Mechwest verbetert de nauwkeurigheid van dagelijkse documentworkflows met Revu

Een grote hoeveelheid documenten

Toen Matt Mason, operationeel manager bij Mechwest, rond 2013 bij het bedrijf begon, was hij een van de slechts zes werknemers. Dankzij uitzonderlijke groei heeft het bedrijf een nieuw kantoor in Brisbane aan de oostkust van Australië en een internationale vestiging in de Filipijnse hoofdstad Manila kunnen openen en is het personeelsbestand van Mechwest inmiddels uitgegroeid tot meer dan 150 werknemers.

Mechwest is enigszins uniek in de branche voor gedetailleerde werkplaatstekeningen, omdat het een van de weinige bedrijven is die zijn klanten een adviesgerichte aanpak aanbiedt via Integrated Project Delivery (IPD).

"Wij maken detailtekeningen voor productiewerkplaatsen," zegt Mason. "Ingenieurs en ontwerpers zeggen bijvoorbeeld: ‘Deze constructie moet zo groot zijn en ik bepaal de grootte van de balken en kolommen.’ Wat wij doen als tekenaars is alles in 3D precies weergeven zoals het in het echt zal zijn: van bouten tot gaten en zelfs de allerkleinste objecten. Daarna maken we nauwkeurige fabricagegegevens en rapporten om producenten te laten zien hoe ze elk afzonderlijk artikel kunnen produceren en op locatie kunnen plaatsen."Daarom is het niet ongebruikelijk dat de werknemers van Mechwest tot wel 20.000 documenten per dag verwerken. Anders dan bij een gangbaar controleproces wordt elk document maar heel kort bekeken. Werknemers besteden soms maar een paar seconden aan een document voordat ze weer verder gaan.

Mason: "Het gaat om een behoorlijk groot volume. Daarom hadden we er moeite mee om een systeem te vinden dat geschikt was voor een dergelijk aantal tekeningen."

Groei opschalen

Naarmate Mechwest verder groeide, werd het steeds moeilijker voor het bedrijf om de enorme hoeveelheid tekeningen aan te kunnen.

Tegen 2016 was het aantal werknemers uitgegroeid tot 15. Dat is ook het moment waarop Zane Isaacs, productiemanager bij Mechwest, bij het bedrijf kwam. De daaropvolgende vier jaar werden gekenmerkt door explosieve groei. Dankzij de verandering van eigenaar en een sterke organische groei kon Mechwest uitbreiden naar meer dan 150 medewerkers.

De groei van Mechwest werd ook voor een groot deel mogelijk gemaakt door de overstap op Integrated Project Delivery (IPD). Hierbij wordt uiterst efficiënt samengewerkt en worden alle deelnemers betrokken bij alle fasen van ontwerp, fabricage en constructie.

Toch kwam de groei van het bedrijf rond 2017/2018 tot stilstand, mede door de afhankelijkheid van papier.

"Zelfs de planken begonnen het te begeven onder het gewicht van het papier," aldus Isaacs. "We realiseerden ons dat we een beter controlemechanisme nodig hadden, omdat we de enorme bergen papier niet meer goed konden bijhouden."

Voordat hij bij Mechwest kwam, had Isaacs zijn eigen bedrijf, dat gedetailleerde tekeningen voor staalconstructies maakte. Hier maakte hij al ongeveer twee jaar gebruik van Revu. Isaacs vertelde over zijn ervaring met Revu, waar Mason ook al mee bekend was. De twee besloten de proef op de som te nemen.

"We hebben een aantal oplossingen uitgeprobeerd, maar Bluebeam was de meest logische," zegt Mason. "Het is specifiek ontworpen voor de technische sector en heeft de meeste markeringstools, wat het beste bij ons bedrijf aansluit."

Revu implementeren

Om de software te testen, zou Mechwest eerst proberen zijn papieren proces te repliceren met een digitale tool zoals Revu en vervolgens kijken hoe de software omgaat met het toevoegen van bestanden en synchroniseren met verschillende kantoren.

"Wat we eigenlijk wilden doen, was ontdekken of we ons systeem konden reproduceren in een digitale ruimte," zegt Mason.

Het antwoord was: ja.

We maakten één model en gebruikten de software om het te verfijnen," zegt Mason. "Het is heel gebruiksvriendelijk. De interface vonden we intuïtief. Het kostte onze collega’s niet zo lang om over te stappen op het nieuwe systeem. Onze controleurs zijn zeer ervaren mensen die niet per se veel hebben met technologie. Sommigen wisten niet of het wel goed zou gaan en waren er sceptisch over. Maar toen ze er eenmaal mee aan de slag gingen, bleken ze er geen problemen mee te hebben."

Na de testfase verliep ook de uitrol van Revu in de rest van het bedrijf snel.

"We hoefden ze alleen maar te laten zien hoe je de tools gebruikt, zo intuïtief is Bluebeam,’" zegt Mason. "Je pakt gewoon een stuk gereedschap, zoals een pen of een markeerstift, je schrijft of tekent iets, je voert het door en je gaat weer verder. We vonden het heel gemakkelijk om aan te wennen."

