Et årti med digitale oplysningsforespørgsler (RFI'er) og materialeforbrug: Entreprenører med speciale indenfor renovering Forcia, Ltd. bruger Bluebeam Revu til at hjælpe med at genopbygge de centrale dele af London

London har i århundreder været en travl by i udvikling, og dens indbyggere er stolte af, at de bor i det internationale, historiske rejsecentrum i Storbritannien. Området er som sådan underlagt bestemte restriktioner og byggelove, som skal bevare byens skønhed og arkitektur.

Trods reglerne vrimler det med bygningsarbejde, især i renovationsbranchen. Forcia, Ltd., en entreprenørvirksomhed med speciale i renovering, har længe dækket byggebranchens behov i det centrale London og har, efter at have skiftet til digitale arbejdsgange for ti år siden, etableret sig som en ledende virksomhed inden for byggebranchen i Storbritannien.

”Vi har projekter over hele regionen”, siger Terry Crawford, byggedirektør hos Forcia. Virksomhedens projekter spænder vidt, fra renoveringer af luksusbeboelse til kommercielle og industrielle projekter. På grund af de forskellige projekter og de meget strenge byggekrav i London har virksomheden for ti år siden været tvunget til at standardisere deres arbejdsgange for at forbedre både effektivitet og kundetilfredshed.

Virksomheden måtte gå deres arbejdsgange for RFI’er og materialeforbrug igennem og var nødt til at finde på en ny programstrategi, ifølge Mike Ewing, driftsleder hos Forcia. Efter at have fået hvad Crawford kalder "en åbenbaring”, henvendte virksomheden sig til Bluebeam Revu, en prisbelønnet PDF-oprettelses-, redigerings-, markup- og samarbejdsløsning designet til det byggede miljø.

Digitale RFI’er er afgørende for at spare tid

Oplysningsforespørgsler (RFI’er) hjælper med at koordinere byggepladsens behov og materialer, svare på generelle byggespørgsmål og med at fremme samspillet på byggeholdet. Selv mindre projekter skaber hundredvis af oplysningsforespørgsler, så det er helt afgørende for projektets succes at finde den bedste måde at arbejde med dem på – især når det gælder komplekse projekter som Covent Garden, som indebærer omfattende renovering af eksisterende strukturer. Projektholdet skal genopbygge taget, tilføje nye åbninger, bygge en ny elevatorskakt og derefter færdiggøre indretningen af luksuslejligheder.

”Man kan ikke slippe for RFI’er,” spøger Agim Metsullari, byggeleder på projektet. Han forklarer mere om den proces, som kollegaen Michael har skabt i Revu. ”Man afmærker per e-mail, og viser, hvilken bestemt person der skal modtage RFI’en; man vælger en strukturel, arkitektonisk eller mekanisk service; skriver selve teksten til RFI’en; vedhæfter tegninger og derefter fotografier eller internetsider efter behov." Denne arbejdsgang sikrer, at medlemmerne af projektholdet ikke går glip af nogen som helst oplysninger.

Metsullari fremhæver den nøjagtighed, hvorpå oplysningsforespørgselsprocessen i Revu forenkler arbejdsgangen for anskaffelse af materialeprøver. “Der findes for eksempel i dette projekt en masse materialeprøver, så vi bruger specifikationerne fra RFI’erne, da disse skal godkendes og underskrives”. Når oplysningerne er blevet kontrolleret, kan det pågældende hold arkivere dem uden at skulle indhente yderligere tilladelser, vel vidende at de er blevet godkendt”.

Det, at processen dokumenteres øjeblikkeligt er med til at give Forcia en enestående gennemskuelighed mellem jobpartnere og underleverandører. ”Hvis nogen kom hen til dig og sagde, ‘Du har ikke sendt mig den e-mail eller RFI,’ kan du med det samme sige ‘Jo, jeg har!’" forklarer Metsullari. ”Revu gemmer det – det er alt sammen en del af historikken, så du ved helt nøjagtig, hvornår du har sendt det, og hvad du har gemt, når du navigerer igennem systemet. Det er fantastisk”.

Materialeforbrug i en digital verden

I betragtning af antallet af eksisterende strukturer er virksomheden afhængig af præcise estimeringer af materialeforbrug for at imødekomme projektforventningerne. ”Revu gør det nemmere at lave estimeringer af materialeforbrug, og dermed kan man koncentrere sig om de mere komplekse aspekter af projektet”, siger Niall O’Connor, bygningsberegner.

Crawford fremhæver yderligere funktioner i Revu, som sætter fokus på manglende overensstemmelser på byggepladsen, hvilket hjælper virksomheden med at forenkle den overordnede renoveringsproces. Blandt andet findes muligheden for at overlejre ændringer og hurtigt at tilføje snapshots til PDF-filen. Disse funktioner sørger for, at holdet ”ikke har muligheden for at blive overvældet af en kæmpe mængde oplysninger” og giver dem i stedet nemt overblik over de enkelte detaljer på byggepladsen. ”Vi har lært, at den del af softwaren er meget, meget god til at regne tingene ud”, tilføjer Crawford.

Projektprogrammet bliver redefineret

Den vigtigste kilde til oplysninger på en byggeplads kan være fastsættelse, vedligeholdelse og registrering af et projektprogram. Projektprogrammet fungerer som en statusrapport, der viser alle holdene præcist, hvor de skal arbejde på et givet tidspunkt.

Forcia holdet besluttede sig for at lege med Revu for at se, om det kunne hjælpe med at opretholde tidslinjen i projektprogrammet. ”Tidligere skulle folkene på byggepladsen ringe til kontoret efter hver opgave for at få en opdatering på deres fremskridt, og dem på kontoret brugte softwaren til at trække en linje på byggeplanerne”, siger Ewing.

Holdet opdagede, at de kunne gøre det i realtid i Revu på byggepladsen, og det gør Covent Garden-projektet nemmere for byggestrateg Andreas Redondo. ”I tilbudsfasen producerede jeg projektprogrammet. Det er kun en polylinje, men det sparer mig for timevis af arbejde. De tegner en linje, sender den til mig pr. e-mail, og jeg ved med det samme, hvor langt de er kommet på byggepladsen”.

Revu som projektpartner

”Vores kunder ved ikke, at det ikke er et tilfælde, at vi kører vores projekter så godt, som vi gør – og jeg er overbevist om, at Revu er en stor del af den proces," siger Crawford. Han forklarer, at Revu gør det muligt for Forcia at samle komplekse oplysninger og tilpasse dem med fremskridtene på byggepladsen, så håndværkerne kan levere de færdige projekter samtidig. ”Softwaren har været meget værdifuld for vores virksomhed.”