Mechwest adopte Revu et améliore la précision de ses workflows de documents quotidiens

Une charge de documents volumineuse

Lorsque Matt Mason, directeur de l’exploitation chez Mechwest, s’est lancé dans l’aventure en 2013, l’entreprise n’employait alors que six personnes. Aujourd’hui, grâce à une croissance exceptionnelle, l’entreprise a pu ouvrir un bureau à Brisbane, sur la côte est, mais aussi en dehors des frontières australiennes, avec l’ouverture d’un bureau à Manille, capitale des Philippines. Forte de cette expansion, l’entreprise compte désormais plus de 150 employés.

Dans le secteur de l’aménagement industriel, Mechwest fait figure d’exemple, car elle fait partie des rares entreprises à offrir à leurs clients une approche consultative, qui repose sur une méthodologie de livraison de projet intégrée (« Integrated Project Delivery, ou IPD).

« Lorsque l’on parle d’aménagement industriel, on fait référence au processus de modélisation d’un atelier, explique Matt Mason. Dans ces entreprises, vous pourrez trouver des ingénieurs et dessinateurs en charge de la modélisation. Ils estimeront la superficie nécessaire de la structure de votre atelier et concevront la taille des poutres et des colonnes. Notre travail consiste à modéliser tous ces éléments en 3D, tels qu’ils existeront sur le site. Boulons, trous, supports et éléments… nous modélisons le futur atelier dans les moindres détails, puis nous générons des rapports et données de fabrication précis, une sorte de feuille de route sur laquelle les fabricants se reposeront pour produire chaque élément. Pour finir, nous bâtissons votre atelier. »

Face à un tel processus, il n’est pas rare que les équipes de Mechwest traitent quotidiennement quelque 20 000 documents. Et ce n’est pas tout : par rapport au temps généralement alloué à la vérification et l’annotation d’un document, le temps passé sur un seul document est incroyablement court. Matt Mason explique d’ailleurs qu’il n’est pas surprenant de voir certains de ses collègues s’attarder sur un document pendant seulement quelques secondes, avant de passer au suivant.

Comme il l’explique : « Nous devons traiter un volume incroyable de dessins. Il était donc indispensable de trouver des systèmes qui nous permettraient de traiter cet important volume. »

Intensification de la croissance

À mesure que l’entreprise se développait, Mechwest avait de plus en plus de difficultés à gérer un tel volume de dessins.

En 2013, elle employait six personnes et, lorsque Zane Isaacs l’a rejointe en tant que responsable de la production en 2016, elle en comptait 15. Ces quatre dernières années, l’entreprise a connu une croissance fulgurante. Un changement de propriétaire et une forte croissance interne plus tard, Mechwest emploie aujourd’hui plus de 150 personnes.

La croissance de Mechwest est aussi en grande partie le résultat de l’adoption d’une nouvelle méthode de travail, celle de l’IPD (livraison de projet intégrée). Cette méthode repose sur un fonctionnement majoritairement collaboratif en améliorant l’efficacité et l’implication de tous les participants tout au long des phases de conception, de fabrication et de construction.

Toutefois, ce n’est qu’aux alentours de 2017 et 2018 que la croissance de l’entreprise, associée au recours à des workflows papier, a atteint ses limites.

« Même les étagères commençaient à céder sous le poids des documents papier, explique Zane Isaacs. C’est pourquoi, alors que nous commencions à nous développer, la nécessité d’améliorer nos mécanismes de vérification s’est faite de plus en plus pressante. Nous croulions sous une montagne de documents papier, qu’il nous était impossible de suivre de manière optimale. »

Avant de rejoindre Mechwest, Zane Isaacs dirigeait sa propre entreprise de modélisation de structures métalliques, et utilisait depuis deux ans déjà le logiciel Revu. Après avoir fait part de son expérience à Matt Mason, qui connaissait lui aussi Revu, les deux responsables ont décidé de faire confiance à Bluebeam.

« Bluebeam s’est vraiment démarqué des autres solutions que nous avons essayées : elle a été spécialement conçue pour le secteur de l’ingénierie et nous offre de nombreux outils d’annotation adaptés à nos activités. »

Mise en œuvre de Revu

Pour tester le logiciel, Mechwest a d’abord tenté de reproduire son processus d’impression à l’aide d’un outil numérique similaire à Revu, avant d’observer le comportement du logiciel lors de l’ajout de fichiers et de la synchronisation entre différents bureaux.

« Il nous fallait principalement déterminer s’il serait possible de copier et de reproduire notre système dans un environnement numérique », explique Matt Mason.

La réponse est oui.

« Nous concevons un modèle, le testons et le perfectionnons, explique-t-il. Le processus est convivial, l’interface intuitive. Il n’aura fallu que très peu de temps à nos équipes pour qu’elles adoptent ce nouveau système. En règle générale, bon nombre de nos ingénieurs de contrôle sont des personnes extrêmement expérimentées qui ne s’intéressent pas nécessairement au monde de la technologie. De fait, certains d’entre eux ont émis des réserves quant aux résultats d’une telle transition. Il leur a suffi d’essayer ce système pour vraiment l’apprécier. »

La phase de test terminée, la mise en œuvre de Revu au sein de l’entreprise s’est révélée tout aussi rapide.

