Die Ribuna AG nutzt Bluebeam Revu für ressourcenschonendes und effizientes Datenmangement

Durchgängige Prozesse ohne analoge Brüche

Qualität in der Planung und Bauausführung, die zu wenig Mängeln am fertigen Bauwerk führt, wird durch möglichst standardisierte digitale Abläufe ohne gravierende analoge Brüche erzielt. Da jedes Bauvorhaben, das über die Tische der aktuell 17 Mitarbeiter:innen der Ribuna AG geht, komplett individuell ist, lassen sich Standardisierungen in der konstruktiven Umsetzung nur auf wiederkehrende Konstruktionselemente und Details beschränken. Daher mussten die Abläufe und Prozesse genauer betrachtet werden, um die Frage zu beantworten: Wo können Arbeitszeit sowie weitere wertvolle Ressourcen eingespart werden?

Langes Suchen war nicht nötig, um die größten potenziellen „Zeitfresser“ im eigenen Büro auszumachen. Die internen Arbeitsabläufe sind es, die vor allem bei komplexen Bauaufgaben und aufwendiger Projektkoordinierung enorm viel Zeit verschlingen. Hier haben Ingenieur:innen von Ribuna bewusst den Hebel angesetzt und nach digitalen Tools gesucht, die die Effizienz der Abläufe erhöhen und das Fehlerpotenzial durch standardisierte Prozesse minimieren.

Effiziente Abläufe dank konsequenter Digitalisierung

Die Geschwindigkeit, den Ribuna als agiler, neuer Spieler in einem Markt arrivierter Generalplanungs- und Ingenieurbüros an den Tag legt, ist beeindruckend. Trotz der Gründung vor gerade einmal zwei Jahren kann das Unternehmen bereits auf eine Vielzahl von Referenzen im Infrastrukturbau, bei Brückensanierungen, im konstruktiven Ingenieurbau sowie im Straßen- und Wasserbau vorweisen.

Entscheidend für den schnellen Erfolg bei den Kunden und der Zusammenarbeit mit Projektpartner:innen waren neben dem persönlichen Know-how und der Planungserfahrung der Mitarbeiter:innen eine konsequente Digitalisierung sämtlicher Prozesse – und zwar ab der ersten Minute. Um dies zu erreichen, haben sich die vier Ribuna-Partner im Vorfeld zusammengesetzt und gemeinsam die Vor- und Nachteile der Arbeitsweise in ihrem alten Unternehmen und vor dem Buyout analysiert. Dabei wurde schnell klar, dass bei einer schlanken, aber dennoch effektiven Mitarbeiterzahl im Ingenieurbüro effiziente interne wie externe Projektabläufe wichtig sind.

Bluebeam unterstützt bei der Implementierung

Bei der Marktsondierung nach einem geeigneten Werkzeug, das sowohl die internen Abläufe als auch den Austausch mit externen Projektpartner:innen optimiert und dabei einem bewährten Planungs- und Bauprozess transparent sowie zuverlässig folgt, wurde Ribuna auf Bluebeam Revu aufmerksam. Das Büro arbeitet bereits seit der Gründung mit Allplan Engineering. Der Kontakt zur Konzernschwester Bluebeam war daher über Allplan schnell hergestellt. Der Softwareanbieter begleitete anschließend den gesamten Implementierungsprozess, beriet die Ingenieur:innen und gab umfassenden technischen Support.

Pandemie als Digitalisierungstreiber in der Baubranche

Digitalisierte Prozesse haben seit 2020 massiv an Bedeutung gewonnen. Einer der Treiber der Digitalisierung, den niemand bis zum Frühjahr 2020 erahnt hatte, war die Coronapandemie. Innerhalb von nur wenigen Wochen mussten laufende Projekte dezentral bearbeitet und Mitarbeiter:innen ins Homeoffice geschickt werden. Die Qualität der Planungen wiederum durfte darunter nicht leiden, denn auf den Baustellen ging es fast überall ohne große Einschränkungen weiter.

Digitale Arbeitsabläufe beim Bahnhofsprojekt

Dieser außergewöhnlichen Pandemiesituation war auch Ribuna in Interlaken ausgesetzt. Eines der Projekte, die binnen kürzester Zeit auf papierlose Arbeit im Homeoffice umgestellt wurden, war der Bahnhof Oberried am Brienzersee. Die Ortschaft ist ein wichtiger Knotenpunkt im Streckennetz der Schweizer Zentralbahn und verbindet die Orte Interlaken, Luzern und Engelberg. Dem Bahnhof kommt daher seit über 100 Jahren eine besondere Bedeutung zu. Jetzt steht der barrierefreie Totalumbau an, den Ribuna als Generalplaner verantwortet. Das Projekt startete im Sommer 2020. Aktuell laufen die Vorarbeiten an den Gleisen und Bahnhofsgebäuden. Der Baubeginn ist für Dezember 2021 geplant, die Fertigstellung und Inbetriebnahme für April 2022. Die Projektkosten belaufen sich auf insgesamt 10 Mio. CHF (9,7 Mio. EUR).

