Byen Las Vegas satser på digital transformation med Bluebeam Revu

Las Vegas har altid handlet om tal – fra antallet af store kunstnere, der optræder årligt, til antallet af turister, der besøger i håb om at vinde en hurtig formue. Men selvom disse tal bestemt giver en baggrund for byens arv, er de ikke det eneste, der driver og definerer den fremtidige vækst for denne ikoniske destination. Tæt på 20.000 tilladelser om året skal godkendes af byen – en mængde, der afhænger af nøjagtighed, effektivitet og samarbejde på tværs af flere sagsbehandlere, fagområder og jurisdiktioner. En mængde, der også er for stor i størrelse og omfang til at udnytte en traditionel papirbaseret plangodkendelsesproces, betyder, at byen har behov for en digital transformation via et softwareprogram, der kan facilitere digital eller elektronisk plangranskning mellem områdeudviklere og kommunale sagsbehandlere.

"IT havde startet et projekt designet til at være et integreret koncept for at gøre så mange ting som muligt tilgængelige for kunderne online – et system, der kunne samle planlægning, bygning og licensering i en enkelt løsning," forklarer Michael Cunningham, vicedirektør, CBO, Las Vegas. "Vi så Bluebeam som det bedste program af sin slags, når det kommer til plangranskning og markeringer. Så vi ledte ikke kun efter det bedste program af sin slags; teknologimæssigt havde vi brug for en løsning, der var det bedste program af sin slags, og som gav integrationsevne ved hjælp af API’er til at synkronisere med et system som Infor, et brancheførende system til byudvikling og regulering, der er ideelt til tilladelser. Bluebeam Revus integration er så problemfri for brugeren, at links kan automatiseres,” tilføjer Rick Virmani, systemansvarlig for udviklingstjenester.

"At have folk som vores bygnings- og sikkerhedsdirektør Kevin T. McOsker, CBO og byledelsen, der støttede transformationen og finansieringen til at gøre det, sammen med støtten fra IT, var det, der endelig hjalp os med at skabe en digital platform," siger Yolanda Palomo, koordinator for procesgranskning. "Vi ønsker at blive set som en innovativ by og være med til at være førende inden for modernisering for at hjælpe branchen."

Udfordring

Under byens tidligere proces ville en kunde komme ind med 2-3 ruller med planer, for hvilke en tekniker ville oprette et projektnummer i byens tilladelsessystem og manuelt stemple dette nummer på planerne. Et fysisk mærkenummer ville også blive tilføjet for at lette brugen og placeringen. Planerne ville derefter blive tjekket ind i byens tilladelsessystem af det administrative personale og opbevaret i et "aktivt" lager for plansagsbehandlere. Plansagsbehandlere ville derefter sende en e-mail til det administrative personale med plannummeret, når de var klar til at granske projektet. Derefter ville sagsbehandleren fysisk gå hen til lageret for at hente planerne. Det administrative personale ville derefter hente planerne til plansagsbehandleren og logge dem ud til dem. Derefter ville en plansagsbehandler returnere planerne, når granskningen var afsluttet, og igen ville det administrative personale tjekke dem tilbage i systemet og gemme dem i depotet til den næste sagsbehandler. "Typisk ville vi have mindst tre til fire forskellige afdelinger, der granskede planen og fulgte denne proces," uddyber Palomo. "Når alle granskninger var færdige, ville teknikeren hente den endelige plan, bekræfte, at alle sider var medtaget, tilføje yderligere godkendelsesstempler, hvis det var nødvendigt, og lave en "job"-sætkopi til kunden. Jobsættet blev opbevaret i planområdet og givet til kunden, når tilladelsesgebyrerne var betalt."

Fordi alle plangranskninger blev udført på papir, kunne projekter kun granskes ét fagområde ad gangen. "Vi har fem afdelinger – konstruktion, arkitektur, installationer, el-VVS og byggemodning – som gransker hver indsendelse," forklarer Palomo. Afhængigt af projektet kan der også være trafik, kloak og brand med en gennemsnitlig granskningsstid på tværs af alle discipliner, der spænder fra et par dage til en uge eller mere pr. granskning, plus bøvlet og omkostningerne, der er forbundet med udskrivning, forsendelse eller kørsel af planerne til næste runde af godkendelser.

