Revu für Prüfungen: Digitale Projektabwicklung bei Arup

Bei Arup sind über 14.000 Spezialist:innen aus mehr als 90 Disziplinen in über 34 Ländern angestellt. In Australasien beschäftigt Arup Fachkräfte mit vielfältigen Fähigkeiten und Berufsausbildungen an insgesamt zwölf Standorten, die Projekte in Australien, Neuseeland, Singapur, Indonesien und Malaysia realisieren. „Arups erstes Projekt in Sydney war das Sydney Opera House. Das hat uns überhaupt erst nach Australien geführt“, erklärt Arups Senior Technician Ben Taylor. Das Gebäude ist weltweit nicht nur für sein Design und seine strukturelle Ästhetik bekannt, sondern belegt auch Arups Einsatz für digitales Design. Es war eines der ersten Projekte, bei dem die computergestützte Modellerstellung zum Einsatz kam – in diesem Fall für die Segelstrukturen. „Das zeichnet uns aus. Wir waren die Ersten, die Modellierungssoftware genutzt haben. Andere Unternehmen hätten das bei einem solchen Projekt nicht gewagt. Es wäre ihnen zu riskant oder nicht rentabel genug erschienen. Aber wir tun Dinge, zu denen andere nicht in der Lage sind.“

Von manuellen zu digitalen Prozessen

Da das Team von Arup bei der Projektabwicklung gezielt auf die Nutzung von Technologie setzen wollte, begab es sich auf die Suche nach Möglichkeiten, um seine Prozesse büro- und projektübergreifend zu standardisieren, für erhöhte Effizienz und Qualität zu sorgen und eine Reihe von Risiken zu mindern. „Die ursprüngliche Herausforderung unseres Transportteams bestand darin, den Prozess der Markierungsprüfung zu digitalisieren und ihn auf eine Art und Weise zu dokumentieren, die Papier überflüssig macht“, erzählt Russell Bunn, Regional CAD Lead des Arup-Teams für Transport, Umwelt und Ressourcen in Australasien. Bestimmte Projekte stellten für Arup auch in Bezug auf die Qualität der verfügbaren Bestandspläne und -scans eine Herausforderung dar. „Bei einem Großteil unserer Arbeit nutzen wir Pläne bestehender Gebäude, an denen Arup in der jeweiligen Stadt gearbeitet hatte. Wir haben also all diese alten Pläne, die nicht mit CAD erstellt, sondern einfach nur eingescannt wurden. Die Qualität der Scans ist dementsprechend niedrig“, erklärt die Bauingenieurin Henna Chapman. „Bluebeam hilft mir dabei, diese Scans unseren Anforderungen anzupassen und mit Markierungen zu versehen.“

Die Qualitätsmängel und Ungenauigkeiten der Markierungen und Pläne und die damit einhergehende Frustration spornten das Team von Arup dazu an, Revu zu implementieren. Nach dem Herunterladen der Testversion dauerte es nicht lange, bis James Cannam, Mechanical Building Services Engineer bei Arup, erkannte, dass sich der Einsatz lohnen würde. „Wir erhalten viele PDFs und Pläne von Architekten. Flächen, Abstände und Verbindungen schnell messen zu können, ist daher essenziell für unsere Arbeit. Es ist wirklich hilfreich, dass wir diese Informationen rasch entnehmen, markieren und messen können.“ Die präzise Skalierung von Revu ist ebenso wichtig, findet Chapman. „Revu behält eine einheitliche Skalierung bei, weshalb ich eigentlich gar keine andere Markierungssoftware nutze. Das Messwerkzeug in Bluebeam lässt sich kalibrieren und alles andere kann danach skaliert werden.“ Die leistungsstarken PDF-Funktionen von Revu lösten viele der Qualitätsprobleme, die das Team bei den Bestandsplänen und -scans festgestellt hatte. Mit der Zeit wirkten sich die Funktionalitäten auch positiv auf andere Aspekte des Planprüfungsprozesses aus. „Dank Revu verbringe ich viel weniger Zeit damit, jede einzelne Seite manuell zu prüfen“, freut sich Taylor. „Das Programm hat sich auch als hilfreich bei Prüfungen von anderen Projekten oder Dokumenten von Kunden erwiesen, an denen ich nicht direkt arbeite. Es erlaubt mir, die Dateien automatisch zu filtern und nach dem für mich Wesentlichen zu schauen. Die Arbeit wird dadurch einfacher, dass ich die Pläne von Architekten in Bluebeam in einem einzigen Prozess mit Markierungen versehen, diese anschließend kopieren und in die neuen Pläne einfügen kann, ohne die Arbeitsschritte wiederholen zu müssen. Wir haben zu Beginn mal nachgerechnet und festgestellt, dass wir die Kosten für Revu innerhalb von ein paar Monaten wieder reingeholt hatten. Das Programm macht es mir außerdem unglaublich einfach, PDFs zu erstellen und zu bearbeiten.“

