Plumco arbeitet dank Revu papierlos

In einer Ecke des 20 Quadratmeter großen Büros in der Nähe der Schelde steht ein Tintenplotter in der Ecke, der nicht einmal mehr angeschlossen ist. Das Büro war einmal 150 Quadratmeter groß, aber dank Bluebeam Revu befinden sich die Büros und die Datenbank von Plumco nicht mehr nur an einem einzigen Ort – sie sind überall dort, wo man sie braucht. Während auf digitale Zeichnungen und Pläne per Computer oder Tablet zugegriffen wird und die Cloud als Speicherort dient, sammelt sich auf dem alten Plotter der Staub.

Jean-Pierre Geerts ist der Inhaber von Plumco, einem Unternehmen im belgischen Ostflandern, das energieeffiziente Installationssysteme für Sanitärheizungsanlagen, Solarenergie, Wärmepumpen und HLK bietet. 2007 war Plumco – wie die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen in der HLK- und ähnlichen Branchen – ein Unternehmen, dessen Arbeitsabläufe auf Papier und Stift basierten. Pläne und Dokumente für größere Projekte waren schlicht zu unhandlich, um sie zu Meetings zu schleppen, die meist an Baustellen oder in anderen Büros stattfanden. Dort musste man erst hinfahren, einen Parkplatz finden und dann Dokumente überprüfen oder sich Unterschriften persönlich holen. Manchmal waren mehrere Pläne oder verschiedene Versionen erforderlich und natürlich mussten das ganze Papier und die Tinte auch gekauft und irgendwo gelagert werden. Durch die Wartung der Drucker fielen zusätzliche Kosten an und zudem war es zeitaufwendig, alles zu organisieren und nach den jeweiligen Materialseiten oder Verträgen zu suchen. Wenn Kund:innen oder potenzielle Kund:innen Änderungen wünschten, mussten die Pläne erst neu gezeichnet und dann eine Genehmigung über denselben mühsamen Prozess eingeholt werden. Damals beobachtete Geerts, dass größere Unternehmen in ähnlichen Bereichen des Bausektors ihren Gewinn steigern konnten, indem sie ihre Arbeitsabläufe digitalisierten. Er erkannte, dass auch er durch die Integration neuer Technologien Zeit, Platz und Druckkosten sparen konnte.

Geerts benötigte eine einzelne Lösung für eine ganze Reihe von Herausforderungen. Er wollte Kosten sparen, schneller und effizienter arbeiten und die Zusammenarbeit mit den Kund:innen fördern. Darüber hinaus war es Geerts ein Anliegen, die Umwelt zu schonen. „Ich begann, nach PDFs zu suchen, die für das Baugewerbe geeignet waren und zu denen ich Daten und Inhalte hinzufügen konnte – intelligente PDFs, die Berechnungen und den Austausch mit Kollegen ermöglichten. Dann stieß ich auf Bluebeam.“ Eines war Geerts sofort klar: „Für größere Baustellen bietet die Software zahlreiche Vorteile. Bluebeam bringt jedoch auch unserem kleineren Unternehmen einen ungeheuren Mehrwert. Wir können erfolgreich mit anderen Unternehmen konkurrieren, die sogar größer sind als wir.“

Entscheidend war außerdem, dass Revu auch für kleine und mittelständische Unternehmen wie Plumco erschwinglich ist. „Als ich [Revu] damals kaufte, legte ich als Inhaber eines kleinen Unternehmens besonderen Wert darauf, dass trotz mehrerer Lizenzen nicht zu hohe Kosten auf mich zukamen“, so Geerts. „Uns stehen einfach keine jährlichen Budgets über Tausende von Euro für CAD-Programme zur Verfügung.“ Der belgische Markt besteht zu 93 % aus kleinen Unternehmen mit 1–5 Angestellten sowie Fachbetrieben und Selbstständigen. Aus diesem Grund bieten die vielfältigen Möglichkeiten der Zusammenarbeit in Studio-Sitzungen entscheidende Vorteile für Geerts: Informationen und Pläne können schnell und einfach mit anderen Unternehmen und Kund:innen von überall aus geteilt werden.