Papirplaner blev nogle gange væk, fordi den person, der granskede dem, glemte at "tjekke dem ud" og notere, at vedkommende havde planerne, hvilket betød, at der blev sendt tidskrævende e-mails ud til hele afdelingen om at lede efter planerne. Papirplaner optager også værdifuld plads og efterlader byrden ved tre forskellige lagerområder og 70 % af et næsten 2.000 kvadratmeter stort lager, der administreres af Las Vegas Clerk’s Office, som opbevarer gamle planer. Når planerne var blevet gransket af alle fagområder, skulle de endelige mylarer oprettes og sendes til fem forsyningsselskaber til endelig underskrivning, før byen kunne godkende dem; en proces, der tager seks uger og begrænser projekter i at starte.

Løsning

Bluebeam Revu blev valgt som en samlet løsning, der kunne klare planlægning, byggeri og licensering i et digitalt miljø med samarbejde, og de brugte Bluebeams åbne API-funktioner til en gnidningsløs integration med Infor, der er en infrastruktur for tilladelsessystemer, der muliggør lokationslinks til planerne for både indsenderne og plansagsbehandlere. Rick Virmani og hans IT-team designede arbejdsgangene og skabte automatiseringen.

"Det, jeg godt kan lide ved Revu, er licensstyringen," siger Virmani. "Bluebeam-licensportalen giver dig mulighed for at se, hvem der har brugt det og hvornår. Det hele er meget nemt at administrere fra et it-synspunkt, men til vores brug er Bluebeam Revus vigtigste funktionalitet Bluebeam Studio."

Las Vegas udnytter i høj grad Studio, da personale på tværs af afdelinger kan se de noter og markeringer, der er oprettet af andre, hvilket gør det nemmere for dem at diskutere problemer. Derudover kan plansagsbehandlere invitere kunder til en Studio-session for at præcisere granskningskommentarer direkte. "De samtidige granskninger af tegningerne er virkelig gode, for vi sparer tid på hele granskningsprocessen," siger Cunningham.

"På papir fik vi flere kopier af planerne, da vi bruger konsulenter til at hjælpe med mængden og specielle projekter, så vi havde et sæt til myndighederne i Las Vegas, et jobsæt, og så kunne vi have et tredje sæt til særlige inspektioner. I slutningen af projektet skulle vi granske begge komplette sæt planer og sammenligne dem og sikre os, at det ene ikke ved et uheld fik en arkopdatering, som det andet ikke fik. Alle disse krav er blevet overflødiggjort af Revu," siger Cunningham.

Bluebeams brancheførende annotationsliste og Tool Chest hjalp med at standardisere granskninger ved at implementere digitale granskningsstandarder såsom farveskemaer for at angive fagområde, placering, jurisdiktion og så videre. Dette forbedrede onlineindsendelsesprocessen ved at strømline indtastning af personaledata og gøre det nemmere for kunderne at indsende og gøre det samme, hvilket forbedrede produktionstider og skabte flere projekter for Las Vegas. "På Bluebeams websted ligger skabeloner, hvor du kan downloade nogle af de mere almindelige markeringer, og dem implementerede vi også. Nu har vi konsekvente og letforståelige markeringer, som gør granskninger hurtigere og meget nemmere at gennemføre."

Før lanceringen indgik det offentlige en kontrakt med US CAD, en Bluebeam-forhandler på platinniveau, om at uddanne personale i Revu. "De havde en god underviser, som kom på stedet og lavede fjernundervisning og spørgsmål og svar-sessioner, indtil alle kunne bruge programmet. Nu har vi nogle ledere i hver afdeling, der kender det her system og kan lære andre, hvordan man kommer i gang som underviser til små gruppesessioner," fortæller Palomo. Personale- og plansagsbehandlere udnyttede også de mange Bluebeam YouTube-videoer og tutorials, der tilbydes on-demand, såvel som Bluebeam Tech Support-søgelinjen på Bluebeams websted.