Die Vorteile der Digitalisierung von Prozessen innerhalb der Standards von Arup haben sich nicht nur bei der Projektabwicklung, sondern auch in Form von Papiereinsparungen und einem höheren Mitarbeiterengagement bemerkbar gemacht. „Bevor wir Revu genutzt haben, lief es ungefähr so bei uns ab: Wir bekamen PDF-Dokumente von Architekten, druckten sie aus, fügten Markierungen mit Rotstift hinzu, scannten die Dokumente ein und schickten sie zurück. Jetzt müssen wir die PDF-Dateien nicht mehr ausdrucken. Wir können sie digital bearbeiten“, erklärt Bunn. „Revu hat uns wirklich geholfen, den ersten Schritt in Richtung eines papierlosen Büros zu machen.“ Den Papierverbrauch und die damit verbundenen Kosten zu senken, war ein zusätzlicher Pluspunkt der Umstellung. Der eigentlich greifbare Wert zeigte sich jedoch in Form einer besseren Zusammenarbeit. „Revu zahlt sich für uns am meisten aus, wenn wir mit Markierungen arbeiten. Die Möglichkeit, Texte zu ändern und Markierungen zu messen – das waren die Funktionen, die uns überzeugt haben. Dann haben wir immer mehr Funktionen entdeckt, die unsere Arbeitsabläufe ungemein verbessert haben. Es ist mehr als nur ein PDF-Werkzeug.“

Zusammenarbeit in Echtzeit und Minimierung von Risiken

Angesichts der Größe und Komplexität seiner Projekte arbeitet Arup häufig nicht nur mit Projektpartnern zusammen, sondern auch mit globalen Stakeholdern und Büros auf der ganzen Welt. Um Fehler zu verhindern, ist die Kommunikation unter allen Beteiligten von zentraler Bedeutung. Das gilt besonders für sehr umfangreiche Projekte. Fehler, die bei Nacharbeiten entstehen und der Rentabilität insgesamt schaden, sind dabei keine Seltenheit. Dieselben Fehler können sogar die Sicherheit auf der Baustelle gefährden. Da sich das Team von Arup bewusst war, wie wichtig die Kommunikation innerhalb des Teams ist, entschied es sich, einen digitalen Bereich für die Zusammenarbeit an PDF-Dokumenten zu nutzen. Bluebeam Studio-Sitzungen – ein Arbeitsablauf innerhalb von Revu – ermöglichen den Teammitgliedern, in Echtzeit zusammenzuarbeiten. Bunn erklärt: „Ich denke, dass Bluebeam viele Erwartungen erfüllt. Die Risikosenkung ist dabei ganz entscheidend. Es verbessert wirklich die Kommunikation im Team, denn mit Revu können wir effizienter arbeiten und uns sicher sein, dass jeder einzelne Plan die gleichen Markierungen an der gleichen Stelle mit den gleichen Informationen hat.“

