Die Stadt Las Vegas setzt mit Bluebeam Revu voll und ganz auf die digitale Transformation

Schon immer hat sich in Las Vegas alles um Zahlen gedreht: von der Anzahl der Topstars, die jährlich in der Stadt auftreten, bis hin zur Anzahl der Touristen, die hierher kommen, um Fortuna im Glücksspiel herauszufordern. Obwohl diese Zahlen sicherlich für die Geschichte der Stadt wichtig sind, sind sie nicht die einzigen, die das künftige Wachstum dieses legendären Reiseziels anzeigen. Pro Jahr erteilt die Stadt fast 20.000 Baugenehmigungen – ein Volumen, das von der Genauigkeit, der Effizienz und der Zusammenarbeit mehrerer Prüfer:innen über verschiedene Abteilungen und Zuständigkeiten hinweg abhängt. Außerdem ist das Volumen zu groß, als dass herkömmliche papierbasierte Prozesse zur Planprüfung einsetzbar wären. Was die Stadt also braucht, ist eine digitale Transformation mithilfe einer Software, die digitale bzw. elektronische Planprüfungen zwischen Flächenentwickler:innen und städtischen Prüfer:innen erleichtert.

„Die IT hatte ein Projekt für ein integriertes Konzept gestartet, durch das Kunden so viele Dinge wie möglich online zur Verfügung haben sollten. Das System sollte Planung, Bau und Lizenzierung in einer Lösung vereinen“, erläutert Michael Cunningham, Deputy Director, CBO, Stadt Las Vegas. „Für Planprüfungen und Markierungen war Bluebeam für uns das beste Produkt seiner Klasse. Wir suchten allerdings nicht einfach nur nach dem ‚Besten‘. Wir brauchten eine erstklassige Lösung, die API-Integrationen bietet, sodass das Synchronisieren mit Systemen wie Infor, einem branchenführenden System für Stadtentwicklung und -regulierung, das bestens für Genehmigungen geeignet ist, möglich ist. Die Integration mit Bluebeam Revu bemerkten die Benutzer praktisch nicht, sodass Links automatisiert werden konnten“, ergänzt Rick Virmani, Development Services Systems Manager.

„Dank Menschen wie unserem Building and Safety Director Kevin T. McOsker, dem CBO und der Stadtverwaltung, welche die Umstellung sowie Finanzierung unterstützte, konnten wir zusammen mit der IT letztlich eine digitale Plattform zur Verfügung stellen“, so Yolanda Palomo, Process Review Coordinator. „Wir wollen als innovative Stadt wahrgenommen werden und bei der Modernisierung zur Unterstützung der Industrie eine führende Rolle spielen.“

Herausforderung

Nach dem bisherigen Verfahren der Stadt generierten technische Fachkräfte für eingereichte Pläne zunächst eine Projektnummer im Genehmigungssystem, die dann manuell auf die Pläne gestempelt wurde. Zur leichteren Handhabung und Auffindbarkeit wurde an die Dokumente zusätzlich eine Nummer auf einem physischen Etikett gehängt. Anschließend wurden die Pläne von Verwaltungsmitarbeiter:innen in das Genehmigungssystem der Stadt eingecheckt und in einem „aktiven“ Archiv für die Prüfenden hinterlegt. Wenn die Planprüfer:innen ein bestimmtes Projekt prüfen wollten, schickten sie eine E-Mail mit der jeweiligen Plannummer an die Verwaltungskräfte. Dann gingen sie persönlich zum Archiv, um die Pläne dort abzuholen. Die Verwaltungsmitarbeiter:innen suchten die Pläne für die Prüfer:innen heraus und checkten sie aus dem System aus. Nach abgeschlossener Prüfung gaben die Prüfenden die Pläne zurück. Die Verwaltungskräfte checkten die Dokumente anschließend wieder in das System ein und hinterlegten sie erneut im Archiv. „Normalerweise gab es mindestens drei bis vier verschiedene Abteilungen, die einen Plan prüfen und diesen Prozess befolgen mussten“, erklärt Palomo. „Wenn alle Prüfungen abgeschlossen waren, stellten die technischen Fachkräfte den endgültigen Plan zusammen, bestätigten, dass alle Seiten enthalten waren, fügten bei Bedarf zusätzliche Stempel hinzu und erstellten einen Satz Kopien für die Kund:innen. Diese Kopien wurden im Archiv aufbewahrt und den Kund:innen nach Zahlung der Genehmigungsgebühren ausgehändigt.“

Da alle Planprüfungen auf Papier erfolgten, konnte jeweils nur eine Abteilung ein Projekt prüfen. „Wir haben fünf Abteilungen–  Ingenieurwesen, Architektur, Maschinentechnik, Elektro- und Sanitärinstallation sowie Flächenentwicklung –, die jeden Antrag prüfen“, erklärt Palomo. Je nach Projekt können auch Bereiche wie Verkehr, Kanalisation und Brandschutz beteiligt sein. Die durchschnittliche Prüfzeit der einzelnen Abteilungen kann dabei pro Prüfung wenige Tagen bis eine Woche oder mehr betragen. Dazu kommen dann noch Zeitaufwand und Kosten für Druck und Versand bzw. Kuriere, damit die Pläne die nächsten Prüfenden erreichen.

