Plumco elimina el papel gracias a Revu

En un rincón de la oficina de 20 metros cuadrados de Plumco, cerca del río Escalda, hay una impresora plóter de tinta que ya ni siquiera está conectada. La oficina antes era de 150 metros cuadrados, pero, gracias a Bluebeam Revu, las oficinas y la base de datos de Plumco están ahora en todas partes y en cualquier lugar al que necesiten ir. La antigua impresora plóter acumula polvo, mientras que los planos digitales se comparten entre ordenadores y tabletas y se almacenan en la nube.

Jean-Pierre Geerts es el propietario de Plumco, una empresa de climatización y eficiencia energética en Flandes Oriental, Bélgica. Plumco ofrece sistemas de instalación energéticamente eficientes para instalaciones de calefacción sanitaria, energía solar, bombas de calor y soluciones de climatización. En 2007, Plumco, como la mayoría de las pymes de climatización y operaciones similares, era una empresa que usaba papel y bolígrafo. Los planos y el papeleo para proyectos grandes eran literalmente demasiado pesados para llevarlos a las reuniones y cualquier reunión requería viajar a los lugares de trabajo u oficinas, estacionar y revisar páginas u obtener firmas en persona. A veces, eran necesarios varios planos u opciones y, por supuesto, todo este papel y tinta tenían que comprarse y almacenarse. Había costes adicionales de mantenimiento de las impresoras y de simplemente dedicar el tiempo a organizar y buscar el material, las páginas o los contratos correctos. Si los clientes o posibles clientes solicitaban cambios, eso significaba volver a dibujar los planos y obtener la aprobación a través del mismo proceso engorroso. Geerts vio que las empresas más grandes en campos similares de la construcción y la ingeniería estaban mejorando sus resultados al digitalizarse y supo ver la oportunidad de ahorrar tiempo, espacio y costes de impresión al incorporar más tecnología en su proceso.

Geerts necesitaba una única solución para una serie de problemas. Quería ahorrar dinero, trabajar más rápido y de manera más eficiente, y aumentar la colaboración con los clientes. Además, como profesional con mentalidad ecológica, Geerts quería reducir su impacto ambiental. Por lo tanto, comenzó a «buscar archivos PDF que se adaptaran a mi sector, que se adaptaran a la construcción, que me permitieran añadir datos o contenido para hacer que dichos archivos PDF fueran inteligentes, que me permitieran hacer cálculos y compartir la comunicación. Y, entonces, di con Bluebeam». Inmediatamente, Geerts asegura que «fue capaz de ver las ventajas de utilizar el software en grandes obras de construcción; sin embargo, Bluebeam también es muy valioso para empresas más pequeñas como la nuestra». Puedo competir con garantías con empresas más grandes que la nuestra».

Y, lo que es más importante, Revu también era asequible para una pyme como Plumco. «Cuando compré [Revu] por primera vez, era muy importante para mí que siguiera siendo asequible incluso con varias licencias, sobre todo siendo una empresa pequeña», afirma Geerts. «No tenemos presupuestos anuales de miles de euros para gastar en programas de CAD». Teniendo en cuenta que el mercado belga está formado en un 93 % por pequeñas empresas de 1 a 5 empleados, así como por empresas especializadas y autónomos, las cualidades colaborativas de las Sesiones de Studio son una ventaja significativa para Geerts, que puede compartir información y planos de forma rápida y sencilla con otras empresas y clientes desde cualquier lugar.

Seguimiento del progreso

Ahora, Geerts ha incorporado Revu y las Sesiones de Studio a cada paso del proceso de diseño y construcción de Plumco, así como a las colaboraciones con otros contratistas y a la comunicación con propietarios y contratistas especializados. Plumco fue una de las primeras empresas belgas en utilizar Revu en instalaciones de climatización y de eficiencia energética, y ha cosechado los frutos de su pronta adopción. En la actualidad, Plumco solo utiliza papel para las facturas, ya que todos los diseños y planos se realizan en Revu. Esto ha supuesto una reducción en el uso de papel del 92 % y le ahorra a Plumco miles de euros cada año. Además, el espacio de oficinas de Plumco ha pasado de 150 a 20 metros cuadrados, lo que les permite ahorrar en costes de alquiler y oficina. Geerts puede trabajar desde cualquier lugar con solo su ordenador portátil y ofrece una experiencia al cliente mucho mejor. «No tengo fotocopiadoras, ni archivos. De hecho, todo está en la nube», señala Geerts. «Bluebeam nos ayuda a digitalizar todo el proceso».