„Bluebeam Revu kommt beim Bahnhof Oberried eine besondere Rolle zu. Trotz COVID-19 und Homeoffice konnten wir die Projektteams schnell auf eine digitale und dezentrale Bearbeitung umstellen. Als unterstützende Software zum papierlosen Arbeiten setzen wir hier, wie zuvor schon im Büro, auf Revu“, so Ribuna-Geschäftsleiter Andreas Blatter und ergänzt: „Hinzu kommt, dass bei weiterhin notwendigen internen Planbesprechungen im Sitzungsraum die Pläne übersichtlich auf einem Großbildschirm angezeigt werden. Änderungen sind durch die PC-Anbindung und dem damit verbundenen Zugriff auf Bluebeam Revu direkt während der Besprechung möglich.“

Hohe Transparenz und optimale Dokumentennachverfolgung

Bei genauerer Betrachtung der Funktionen und Einsatzmöglichkeiten von Bluebeam Revu wurde schnell klar, wie genau sich die Software an die Anforderungen der Ribuna AG anpassen lassen würde.

So stellt die Konnektivität zwischen den verschiedenen Planungsbeteiligten einen großen Vorteil dar: Alle Teammitglieder können jederzeit und von überall auf die Projektdaten und Pläne in Echtzeit zugreifen, diese korrigieren, mit Anmerkungen versehen und an Projektpartner:innen zurücksenden. Darüber hinaus lassen sich Routinen für wichtige Planungsfreigaben beim Bauherrn oder eingebundenen Fachplaner:innen erstellen, Kommentare nachverfolgen sowie Planprüfungen schnell und fehlerfrei abschließen. Hinzu kommt, dass sich Berechtigungen im Planungsprozess von der ersten Minute an flexibel anpassen lassen. Das heißt, dass jeder, der Informationen zu einem definierten Projektzeitpunkt erhalten muss, sie punktgenau erhält, sichten und mit seinen Freigaben oder Kommentaren zurücksenden kann. Für die Kolleg:innen in Interlaken ist der Bearbeitungs- oder Freigabestatus jederzeit erkennbar, wodurch die Bearbeitung von Problempunkten immer nachverfolgbar ist. So entsteht eine hohe Planungssicherheit für den Projektkoordinator und sein Team.

Exakte Planprüfungen mit einheitlichen PDF-Datensätzen

Die vielfältigen Qualitäten und prozessoptimierenden Arbeitshilfen in Bluebeam Revu waren jedoch nicht die allein entscheidenden Punkte für den Einsatz bei der Ribuna AG. Für sie sind die umfassenden Funktionen bei der Bearbeitung von PDF-Datensätzen viel wichtiger. Das stellt Andreas Blatter, Planungsingenieur und Geschäftsleiter, heraus: „Wir erhalten eine Fülle von Plansätzen von unseren Projektpartnern. Jeder setzt seine eigene CAD- oder BIM-Software ein. Mit Revu können wir die Planungen auf Basis eines einheitlichen PDF-Datensatzes prüfen und zum Beispiel die Leistungsverzeichnisse für die Ausschreibung von Bauleistungen erstellen. Das sehr exakt und maßstabsgerecht arbeitende Messwerkzeug im Programm macht das möglich.“

Umfassende Werkzeugsets zur PDF-Bearbeitung

Ein weiterer Nutzen liegt in den umfangreichen Werkzeugen zur Bearbeitung von PDF-Datensätzen. Änderungen im Plan sind problemlos möglich, Anmerkungen können im Dokument direkt gesetzt und im Nachgang an die eingebundenen Planungspartner:innen per E-Mail oder als Link auf eine gemeinsam genutzte Projektplattform versandt werden. Andreas Blatter: „Die Projekte liegen bei uns zentral auf einem internen Server. Alle Teammitglieder greifen direkt darauf zu. Es gibt eine Fülle von Features, so z. B. die Stempelfunktion, mit der wir dokumentieren können, ob Planänderungen und andere wichtige Hinweise auch wirklich von den jeweiligen Projektpartner:innen angesehen wurden. Hinzu kommt: Wir drucken nur noch Pläne aus, die wir wirklich brauchen. Ich schätze, dass wir je nach Komplexität des Projekts zwischen 20 und 50 % an Papier sparen.“