Plumco bliver papirløs med Revu

I et hjørne af Plumcos 20 kvadratmeter store kontor nær Scheldt-floden står en blækprinter, der ikke engang er tilsluttet mere. Kontoret var engang på 150 kvadratmeter, men takket være Bluebeam Revu er Plumcos kontorer og database nu overalt og alle de steder, de har behov for at være. Den gamle printer samler støv, mens digitale tegninger og planer bliver delt mellem computere og tabletter og gemmes i skyen.

Jean-Pierre Geerts ejer Plumco, der er et firma inden for VVS og energieffektivitet i det østlige Flandern i Belgien. Plumco leverer energieffektive installationssystemer til sanitære opvarmningsanlæg, solanlæg, varmepumper og VVS-løsninger. I 2007 var Plumco – som de fleste SMV’er i VVS-branchen – et firma med meget papirarbejde. Plantegninger og papirarbejdet på store projekter blev bogstaveligt talt for tunge at bære med til møder, og møderne krævede, at man skulle hen på byggepladser eller kontorer, hvor man skulle parkere, granske siderne eller få underskrifter ansigt til ansigt. Nogle gange var det nødvendigt med flere tegninger eller muligheder, og alt dette papir og blæk skulle selvfølgelig også indkøbes og opbevares. Der var yderligere omkostninger ved vedligeholdelse af printere og tid brugt på at organisere og lede efter de rette sider eller kontrakter. Hvis kunderne eller potentielle kunder bad om ændringer, betød det omtegning af planerne og ansøgning om godkendelse gennem den samme besværlige proces. Geerts kunne se, at større virksomheder inden for samme områder af entreprenørbranchen fik mere overskud på bundlinjen ved at blive digitale, og han anerkendte muligheden for at spare tid, plads og udskriftsomkostninger ved at implementere mere teknologi i sin proces.

Geerts havde brug for en enkel løsning på en række udfordringer. Han ønskede at spare penge, arbejde hurtigere og mere effektivt samt at øge samarbejdet med kunderne. Derudover ønskede han som en miljøbevidst byggefagmand at reducere sin påvirkning på miljøet. Derfor begyndte han at "lede efter PDF-filer, der passede til min branche, byggeriet, og som gjorde det muligt for mig at tilføje data eller indhold, der gjorde sådanne PDF-filer intelligente med mulighed for at lave beregninger og dele kommunikation. Så fandt jeg Bluebeam." Geerts sagde, at "han straks kunne se fordelene ved at bruge softwaren på store byggepladser. Bluebeam er dog også rigtig værdifuld for mindre virksomheder som vores. Jeg kan konkurrere med virksomheder, der er større end vores."

Det var også af afgørende betydning, at Revu var økonomisk overkommelig for en SMV som Plumco. "Da jeg købte [Revu], var det meget vigtigt for mig, at det forblev økonomisk overkommeligt, også med flere licenser, særligt for et lille firma," sagde Geerts. "Vi har ikke årsbudgetter på tusindvis af euro til at bruge på CAD-programmer." Når man tager i betragtning, at det belgiske marked består af 93 % små virksomheder med 1-5 medarbejdere, såvel som specialistvirksomheder og freelancere, så er samarbejdsegenskaberne gennem Studio-sessioner en vigtig fordel for Geert, der hurtigt og nemt kan dele oplysninger og tegninger med andre virksomheder og kunder overalt.

Følg med i fremskridt

Nu har Geerts inkorporeret Revu og Studio-sessioner i alle trin af Plumcos design- og byggeproces såvel som i samarbejdet med andre entreprenører og i kommunikationen med bygherrer og underentreprenører. Plumco var blandt de første belgiske virksomheder, der brugte Revu inden for VVS-branchen og energieffektive installationer, og de har høstet frugten af at være tidligt ude. I dag bruger Plumco kun papir til fakturaer, da alle design og tegninger laves i Revu. Dette har medført et fald i papirforbruget på 92 %, hvilket sparer Plumco for tusinder af euro hvert år. Derudover er Plumcos kontorareal skrumpet fra 150 til 20 kvadratmeter og har givet dem besparelser på husleje og kontoromkostninger. Geerts kan arbejde hvor som helst, han har sin bærbare computer, og dermed tilbyde en bedre kundeoplevelse. "Jeg har ingen scannings- og kopimaskine, intet arkiv. Faktisk ligger det hele i skyen," sagde Geerts. "Bluebeam hjælper os med at digitalisere hele processen."