Überwachen des Fortschritts

Geerts integrierte Revu und die Studio-Sitzungen in jeden Schritt des Planungs- und Bauprozesses, in die Zusammenarbeit mit anderen Auftragnehmer:innen und in die Kommunikation mit Eigentümer:innen und Subunternehmer:innen. Plumco hat Revu als eines der ersten belgischen Unternehmen für HLK und energieeffiziente Installationen eingesetzt und die Vorteile einer frühen Anwendung genutzt. Papier verwendet Plumco heute nur noch für Rechnungen – alle Entwürfe und Pläne werden in Revu erstellt. Auf diese Weise konnte der Papierverbrauch um 92 % gesenkt werden, sodass das Unternehmen jedes Jahr Tausende von Euro spart. Zudem hat sich die Bürofläche von Plumco von 150 auf 20 Quadratmeter reduziert, wodurch Miet- und Bürokosten geringer ausfallen. Mit seinem Laptop kann Geerts von überall aus arbeiten und für ein besseres Kundenerlebnis sorgen. „Ich nutze weder Fax- noch Kopiergeräte und auch keine Archive. Alles ist in der Cloud“, so Geerts. „Mit Bluebeam können wir den gesamten Prozess digitalisieren.“

Geerts erkannte, dass es sich bei Revu um das richtige Werkzeug handelte: „Wir können intelligente PDFs erstellen und in einem einzigen Dokument zusammenarbeiten.“ Er verwendet die benutzerdefinierten Werkzeugsets von Revu, um Symbole für die Lüftungs-, Rohrleitungs-, Sanitär- und Hydraulikschemata sowie benutzerdefinierte Spalten für Messungen und Berechnungen festzulegen. Zudem nutzt er benutzerdefinierte Vorlagen, die alle für die Leitung seines Unternehmens erforderlichen Daten enthalten. Bei der Angebotserstellung hat er den Überblick über alle wichtigen Daten wie Lohnkosten, Zeitaufwand pro Einheit sowie Gewinn- und Risikobereiche. Für eine genaue Kostenermittlung kann Geerts in Echtzeit auf Unternehmensdaten zugreifen und ist so in der Lage, seinen Kund:innen schneller genaue Angebote für Projekte zu unterbreiten. Da seine Angebote von Anfang an präziser sind, kennt Geerts die Gewinnmargen bei jedem Auftrag genau und kann so die Finanz- und Ertragslage von Plumco besser einschätzen. Durch diese Werkzeuge spart Geerts ungefähr 80 % der Zeit und Kosten, die er früher für die Angebotserstellung aufwenden musste – und dazu bekommt er noch genauere Ergebnisse. „Dank Revu kann mein Unternehmen schnell und flexibel agieren. Die Gemeinkosten fallen niedriger aus, ich kann effizienter arbeiten und habe einen besseren Überblick über meine Finanzen. Mit Revu sind komplexe Dinge ganz einfach“, sagt Geerts.

Verbessern von Kundenbeziehungen

Der Umstieg von Drucker und Papier auf Bluebeam sparte Plumco nicht nur Zeit und Geld, sondern wirkte sich auch positiv auf die Kundenbeziehungen des Unternehmens aus. Einige Kund:innen haben Revu sogar in ihren eigenen Unternehmen implementiert, nachdem sie sich selbst von der Plattform überzeugen konnten.