Styrken ved Revu (og også et lykketræf)

Byen Las Vegas gik live med onlineindsendelser via Bluebeam Revu i august 2019 med det mål at fortsætte med at forbedre onlineindsendelsesprocessen for kunden og forenkle sit eget personales dataindtastning, hvilket ville forbedre produktionstiderne. Flytningen viste sig at være ret heldig blot seks måneder senere, da verden stoppede under COVID-19-pandemiens betingelser.

"Vores volumen er omkring 15.000 til 20.000 tilladelser om året. På månedsbasis laver vi formentlig omkring 1.653 granskninger på omkring 500 projekter om måneden. Så når man tænker på 500 projekter, har hvert af disse projekter alle disse sagsbehandlere og bum – COVID rammer, og vi får besked på at gå hjem,” fortæller Palomo. Hvordan får du papirplaner til fem forskellige sagsbehandlere på fem forskellige steder? Hvis vi ikke havde haft adgang til Revu, tror jeg, vi ville have været gået fuldstændigt i stå i flere uger. Projekterne ville være blevet forsinket i flere måneder."

"Forestil dig, at du venter to eller tre dage mellem hver plansagsbehandler og skal have dem til at komme ind og hente planen og tage den med hjem og så vente to uger på, at de er færdige og bringer den tilbage, så den næste person kan se på dem – efter af den har ligget i endnu en uge eller to i henhold til karantæneprotokoller,” fortsætter Palomo. »Det ville have været et mareridt. I stedet var Revu en livredder, fordi vi var i stand til at reagere øjeblikkeligt i marts ved at låne bærbare computere fra it-afdelingen til personale, der havde brug for en bærbar computer til at arbejde hjemmefra, og vi spildte ingen tid. Da vi havde Studio integreret i vores Infor-tilladelsessystem, havde sagsbehandlere og kunder linkene til planerne lige der, så de kunne gå ind i Studio-sessionen og øjeblikkeligt granske planer hvor som helst. Fra mit perspektiv tror jeg ikke, vi havde nogen nedetid på grund af COVID-19, udover den tid, vi ventede på at få bærbare computere."

Ikke alene var byen i stand til at holde projekter i gang under COVID-pandemien, men de fortsatte også deres implementeringssucces ved at skære den tidligere papirbaserede proces fra otte trin ned til fire, hvilket øjeblikkeligt skar dage og uger af for hver granskning. "Jeg har fået rigtig god feedback," siger en lettet Palomo. "Vi havde en hospitalsprojektkunde, der faktisk estimerede besparelserne for deres projekt til $4.930 (32.410 DKK), simpelthen ved at eliminere papir og den efterfølgende køretid til vores kontorer. De var glade for at kunne indsende online og aldrig være nødt til at sætte foden i vores bygning."

Plansagsbehandlere og administratorer bruger nu den tid til mere produktivt arbejde, og omkostningsbesparelserne fra reduktionen af papir alene har bragt sekscifrede besparelser til de lokale industrikunder.

Konklusion

Palomo og hendes team har set værdien af deres digitale transformation med Bluebeam og planlægger at fortsætte med at optimere denne elektroniske granskningsproces yderligere. "Vi mener, at der er en enorm værdi for kunden og for jurisdiktionen," siger Palomo. "Kunden sparer tid og penge ved ikke at udskrive papir, køre til vores kontorer og vente i en lobby på at få hjælp. Som jurisdiktion opnår vi effektivitet i plangranskning og reducerer tidsrammer, hvilket også vil gavne kunden og samfundet som helhed. At have denne teknologi giver os også mulighed for at være fleksible og lydhøre i alle nødsituationer ved at give os øjeblikkelig adgang til byggeplaner."

"Med mindre papir og færre kunder, der tager til vores kontorer, hjælper vi også med at reducere vores CO2-fodaftryk og være mere bæredygtige i processen," bekræfter Palomo. "Ydermere kan kunder nu indsende deres ansøgninger 24/7/365 – omkring 30 % af de ansøgninger, vi modtager, indsendes, når kontorerne i byen er lukkede. Vi har fjernet to andre planområder. Vi har stadig et lille planrum med projekter, der blev godkendt på papir før brug af Bluebeam, så det eneste papir, der er tilbage på vores lager, er det, der er fyldt med historiske planer, som snart også vil blive digitaliseret og arkiveret."