Volgens Mason waren voor de workflows van Mechwest voornamelijk de markeringstools en werksets in Revu nodig. "We kunnen laspunten en andere knooppunten gewoon naar de tekening verslepen," zegt Mason. "Die synchroniseren we dan met iedereen."

Mechwest gebruikt ook de vergelijkingstool om ervoor te zorgen dat verschillende versies van documenten kloppen. Volgens Mason is het bedrijf nog aan het onderzoeken hoe de andere tools in Revu gebruikt kunnen worden.

Het kostte Amado Fulleros, senior bouwkundig controleur en een van de meer ervaren medewerkers bij Mechwest, ongeveer twee weken om Revu te leren gebruiken. "In het begin was het een beetje moeilijk, maar het werd steeds gemakkelijker."

Voor Stefan Giacomazzi, documentbeheerder en junior tekenaar bij het bedrijf, is dit zijn eerste baan in de branche. Hij heeft het papieren proces van Mechwest nooit gekend en vond het daarom geen probleem om te leren werken met Revu. "Voor mij is dit gewoon de manier waarop we hier werken," zegt hij.

Verbeterde leesbaarheid en nauwkeurigheid

Een van de belangrijkste voordelen van Revu voor Mechwest is dat digitale documenten altijd goed leesbaar zijn.

Nauwkeurigheid staat voorop bij detailtekeningen. Niet nauwkeurigheid in de gebruikelijke zin, maar echt ultrahoge precisie.

"Onze tekeningen moeten tot op de millimeter perfect zijn," zegt Isaacs. "Ik denk dat Bluebeam daarbij helpt, want we openen en sluiten tekeningen zo snel dat we die informatie op een snelle maar simpele manier moeten vertalen."

Bij het oude papieren proces moesten handmatige tekeningen, highlights en andere markeringen ook tot op de millimeter perfect zijn. Zelfs zó nauwkeurig dat Fulleros en de andere controleurs vaak een vergrootglas gebruikten om ervoor te zorgen dat ook de kleinste details in documenten nauwkeurig waren. "In Bluebeam kun je inzoomen om alle details perfect te zien," zegt Fulleros.

Precisie tot op de millimeter is niet optioneel voor Mechwest. Het is de enige optie.

"We hebben maar één kans om de tekeningen goed te krijgen," zegt Isaacs. "Als we iets fout doen, dan heeft dat een enorme gevolgen voor de bouw- en productiekant. Onze kosten zijn misschien 1% van de totale bouwkosten, dus we hebben het over honderdduizenden dollars en talloze mensuren als er iets misgaat."

Vóór Revu was het bijzonder tijdrovend om fouten te corrigeren nadat de documenten waren afgegeven aan de bouwplaats. Papieren kopieën moesten fysiek vervoerd worden naar bouwplaatsen, soms duizenden kilometers van de kantoren van Mechwest vandaan.

"Niet alleen moesten we helemaal naar de bouwplaats rijden, maar alleen al het bij elkaar zoeken van de papieren om naar de producent te sturen, kostte veel tijd," zegt Isaacs. "Het kon een hele dag duren om de papieren bij de producent af te leveren, waarna die het pakket moest doorzoeken, de relevante documenten doorgeven aan de werkplaats om gemaakt te worden, die in een vrachtwagen laden en naar de bestemming vervoeren. Deze werkwijze was zeker een kostenpost."

"We hebben vaak meegemaakt dat we moesten verduidelijken wat de controleur eigenlijk bedoelde, anders zouden markeringen verkeerd geïnterpreteerd kunnen worden," voegt Mason toe. Ik merk dat documenten echt consistenter en leesbaarder zijn met Revu."

En wanneer het nodig is om de geschiedenis van een document in te zien om te achterhalen wie wat heeft gemarkeerd, dan is Revu’s lijst met markeringen enorm waardevol. "Als er een detail afwijkt of als er meerdere controleurs aan een document hebben gewerkt, kun je in geval van fouten zien wie welke opmerking heeft toegevoegd," zegt Mason. "Het is ook gemakkelijker te traceren."

Opgeruimd kantoor, opgeruimde geest

Ten slotte is de zichtbaarste verandering voor Mechwest dankzij Revu de fysieke uitstraling van zijn kantoren.

Weg met de grote tekentafels met stapels papier. Die zijn vervangen door kleinere, opgeruimde bureaus met meerdere monitors.

Tegen het einde van de eerste maand na de introductie van Revu was het meeste papier op kantoor verplaatst naar de opslagruimte, die al snel overvol raakte. "We konden de ruimte die we hadden beter benutten," zegt Isaacs.

Opgeruimde bureaus geven de werknemers van Mechwest niet alleen meer werkruimte, maar de hernieuwde orde is ook goed voor de productiviteit.

"Het kantoor voelt opener aan, beter georganiseerd," zegt Isaacs. "Ik denk dat je geconcentreerder kunt werken in een ruimte die niet in stapels papier verdrinkt."