Manchmal gingen Papierpläne verloren, weil die Person, die sie prüfte, nicht vermerkt hatte, dass sie die Pläne gerade hatte. Das führte dann zu zeitraubenden E-Mails an die gesamte Abteilung, um die Pläne wiederzufinden. Papierpläne nehmen darüber hinaus viel Platz ein. In Las Vegas bedeutete das, dass sich die Stadtverwaltung um drei verschiedene Lagerflächen plus 70 % einer 20.000 Quadratfuß (1.858 Quadratmeter) großen Lagerhalle für die Aufbewahrung alter Pläne kümmern musste. Nachdem ein Plan von allen Abteilungen geprüft wurde, mussten finale Mylar-Drucke erstellt und zur abschließenden Unterzeichnung an fünf Versorgungsunternehmen gesendet werden. Erst dann konnte die Stadt den Plan genehmigen. Dieser Prozess dauert sechs Wochen und verzögert Projektstarts.

Lösung

Die Stadt entschied sich für Bluebeam Revu als Einzellösung, mit der sich Planung, Bau und Lizenzierung in einer digitalen Kollaborationsumgebung vereinen lassen. Dabei wurden die offenen API-Funktionen von Bluebeam für die Integration in Infor genutzt – ein Genehmigungssystem, das standortbezogene Links zu Plänen für Antragsteller:innen und Planprüfer:innen bereitstellt. Rick Virmani und sein IT-Team entwickelten die Arbeitsabläufe und gestalteten die Automatisierung.

„Was mir an Revu besonders gefällt, ist die Lizenzverwaltung“, erklärt Virmani. „Im Lizenzierungsportal von Bluebeam können wir nachvollziehen, wer wann auf die Software zugegriffen hat. Aus Sicht der IT ist das alles sehr leicht zu handhaben. Der ausschlagende Vorteil von Bluebeam Revu für unsere Zwecke ist jedoch ohne Frage Bluebeam Studio.“

Die Stadt Las Vegas nutzt Studio viel und gerne. So können Mitarbeiter:innen aller Abteilungen die von anderen erstellten Notizen und Markierungen sehen, wodurch Probleme viel leichter besprochen werden können. Außerdem können Planprüfende Kund:innen zu einer Studio-Sitzung einladen, um Kommentare direkt zu klären. „Die gleichzeitigen Prüfungen sind wirklich toll, denn wir sparen beim gesamten Prozess Zeit“, so Cunningham.

„Früher bekamen wir mehrere Papierexemplare, da wir zur Bewältigung des Volumens und für spezifische Projekte Berater:innen einsetzen. So hatten wir also einen Satz Kopien für die Stadt Las Vegas, einen für die Kund:innen und manchmal einen dritten für spezielle Inspektionen. Am Ende des Projekts mussten wir alle Sätze vollständig durchgehen und die Pläne vergleichen, um sicherzugehen, dass nicht einer der Sätze aktualisiert wurde und der andere nicht. Mit Revu fällt das nun alles weg“, berichtet Cunningham.

Mithilfe der branchenführenden Funktionen wie der Markierungsliste und dem Werkzeugkasten von Bluebeam lassen sich Prüfungen standardisieren, indem etwa digitale Prüfstandards wie Farbschemas zur Kennzeichnung von Gewerk, Standort, Zuständigkeit usw. eingeführt werden. Dadurch hat sich der Online-Einreichungsprozess verbessert: Die Dateneingabe wurde für die Mitarbeitenden optimiert und Kund:innen können Anträge einfacher einreichen. Das verbessert die Produktionszeiten und die Stadt Las Vegas kann mehr Projekte abwickeln. „Auf der Website von Bluebeam kann man auch Vorlagen für einige gängige Markierungen herunterladen. Die haben wir dann auch implementiert. Jetzt haben wir einheitliche und leicht verständliche Markierungen, durch die wir Prüfungen schneller und viel einfacher durchführen können.“

Vor der Einführung von Bluebeam Revu beauftragte die Stadt US CAD, einen Bluebeam Händler mit Platinum-Status, um Mitarbeiter:innen in der Nutzung von Revu zu schulen. „Die Schulung wurde teils vor Ort und teils als Fernschulung durchgeführt. Bei anschließenden Frage-Antwort-Runden wurden alle restlichen Fragen geklärt. Heute haben wir in jeder Abteilung einige Mitarbeitende, die dieses System besonders gut kennen und anderen die Software in kleineren Gruppen näherbringen können“, erzählt Palomo. Mitarbeiter:innen und Planprüfer:innen der Stadt bedienten sich darüber hinaus auch der vielen YouTube-Videos und On-Demand-Lernprogrammen von Bluebeam sowie der Suchleiste des technischen Supports auf der Website von Bluebeam.

