Plumco adopte des procédures dématérialisées grâce à Revu

Une imprimante traceur à jet d’encre qui n’est même plus connectée traîne dans un coin du bureau de 20 mètres carrés de Plumco, situé près de l’Escaut, en Belgique. Le bureau s’étendait auparavant sur 150 mètres carrés, mais grâce à Bluebeam Revu, les postes de travail et les bases de données de Plumco suivent désormais les déplacements des employés. Alors que la vieille imprimante traceur prend maintenant la poussière, les schémas et plans numériques sont partagés sur les ordinateurs et les tablettes, et sont stockés dans le cloud.

Jean-Pierre Geerts est le propriétaire de Plumco, entreprise belge de systèmes CVC et écoénergétiques située en Flandre-Orientale. Plumco propose des systèmes écoénergétiques pour des installations sanitaires et de chauffage, des solutions d’énergie solaire, de pompes à chaleur et de CVC. En 2007, comme la plupart des PME du secteur CVC et autres domaines similaires, Plumco reposait sur des processus papier. Quand il s’agissait de gros projets, les plans et autres documents étaient littéralement trop lourds à apporter aux réunions, lesquelles exigeaient de se déplacer chez les clients ou sur le terrain, de se garer, de vérifier les documents et de les signer en personne. Il arrivait que plusieurs plans ou options soient nécessaires, ce qui impliquait inévitablement l’achat et le stockage de papier et d’encre. S’ajoutaient des dépenses liées à l’entretien des imprimantes, mais aussi le temps consacré à trier et rechercher les documents et contrats appropriés. Dans le cas où les clients ou prospects demandaient des modifications, il fallait redessiner les plans et demander une approbation via le même processus fastidieux. Jean-Pierre Geerts a réalisé que des entreprises plus grandes qui exerçaient dans les secteurs du bâtiment et du génie civil augmentaient leur chiffre d’affaires grâce à la numérisation. Il a saisi l’occasion de gagner du temps et de l’espace, et de réduire les coûts d’impression en intégrant davantage de technologies à ses processus.

Jean-Pierre Geerts recherchait une solution unique pour répondre à plusieurs problèmes. Il voulait économiser de l’argent, travailler plus vite et plus efficacement, tout en collaborant davantage avec ses clients. De plus, soucieux de l’écologie, il souhaitait réduire son impact environnemental. « J’ai donc commencé à rechercher des PDF adaptés au secteur du bâtiment, où je pourrais ajouter des données ou du contenu, c’est-à-dire des PDF intelligents qui me permettraient de faire des calculs et de communiquer. Et j’ai trouvé Bluebeam. J’ai tout de suite compris les avantages qu’offrait ce logiciel à de grands sites de construction, mais Bluebeam s’avère également très intéressant pour les petites entreprises comme la nôtre. Nous sommes maintenant en mesure de rivaliser avec des entreprises plus grandes. »

De plus, Revu était une solution abordable pour une PME comme Plumco. « Lorsque j’ai acheté [Revu] pour la première fois, il était essentiel que la solution reste abordable même avec plusieurs licences, d’autant plus que l’entreprise est petite, explique Jean-Pierre Geerts. Nous ne pouvons pas dépenser des milliers d’euros par an dans des programmes de CAO. » Étant donné que le marché belge est composé à 93 % de petites entreprises de 1 à 5 employés ainsi que de sociétés spécialisées et d’indépendants, les qualités collaboratives des sessions Studio constituent un avantage déterminant pour Jean-Pierre Geerts qui peut ainsi partager simplement et rapidement des informations et des plans avec d’autres entreprises et clients, partout.

Suivi de l’avancée des projets

Jean-Pierre Geerts a intégré Revu et les sessions de Studio à chaque étape du processus de conception et de création de Plumco, mais aussi dans ses collaborations avec d’autres entrepreneurs et dans ses communications avec les propriétaires et les sous-traitants. Plumco était l’une des premières entreprises belges à utiliser Revu dans des installations CVC et écoénergétiques, ce qui lui a permis de tirer son épingle du jeu. Plumco n’utilise aujourd’hui de papier que pour ses factures, car tous ses dessins et plans sont mis au point dans Revu. L’entreprise a réduit de 92 % son utilisation de papier, économisant ainsi des milliers d’euros par an. De plus, l’espace occupé par les bureaux Plumco étant passé de 150 à 20 mètres carrés, la société a pu réduire ses dépenses en termes de loyer et d’entretien. Depuis son ordinateur portable, Jean-Pierre Geerts peut travailler partout et proposer une expérience client nettement meilleure : « Je n’ai ni photocopieurs, ni archives. Tout est dans le cloud. Avec Bluebeam, nous pouvons numériser l’intégralité du processus. »