Mithilfe von Revu kann Geerts von Beginn an ein Angebot für die gesamte Projektarbeit erstellen. Dazu gehören Fotos von bestehenden Bereichen oder vorhandenen Anlagen mit Überlagerungen neuer Entwürfe und Anlagen, um den Kund:innen und anderen Gesellschafter:innen einen Eindruck des fertiggestellten Projekts zu vermitteln. Geerts stellt eine detaillierte Aufschlüsselung aller vom Unternehmen verwendeten Geräte mit genau aufgelisteten Preisen zur Verfügung. Dabei fügt er sogar Hyperlinks zu den technischen Daten der vom Unternehmen genutzten Ausrüstung ein. So können Kund:innen von einer besonders klaren und transparenten Angebotserstellung profitieren.

Wenn ein Projekt beginnt, kann diese Transparenz mithilfe von Revu bis zum Ende des Auftrags und dem Abschluss der gesamten Arbeiten beibehalten werden. Geerts hat in Revu benutzerdefinierte Formulare erstellt, damit seine Ingenieur:innen auf der Baustelle die Aufgabenliste ständig aktualisieren können. Dadurch sehen Kund:innen oder Projektbeteiligte genau, woran gerade gearbeitet wird und was bereits abgeschlossen wurde. Außerdem kann die Arbeit auch digital genehmigt und abgenommen werden. Und alle Formulare werden einfach in der Cloud gespeichert. Falls irgendwelche Probleme oder Fragen auftauchen, halten die Projektbeteiligten über Bluebeam Studio-Sitzungen ein virtuelles Meeting zu den PDF-Plänen ab und nehmen die nötigen Änderungen vor. Dadurch entfällt ein persönliches Meeting mitsamt der Anreise. Alle Projektbeteiligten und die Mitarbeiter:innen von Plumco haben Zugriff auf den Projektfortschritt und die Zeitplanung.

Revu bietet außerdem noch viele weitere Vorteile für Ingenieur:innen und Techniker:innen auf der Baustelle. Arthur, einer der HLK-Techniker von Plumco, kann dank Revu über sein Tablet einfach auf digitale Handbücher zugreifen und Zertifikate erstellen. Dadurch wird die Kundenbetreuung nach Auftragsabschluss vereinfacht und optimiert, während die Materialien und relevanten Daten zusätzlich in einer durchsuchbaren Datenbank gespeichert werden.

Robert, der Inhaber von Dent & Car Repair, einem kleinen Karosseriebetrieb im belgischen Sint-Gillis-Waas, ist durch Plumco auf Revu aufmerksam geworden. Der Betrieb von Robert ist auf spezielle SMART-Reparaturverfahren und umweltschonende Reparaturmethoden spezialisiert. Das Unternehmen startete ein neues Projekt, das eine Fläche von 12.000 Quadratmetern umfasste. Dabei musste die Reaktionszeit sehr schnell und alles bis ins kleinste Detail nachvollziehbar sein, damit das ganze Projekt optimal ablaufen konnte. „Revu war das einzige Programm, mit dem wir den anderen Parteien alles Notwendige weiterleiten konnten … Wir sind dank Plumco auf Revu gestoßen und seitdem arbeiten wir damit.“

Mittlerweile ist es zwölf Jahre her, dass Geerts auf Revu gestoßen ist. In dieser Zeit gelang es ihm, sein Unternehmen flexibler und reaktionsfähiger, rentabler und wettbewerbsfähiger, aber auch ökologischer zu machen – alles dank Revu! Wenn er mit Kund:innen zusammenarbeitet und die Leistungsfähigkeit von Revu zum Tragen kommt, erzählt er ihnen, dass es erschwingliche und leistungsstarke digitale Lösungen für alle Probleme gibt, mit denen kleine und mittelständische Unternehmen zu kämpfen haben. Heute führt Plumco mehr Aufträge aus und schafft dies schneller und kostengünstiger. Und Geerts hat dabei die Gewissheit, dass sein Unternehmen etwas für den Umweltschutz tut.*Plumco hat seinen Sitz in Belgien und kaufte Produkte von Bluebeam über Bluefields, einem Bluebeam Platinum-Händler.