« Les outils Bluebeam sont tellement intuitifs qu’il nous aura suffi de les présenter à nos employés, affirme Matt Mason. Au fond, vous travaillez avec ces outils comme vous le feriez avec un crayon ou un surligneur pour écrire ou dessiner, puis vous validez et vous poursuivez votre travail. Ces outils se sont révélés extrêmement simples à adopter. »

Selon Matt Mason, les workflows de Mechwest impliquent notamment d’utiliser les outils d’annotation et les trousses à outils de Revu : « Nous pouvons intégrer à nos dessins des soudures et joints de fermeture spécifiques par simple glisser-déposer. Ensuite, nous les synchronisons avec toutes les équipes. »

Mechwest utilise également l’outil de comparaison du logiciel pour garantir l’exactitude des informations entre plusieurs versions d’un même document et, selon Matt Mason, l’entreprise continue de s’intéresser à la façon dont elle peut mettre à profit d’autres outils disponibles dans Revu.

Amado Fulleros, ingénieur principal en charge du contrôle des structures (et l’un des employés de Mechwest les plus expérimentés), affirme qu’il lui aura fallu près de deux semaines avant de pleinement maîtriser l’utilisation de Revu : « Les débuts ont été quelque peu difficiles, mais plus on se familiarise avec la solution, plus il devient simple de l’utiliser. »

Nouveau dans le secteur, Stefan Giacomazzi, contrôleur documentaire et dessinateur industriel junior chez Mechwest, n’a jamais connu le processus papier de l’entreprise et affirme que l’apprentissage de Revu n’a jamais été un problème : « Pour moi, c’était la seule et unique méthode de travail de l’entreprise. »

Nette amélioration de la lisibilité et de la précision

Suite à l’adoption de Revu, Mechwest a notamment constaté une amélioration de la lisibilité de l’ensemble des documents, conséquence naturelle du passage au numérique.

Dans le secteur de l’aménagement industriel, la précision est indispensable ; pas seulement au sens strict du terme, mais aussi et surtout dans le sens le plus détaillé possible.

« Nos dessins doivent être parfaits, au millimètre près, explique Zane Isaacs. Nous devons étudier un dessin et passer au suivant si rapidement qu’il nous faut traduire ces informations de la manière la plus efficace et simple possible. Grâce à Bluebeam, ce n’est plus une mission impossible. »

L’ancienne procédure papier supposait d’écrire à la main, de surligner des éléments et d’ajouter des annotations en faisant preuve d’une extrême minutie. La précision nécessaire était telle qu’Amado Fulleros et d’autres ingénieurs de contrôle devaient souvent se servir d’une loupe pour vérifier l’exactitude des plus petits détails. Cette procédure appartient désormais au passé : « Bluebeam nous permet de zoomer et d’obtenir une visibilité parfaite », explique Amado Fulleros.

Pour Mechwest, une telle précision millimétrique n’est pas une option. C’est une obligation.

« Nous devons réussir nos dessins du premier coup, confie Zane Isaacs. La moindre erreur peut avoir des conséquences désastreuses lors des phases de construction et de fabrication. Notre coût représente peut-être 1 % du coût total de construction, nous parlons donc de centaines de milliers de dollars et d’heures de travail si un problème venait à se produire. »

Avant Revu, l’identification d’erreurs après l’envoi de documents sur un chantier pouvait être particulièrement chronophage, puisque les employés de Mechwest devaient amener eux-mêmes les copies papier sur place. Le problème ? Certains sites pouvaient se trouver à des milliers de kilomètres des bureaux de l’entreprise.

« Nous devions nous rendre sur les chantiers, mais le simple fait de regrouper les copies papier nous demandait énormément de temps, explique Zane Isaacs. Transmettre aux fabricants les documents nécessaires prenait parfois jusqu’à une journée complète. Les fabricants devaient ensuite trier la documentation afin de ne sélectionner que celle relative au projet de construction, préparer l’envoi des matériaux et les faire transporter jusqu’au site en question. Cette façon de fonctionner induisait inévitablement des coûts importants. »

« Il nous a fallu à de nombreuses reprises préciser la signification des annotations réalisées par les ingénieurs, au risque que ces derniers soient mal interprétés et que le résultat final soit différent de celui souhaité, ajoute Matt Mason. Revu nous a permis d’obtenir des documents bien plus cohérents et lisibles. »

Par ailleurs, lorsqu’un employé doit vérifier l’historique d’un document afin de retrouver l’auteur d’une annotation, il lui suffit d’utiliser la fonctionnalité Liste des marquages. Comme l’explique Matt Mason : « Lorsqu’une erreur figure dans un document sur lequel plusieurs équipes ont travaillé, et que différents détails ont été ajoutés, nous pouvons savoir qui est à l’origine d’un commentaire en particulier. Nous pouvons ainsi remonter facilement à la source du problème. »

Métamorphose et productivité

S’il est encore un atout que Revu a apporté à Mechwest, c’est bien la métamorphose physique des bureaux de l’entreprise.

En effet, les grandes tables à dessin noyées sous des tonnes de papier ont laissé place à des bureaux plus ergonomiques, sur lesquels ont été installés plusieurs écrans d’ordinateur.

À la fin du premier mois d’utilisation de Revu, la grande majorité des documents papier de l’entreprise ont été rangés et stockés sur des étagères, rapidement remplies. « Nous avons pu repenser notre espace de travail et améliorer l’utilisation que nous en faisions », révèle Zane Isaacs.

Le nouvel agencement des bureaux offre aux employés un espace de travail dégagé et plus vaste, renforçant la productivité des équipes.

« On a l’impression de travailler dans des bureaux plus ouverts. Notre environnement de travail est plus organisé, se félicite Zane Isaacs. Lorsque vous entrez dans un tel espace, je pense qu’il est bien plus facile de vous concentrer sur votre travail, au lieu de vous sentir noyé dans la paperasse. »