Pour Jean-Pierre Geerts, Revu est l’outil idéal pour « créer des PDF intelligents et permettre une meilleure collaboration à partir d’un seul document ». Il se sert des trousses à outils personnalisées présentes dans Revu pour normaliser les icônes des plans hydrauliques, sanitaires, de tuyauterie et de ventilation, ainsi que des colonnes personnalisées pour les mesures et les calculs. Il utilise également des modèles personnalisés, qui comportent toutes les informations nécessaires à la gestion de son entreprise. Jean-Pierre Geerts a accès à toutes les informations importantes qu’il doit prendre en compte au moment d’émettre un devis pour des clients, comme le coût salarial interne, le temps passé par unité, les bénéfices potentiels et les risques encourus. En ayant accès à des données en temps réel sur son entreprise, il peut émettre rapidement des devis précis pour ses clients. Il connaît le montant de ses marges bénéficiaires dès le début d’un projet, et peut ainsi mieux prévoir le rendement et le flux de trésorerie de Plumco. Grâce à ces outils, il économise 80 % du temps et de l’argent qu’il consacrait à l’élaboration de devis, tout en bénéficiant de résultats plus précis. « Avec Revu, mon entreprise est plus rapide et agile. Mes frais généraux sont réduits, je peux travailler plus efficacement et j’ai une meilleure visibilité sur mes finances. Ce logiciel permet de simplifier des aspects complexes », affirme Jean-Pierre Geerts.

Amélioration des relations client

En troquant ses imprimantes et son encre pour Bluebeam, Plumco a gagné du temps et de l’argent tout en améliorant ses relations avec ses clients, dont certains ont même adopté Revu pour leurs propres entreprises après avoir vu la plateforme à l’œuvre.

Jean-Pierre Geerts peut dès le début envoyer une proposition complète de travail créée dans Revu, intégrant au passage des photos de l’espace ou de l’équipement actuel et superposant de nouveaux designs et équipements, pour donner aux clients et autres collaborateurs une idée du travail fini. Il propose également un aperçu complet de tous les équipements que l’entreprise va utiliser ainsi que les prix détaillés. Il ajoute même des hyperliens vers des données spécifiques relatives à l’équipement de l’entreprise. Les clients bénéficient ainsi d’un processus de création de devis extrêmement transparent.

Quand le projet débute, Revu permet à Jean-Pierre Geerts de maintenir cette transparence à mesure que s’achèvent les missions et les tâches. À l’aide des formulaires personnalisés que Jean-Pierre Geerts a créés dans Revu, les techniciens sur le terrain peuvent actualiser les listes de tâches, tandis que les clients et les collaborateurs peuvent voir et valider les avancées du projet. Ces formulaires sont stockés dans le cloud, ce qui est pratique. En cas de problème ou de question, les parties prenantes peuvent utiliser les sessions de Studio Bluebeam pour travailler ensemble sur les documents PDF et apporter toute modification nécessaire lors d’une réunion virtuelle, plutôt que de devoir se déplacer et assister à une réunion en personne. Les collaborateurs, tout comme le personnel de Plumco, peuvent accéder rapidement au suivi et au calendrier du projet.

Revu offre également de nombreux autres avantages aux ingénieurs et techniciens. Arthur, technicien CVC chez Plumco, trouve que l’utilisation de Revu sur sa tablette facilite la consultation de manuels numériques ainsi que la création de certificats. Le service après-vente est ainsi plus simple et le matériel de suivi tout comme les données pertinentes sont stockés dans une base de données interrogeable.

C’est en collaborant avec Plumco que Robert, propriétaire de Dent & Car Repair, atelier de carrosserie automobile situé à Sint-Gillis-Waas, en Belgique, a découvert Revu. L’entreprise de Robert est spécialisée dans les techniques de SMART Repair et la réparation écologique. L’entreprise s’est lancée dans un nouveau projet mené sur un total de 12 000 mètres carrés et pour lequel les temps de réponse devaient être très rapides et transparents pour que tout soit bien géré. « Revu était le seul programme capable de nous aider à tout transmettre aux autres parties prenantes… Nous avons découvert Revu grâce à Plumco et nous continuons à l’utiliser depuis », explique Robert.

Jean-Pierre Geerts connaît Revu depuis 12 ans maintenant. La solution lui a permis de rendre Plumco plus rapide, réactive, rentable et compétitive, mais aussi plus écologique. De plus, lors de ses échanges avec ses clients, Jean-Pierre Geerts a démontré l’efficacité de Revu, attestant ainsi qu’il existe des solutions numériques à la fois rentables et efficaces, qui répondent aux problèmes auxquels toutes les PME font face. Aujourd’hui, l’activité de Plumco est plus rapide et moins coûteuse, et Jean-Pierre Geerts a la garantie que les opérations de son entreprise sont aussi respectueuses de l’environnement que lui.

* Plumco est une société belge qui achète des produits Bluebeam via Bluefields, revendeur Bluebeam « Platinum ».