Een decennium digitale RFI's en take-offs: Specialist Refurbishment Contractors Forcia, Ltd. Gebruik Bluebeam Revu om het centrum van Londen te helpen opbouwen

Londen is al eeuwenlang een bruisende stad die voortdurend in ontwikkeling is. De inwoners zijn dan ook trots op dit historische internationale knooppunt van het Verenigd Koninkrijk. Daarom is dit gebied gebonden aan bijzondere beperkingen en bouwvoorschriften die beogen de schoonheid en de architectuur van de stad in stand te houden.

Hoewel er regels zijn, wordt er toch veel gebouwd, met name in de renovatiesector. De gespecialiseerde renovatieaannemer Forcia, Ltd. voorziet al lange tijd in de bouwbehoeften van centraal Londen. Na tien jaar geleden de overstap naar digitale workflows te hebben gemaakt, is het bedrijf uitgegroeid tot marktleider in de sector in het Verenigd Koninkrijk.

"We hebben projecten in de hele regio", zegt Terry Crawford, directeur bouw bij Forcia. De projecten van het bedrijf variëren van renovaties van luxe woningen tot commerciële en industriële projecten. Met zo’n gevarieerd projectenbestand en de strikte bouwvoorschriften van Londen is geen enkel project ooit hetzelfde. Hierdoor voelde het bedrijf zich tien jaar geleden genoodzaakt zijn workflows te standaardiseren om de efficiëntie en de klanttevredenheid te verbeteren.

Volgens Mike Ewing, operationeel manager bij Forcia, moest het bedrijf niet alleen workflows voor RFI- en take-off herzien, maar ook een nieuwe programmastrategie bedenken. Nadat Crawford een ‘moment van inzicht’ kreeg, wendde het bedrijf zich tot Bluebeam Revu, een bekroonde oplossing voor het maken, bewerken en markeren van en samenwerken aan PDF-bestanden voor de bouwomgeving.

Digitale RFI’s zijn van cruciaal belang voor tijdsbesparingen

Requests for Information (RFIs) helpen bij het coördineren van locatiebehoeften en materialen, het beantwoorden van algemene vragen rondom de bouw en het bevorderen van de interactie tussen teams. Zelfs kleinschalige opdrachten leiden tot honderden RFI’s. Daarom is het voor het slagen van een project essentieel om de beste manier te vinden om hiermee om te gaan. Vooral bij een complex project zoals dat van het team in Covent Garden, waarbij een ingrijpende renovatie van de bestaande structuur wordt uitgevoerd. Het projectteam verbouwt het dak, voegt nieuwe openingen toe, maakt een nieuwe liftschacht, en zorgt uiteindelijk voor een hoogwaardige afwerking van de appartementen.

"Je kunt niet ontsnappen aan RFI’s", grapt Agim Metsullari, site manager voor het project. Hij beschrijft hun proces, dat zijn collega Michael in Revu heeft ontworpen. “Je geeft per e-mail aan wie de RFI moet ontvangen, selecteert structurele, architecturale of mechanische diensten, typt de tekst van de RFI, en voegt er tekeningen en eventueel foto’s of internetpagina’s aan toe." Deze workflow zorgt ervoor dat teamleden geen informatie over het hoofd kunnen zien.

Metsullari spreekt zich ook uit over de manier waarop het nauwkeurige RFI-proces in Revu een eenvoudigere workflow voor monsteracquisitie mogelijk maakt. "Voor dit project hebben we bijvoorbeeld veel materiaalmonsters, dus halen we die uit de specificaties die in de RFI komen, want die moeten worden goedgekeurd en afgetekend." Als iemand de informatie verifieert, wordt dit door het team gedocumenteerd zonder dat er extra goedkeuringen nodig zijn.

Doordat alles onmiddellijk wordt gedocumenteerd, kan Forcia ook een ongeëvenaarde transparantie bieden tegenover projectpartners en onderaannemers. "Als iemand naar je toekomt en zegt: ‘Je hebt me die e-mail of RFI niet gestuurd’, dan kun je zeggen: ‘Ja, dat heb ik wel gedaan!’", legt Metsullari uit. "Revu bewaart alles. Het maakt allemaal deel uit van de geschiedenis, zodat je precies weet wanneer je iets hebt verzonden en wat je hebt opgeslagen wanneer je door het systeem navigeert. Het is briljant."

Take-offs in een digitale wereld

Gezien de hoeveelheid al bestaande structuren waarmee het bedrijf te maken krijgt, zijn ze afhankelijk van nauwkeurige taxaties en take-offs om aan de projectverwachtingen te voldoen. "Revu maakt het gemakkelijk om take-offs te doen, zodat je je kunt concentreren op de moeilijkere aspecten van het project," zegt Niall O’Connor, bouwtaxateur.

Daarnaast is Crawford enthousiast over andere functies in Revu die helpen inconsistenties op de bouwplaats te markeren om het renovatieproces te versimpelen. Zo kunnen revisies over elkaar worden gelegd en kunnen er snel momentopnames aan PDF’s worden toegevoegd. Deze functies voorkomen dat het team wordt overweldigd door een enorme hoeveelheid informatie, zodat ze gemakkelijk afzonderlijke details over de bouwplaats kunnen bekijken. "We hebben ontdekt dat dit deel van de software heel geschikt is om dingen uit te zoeken," voegt Crawford toe.

Het programma heruitgevonden

Het opzetten, bijhouden en loggen van een nauwkeurig programma is van cruciaal belang als informatiebron voor de bouwplaats. Het dient als voortgangsrapport, dat alle teams precies laat zien waar ze op een bepaald moment aan moeten werken.

Het team van Forcia besloot creatief aan de slag te gaan met Revu om te kijken of het ook kon helpen bij het bijhouden van het programma. "Voorheen moesten de mensen op de bouwplaats met iemand op kantoor bellen om de voortgang per taak bij te houden, waarna de mensen op kantoor de software gebruikten om een lijn te tekenen in onze bouwprogramma’s," zegt Ewing.

Ons team ontdekte dat ze dit in Revu in realtime ter plekke konden doen, wat het Covent Garden-project veel gemakkelijker maakte voor bouwstrateeg Andreas Redondo. "Tijdens de aanbestedingsfase heb ik het programma gemaakt. Dat is niet meer dan een polylijn, maar mij scheelt het uren tijd. Iemand tekent gewoon een lijn, stuurt die naar mij per e-mail en ik weet meteen wat de voortgang is."

Revu als projectpartner

"Onze klanten realiseren zich niet dat het geen toeval is dat we onze projecten zo goed kunnen uitvoeren als we doen—en ik ben van mening dat Revu echt een partner is in dat proces," aldus Crawford. Hij legt uit dat Forcia met Revu complexe informatie kan verzamelen en afstemmen op de voortgang op de bouwplaats, zodat de vakmensen daar de projecten kunnen opleveren op hun manier. "De software is van grote waarde geweest voor ons bedrijf."