Revu ist leistungsstark (und auch ein Glücksfall)

Im August 2019 schaltete die Stadt Las Vegas die Online-Einreichung über Bluebeam Revu live. Dabei bestand das Ziel darin, das Online-Verfahren für Kund:innen und die Dateneingabe des eigenen Personals zu optimieren, um die Produktionszeiten zu verkürzen. Sechs Monate später, als die Welt aufgrund der Coronapandemie zum Stillstand kam, sollte sich dieser Schritt als Glücksfall erweisen.

„Unser Volumen beträgt etwa 15.000 bis 20.000 Genehmigungen pro Jahr. Im Monat führen wir ca. 1.653 Prüfungen in etwa 500 Projekten durch. An jedem dieser 500 Projekte sind diverse Prüfer beteiligt und plötzlich kommt Corona und wir werden nach Hause geschickt“, berichtet Palomo. „Wie bekommt man Papierpläne zu fünf verschiedenen Prüfern an fünf verschiedenen Orten? Wenn wir Revu nicht gehabt hätten, wären wir mindestens mehrere Wochen lang vollständig lahmgelegt gewesen und Projekte hätten sich um Monate verzögert.“

„Man muss sich das so vorstellen: Zwischen den einzelnen Planprüfern liegen zwei bis drei Tage Wartezeit. Sie müssen herkommen, den Plan abholen und mit nach Hause nehmen. Dann wartet man zwei Wochen, bis sie fertig sind und den Plan zurückbringen, damit ihn der nächste Prüfer prüfen kann – danach steht der Plan noch ein oder zwei Wochen unter Quarantäne“, so Palomo weiter. „Es wäre ein Albtraum gewesen. Aber Revu war unsere Rettung, weil wir im März sofort reagieren konnten. Die IT hat uns Laptops für Mitarbeiter geliehen, die welche brauchten, um im Homeoffice arbeiten zu können, und wir verschwendeten keine Zeit. Da Studio in unser Genehmigungssystem Infor integriert war, hatten Prüfer und Kunden die Links zu den Plänen direkt verfügbar. Sie konnten also an der Studio-Sitzung teilnehmen und Pläne von überall aus sofort prüfen. Abgesehen von der Zeit, in der wir auf die Laptops gewartet haben, glaube ich nicht, dass wir wegen Corona irgendwelche Ausfallzeiten hatten.“

Die Stadt konnte während der Coronapandemie die Projekte nicht nur am Laufen halten, sondern uns gelang es auch, den früher aus acht Schritten bestehenden papierbasierten Prozess auf vier Schritte zu verkürzen. So konnten bei jeder Prüfung direkt Tage und Wochen eingespart werden. „Ich habe tolles Feedback erhalten“, so Palomo erleichtert. „Wir hatten einen Kunden mit einem Krankenhausprojekt, der seine Einsparungen auf 4.930 $ (4.840 €) schätzt, allein weil das Unternehmen jetzt papierlos arbeiten kann und sich die Zeit für Fahrten zu uns spart. Man war dort sehr glücklich darüber, alles online einreichen zu können und nicht ein einziges Mal zu uns ins Büro kommen zu müssen.“

Die Planprüfer:innen und das Verwaltungspersonal nutzen diese Zeit jetzt für produktivere Arbeiten und die Kosteneinsparungen allein durch die Reduzierung von Papier brachten den hiesigen Industriekunden Einsparungen in sechsstelliger Höhe.

Schlussfolgerung

Palomo und ihr Team haben erkannt, welchen Nutzen ihnen die digitale Transformation mit Bluebeam bringt. Daher planen sie, den elektronischen Prüfprozess künftig weiter zu optimieren. „Wir glauben, dass die Software Kunden und der zuständigen Genehmigungsinstanz enorme Vorteile bietet“, so Palomo. „Kunden sparen Zeit und Geld, weil das Drucken entfällt und sie nicht zu uns ins Büro fahren und hier Wartezeiten einplanen müssen. Wir als zuständige Behörde können die Effizienz bei der Planprüfung steigern und so den Zeitrahmen verkürzen. Davon profitieren auch die Kunden und die Stadt. Außerdem ermöglicht uns die Technologie, in allen Notsituationen flexibel und schnell zu agieren, denn wir haben sofort Zugriff auf Gebäudepläne.“

„Da wir nun weniger Papier verbrauchen und da auch weniger Kunden direkt zu uns ins Büro kommen, verringern wir zudem unseren CO₂-Fußabdruck, sodass unsere Prozesse nachhaltiger werden“, bekräftigt Palomo. „Darüber hinaus können Kunden ihre Anträge heute rund um die Uhr einreichen. Etwa 30 % der Anträge werden eingereicht, wenn die städtischen Büros geschlossen sind. Außerdem konnten wir zwei Archive aufgeben. Es gibt jetzt noch einen kleinen Raum, den wir für die Aufbewahrung von Projektplänen nutzen, die noch auf Papier, also vor der Einführung von Bluebeam, genehmigt wurden. Somit sind die einzigen papierbasierten Dokumente, die noch in unser Lager kommen, historische Pläne, die bald ebenfalls digitalisiert und archiviert werden.“