje, men den sparer meg for timevis av arbeid. De tegner bare en linje, sender den til meg på e-post og jeg vet med en gang hvordan fremdriften er på byggeplassen.»

Revu som prosjektpartner

«Våre kunder merker ikke at det ikke er tilfeldig at vi kan håndtere prosjektene våre så godt som vi gjør – og jeg mener at Revu på mange måter fungerer som en partner i denne prosessen», sier Crawford. Han forklarer at Revu gjør det mulig for Forcia å samle kompleks informasjon og avstemme denne med fremdriften på byggeplassen, og å la håndverkerne på byggeplassen levere prosjektene slik de gjør. «Programvaren har vært veldig nyttig for driften vår.»