Geerts vio que Revu era la herramienta adecuada «para hacer archivos PDF inteligentes, además de permitir la colaboración, todo en un solo documento». Geerts utilizó los conjuntos de herramientas personalizados de Revu para estandarizar los iconos de los esquemas de ventilación, canalización, sanitarios e hidráulicos, así como columnas personalizadas para mediciones y cálculos. Geerts también utiliza plantillas personalizadas con toda la información relevante que necesita para gestionar su negocio. Al enviar presupuestos a los clientes, Geerts puede ver toda la información importante que necesita cubrir, como los costes salariales internos, el tiempo empleado por unidad, así como los campos de ganancias y riesgos. Al proporcionar datos comerciales en tiempo real de costes precisos, Geerts puede presupuestar proyectos para los clientes con precisión y velocidad. Además, como Geerts conoce sus propios márgenes de beneficio en cada trabajo porque sus presupuestos son más precisos desde el primer día, es capaz de mejorar el rendimiento y el flujo de caja de los proyectos de Plumco. Estas herramientas ahorran a Geerts aproximadamente un 80 % del tiempo y dinero que solía emplear en los presupuestos de los proyectos y con resultados más precisos. «Revu permite a mi empresa ser rápida y tener margen de maniobra. Tengo costes generales más bajos, puedo trabajar de manera más eficiente y tengo mejor información sobre mis finanzas. Este software es capaz de simplificar tareas complejas», sostiene Geerts.

Mejorar las relaciones con los clientes

La transición de las impresoras y la tinta a Bluebeam ha ahorrado tiempo y dinero a Plumco, pero también ha mejorado las relaciones con los clientes, algunos de los cuales incluso han adoptado Revu para sus propias empresas tras ver la plataforma en acción.

Desde el principio, Geerts puede enviar una propuesta completa del trabajo creado en Revu, así como fotos del espacio o los equipos existentes con superposiciones de los nuevos diseños y equipos para dar a los clientes y otros accionistas una idea del trabajo realizado. Geerts también proporciona desgloses detallados de todos los equipos que utilizará la empresa con precios detallados. Incluso incluye hipervínculos a los datos de especificaciones de los equipos de la empresa. Esto proporciona a los clientes un proceso de elaboración de presupuestos considerablemente claro y transparente.

Una vez que comienza un proyecto, Revu hace posible que Geerts continúe con esa transparencia a medida que se completan los trabajos y las tareas. Geerts ha creado formularios personalizados en Revu para que sus ingenieros en la obra puedan actualizar las listas de tareas, y los clientes o participantes en el proyecto no solo puedan ver lo que se ha completado y lo que está en curso, sino que también puedan aprobar y firmar digitalmente el trabajo completado. Estos formularios se almacenan cómodamente en la nube. Si surgen problemas o preguntas, se utilizan las Sesiones de Studio de Bluebeam para reunir a los participantes en el proyecto en torno a los planos en PDF y realizar los cambios necesarios en una reunión virtual, en lugar de desplazarse y reunirse en persona. Los participantes en el proyecto pueden acceder fácilmente al seguimiento y los plazos del proyecto, igual que lo hacen los profesionales de Plumco.

Revu también ofrece muchas otras ventajas sobre el terreno para ingenieros y técnicos. Para Arthur, uno de los técnicos de climatización de Plumco, el uso de Revu en su tableta facilita la consulta de manuales digitales y la creación de certificados, por lo que la atención posventa al cliente se simplifica y agiliza, al tiempo que el registro de materiales y datos pertinentes también se almacena en una base de datos en la que se pueden realizar búsquedas.

Para Robert, propietario de Dent & Car Repair, un taller de chapa y pintura de automóviles de Sint-Gillis-Waas (Bélgica), trabajar con Plumco le permitió conocer Revu. La empresa de Robert está especializada en técnicas de reparación SMART y reparaciones ecológicamente responsables. La empresa se ha embarcado en un nuevo proyecto conjunto de 12 000 metros cuadrados en el que el tiempo de acción-reacción tenía que ser muy rápido y transparente para poder gestionarlo todo adecuadamente. Según Robert, Revu «fue el único programa capaz de ayudarnos a enviarlo todo a las demás partes… Descubrimos Revu gracias a Plumco y lo hemos utilizado desde entonces».

Han pasado 12 años desde que Geerts descubrió Revu. En ese tiempo, Revu ha permitido a Geerts hacer de Plumco una empresa más ágil y con mayor capacidad de respuesta, más rentable y competitiva, pero también más responsable desde el punto de vista ecológico. Además, al trabajar con los clientes y demostrar la potencia de Revu, Geerts ha hecho correr la voz de que existen soluciones digitales asequibles y potentes para los problemas a los que se enfrentan todas las pymes. Hoy en día, Plumco trabaja más con costes más bajos y a mayor velocidad, y Geerts tiene la tranquilidad de que las operaciones de su empresa respetan el medioambiente tanto como él.

*Plumco tiene su sede en Bélgica y adquirió productos Bluebeam a través de Bluefields, un distribuidor Platinum de Bluebeam.