Geerts så, at Revu var det rette værktøj "til at lave intelligente PDF-filer, samtidig med at det gav mulighed for samarbejde om ét enkelt dokument." Geerts brugte de tilpassede værktøjssæt i Revu til at standardisere ikoner til ventilation, rørføring, sanitets- og hydraulikskemaer samt brugerdefinerede kolonner til opmålinger og udregninger. Geerts bruger også tilpassede skabeloner med alle de relevante oplysninger, han har brug for til at drive sin virksomhed. Når han sender tilbud til kunder, kan Geerts se alle de vigtige oplysninger, han skal have dækket, såsom interne lønomkostninger, tid brugt pr. enhed såvel som profit og risikoområder. Ved at levere virksomhedsdata i realtid med nøjagtige omkostninger kan Geerts lave tilbud på projekter til kunderne hurtigt og præcist. Og fordi Geerts kender sin egen fortjenstmargen på hvert job, eftersom hans tilbud er mere nøjagtige fra starten, kan han bedre forudsige Plumcos præstation og pengestrøm. Disse værktøjer sparer Geerts for ca. 80 % af den tid og de penge, han plejede af bruge på projekttilbud – og de giver mere præcise resultater. "Revu gør det muligt for min virksomhed at være hurtig og smidig. Jeg har lavere faste omkostninger, jeg kan arbejde mere effektivt, og jeg har bedre overblik over min økonomi. Denne software er i stand til at gøre komplicerede ting simple," sagde Geerts.

Forbedring af kundeforhold

Overgangen fra printere og blæk til Bluebeam har sparet Plumco tid og penge, men den har også forbedret relationerne med kunderne, hvoraf nogle af dem endda har indført Revu i deres egne virksomheder, efter at have set platformen i aktion.

Helt fra starten kan Geerts sende et komplet forslag til arbejde, oprettet i Revu, sammen med billeder af de eksisterende lokaler eller udstyr med overlejringer af nye design og nyt udstyr, så kunderne og andre parter kan få en fornemmelse af det færdige arbejde. Geerts medsender også en detaljeret oversigt over alt udstyret, som virksomheden vil bruge, med udspecificerede priser. Han inkluderer endda hyperlinks til specifikationsdataene for virksomhedens udstyr. Dette giver kunderne en ualmindelig åben og gennemsigtig tilbudsproces.

Når et projekt begynder, gør Revu det muligt for Geerts at videreføre denne gennemsigtighed, efterhånden som job og opgaver afsluttes. Geerts har oprettet tilpassede formularer i Revu, så hans ingeniører på byggepladsen kan opdatere opgavelister, og kunder eller interessenter kan ikke blot se, hvad der er afsluttet eller igangværende, men også digitalt godkende og skrive under på det afsluttede arbejde. Disse formularer opbevares bekvemt i skyen. Hvis der opstår problemer eller spørgsmål, bruges Bluebeam Studio-sessioner til at samle interessenter i et virtuelt møde med PDF-plantegningerne og lave de ændringer, der måtte være nødvendige, i stedet for at rejse og mødes ansigt til ansigt. Interessenter kan nemt følge projektet og dets tidslinjer, ligesom fagfolkene hos Plumco.

Revu giver også mange andre fordele på byggepladsen for ingeniører og teknikere. For Arthur, der er en af Plumcos VVS-teknikere, gør anvendelsen af Revu på hans tablet det nemt at konsultere digitale manualer og oprette certifikater, så service af slutkunder simplificeres og strømlines, mens sporingsmaterialer og relevante data også bliver gemt i en søgbar database.

For Robert, som ejer Dent & Car Repair, et autoværksted i Sint-Gillis-Waas i Belgien, var det samarbejdet med Plumco, der introducerede ham for Revu. Roberts firma specialiserer sig i SMART-reparationsteknikker og miljøansvarlige reparationer. Firmaet har iværksat et nyt projekt, der tilsammen dækker 12.000 kvadratmeter, hvor handlingstiden skulle være meget kort og meget gennemsigtig, for at alt kunne administreres ordentligt. Ifølge Robert var Revu "det eneste program, der kunne hjælpe os med at sende alting videre til de andre parter … vi opdagede Revu takket være Plumco og har brugt det lige siden."Det er nu 12 år siden, at Geerts opdagede Revu. På den tid har Revu hjulpet Geerts med at gøre Plumco mere smidig og tilpasningsdygtig, mere rentabel og konkurrencedygtig, men også mere miljøansvarlig. Derudover har Geerts, når han arbejder med kunder og demonstrerer Revus styrker, spredt viden om, at der findes effektive digitale løsninger på problemer, som alle SMV’er står overfor, til en overkommelig pris. I dag udfører Plumco mere arbejde hurtigere og med lavere omkostninger, og Geerts kan være sikker på, at hans virksomheds drift respekterer miljøet ligeså meget, som han gør.*Plumco ligger i Belgien og har købt Bluebeam-produkter gennem Bluefields, som er Bluebeam Platinum-forhandler.