Prozesse effizient und einheitlich abzuwickeln, ist eine Sache, aber eine Sitzung zu öffnen und von überall auf der Welt aus zusammenarbeiten zu können, ist eine ganz andere. „Wir hatten vorher kein wirksames Verfahren, um in Echtzeit zu kommunizieren und Markierungen einzureichen. Alles ist über E-Mails gelaufen, was überhaupt nicht effektiv war“, bedauert Taylor. „[Bluebeam] Studio löst diese Probleme. So kann ein Mitarbeiter in London Pläne mit Markierungen versehen, welche dann – während wir parallel normal weiterarbeiten oder miteinander telefonieren – live an das Büro in Sydney übertragen werden. Das beugt sämtlichen Unklarheiten und Missverständnissen vor, die in E-Mails und ähnlichen Kommunikationswegen entstehen.“ Live-Kommentare helfen dabei, eine zentrale Informationsquelle für die Projekte von Arup zu schaffen, anhand derer Projektpartner den Prüfungsfortschritt schnell erfassen können. „Die Markierungsaktivität wird aufgezeichnet ebenso wie die darauffolgende Änderung, die anschließend von der Person bestätigt wird, die sie vorgenommen hat und natürlich auch von denjenigen, die den Plan und den Prozess prüfen. Das Endprodukt wurde also angemessen von Kollegen geprüft und kann dem Kunden guten Gewissens bereitgestellt werden“, so Russell. Laut Taylor gehen schnellere Kommentier- und Genehmigungsverfahren mit einem schnelleren Fortschritt und einer höheren Produktivität auf der Baustelle einher. „Wir nutzen Studio für all unsere interdisziplinären und fachübergreifenden Projektprüfungen, indem wir auf unsere eigenen Tool Chests in Revu zurückgreifen und anschließend alle damit verbundenen Qualitätssicherungsvorgänge aufzeichnen. Diese Informationen werden zurück an die Leiter der jeweiligen Disziplinen gesendet, welche so schneller auf die Kommentare und Prüfungen eingehen können.“ Dass alle Beteiligten in einer digitalen Umgebung zusammenarbeiten, ist ein Aspekt von Studio, der auch die Arbeit der Projektteams von Arup verändert hat. „Die Möglichkeit, Schnittstellen mit anderen gängigen Datenumgebungen wie ProjectWise^® zu nutzen, hat uns sehr geholfen“, bemerkt Russell. „Wir hosten unsere Projekte auf ProjectWise und können sie anschließend in Bluebeam Studio prüfen. Natürlich ist auch die Interaktion zwischen den beiden Plattformen möglich. Das ist eine äußerst ergiebige Verbindung, die andere PDF-Anwendungen nicht bieten.“

Die Standardisierung von Leistungen und ein Blick in die Zukunft

Mit dem Wachstum von Arup ging eine verstärkte Nutzung von Revu für die Projektabwicklung einher. Unser Erfolg mit der digitalen Zusammenarbeit hat mittlerweile auch die regionalen Arbeitsabläufe von Arup verändert. „Statt irgendwelche Schaltflächen in der Werkzeugleiste anzuklicken, nutzen wir personalisierte Tool Chests in Revu für unsere Markierungs- und Prüfungsaktivitäten“, erklärt Bunn. „Diese Tool Chests wachsen täglich – sowohl in Bezug auf ihre Größe als auch auf ihre Komplexität – und wir wenden sie für verschiedene Disziplinen an: nicht nur für Transport und Ressourcen, sondern auch für Fakturierung, Schienenverkehr und alle anderen Disziplinen, die diese Werkzeuge nutzen möchten.“ Taylor deutet an, dass Revu für das Unternehmen in Zukunft eine noch größere Rolle bei der digitalen Projektabwicklung spielen wird. „Innerhalb bestimmter Disziplinen haben sich bereits Standards für die Tool Chests herausgebildet“, bestätigt er. „Wenn nötig, passen wir das Programm also für spezielle Nischenanwendungen an, doch wir versuchen bereits bestehende Standards automatisch auf der ganzen Welt einzuführen.“

Der Einsatz von Revu und Studio hat Arup dabei geholfen, seine hohen Projektabwicklungsstandards aufrechtzuerhalten. Zudem fühlten sich verschiedene Projektpartner des Unternehmens durch die Zusammenarbeit dazu motiviert, die Technologie selbst für die Erstellung von Leistungen zu nutzen. „Wir haben Revu mittlerweile für eine ganze Reihe von Projekten genutzt, bei denen wir mit externen Partnern zusammenarbeiteten. Viele dieser Partner entschieden sich anschließend, Revu für sich selbst zu nutzen, da sie erlebt hatten, welche Funktionen ihnen dort zur Verfügung stehen und wie sehr ihre Arbeit davon profitiert. Wir setzen Revu so ein, dass wir all die wunderbaren Funktionen und Werkzeuge von Bluebeam auch dann nutzen können, wenn unsere Projektpartner Bluebeam nicht selbst verwenden möchten“, betont Taylor. „Wenn man einmal mit der Nutzung angefangen hat, gibt es eigentlich kein Zurück mehr. Ich wüsste nicht, wie wir je zu unserer früheren Arbeitsweise zurückkehren könnten.“

In seinem Innovationsbestreben pflegt das Team von Arup einen organischen Technologieansatz, der dem Unternehmen einen nachhaltigen Vorsprung sowohl in Bezug auf seine Projektmöglichkeiten als auch auf seine Personalvermittlung verschafft. James Cannam weiß diesen Vorsprung zu schätzen. „Wir möchten niemanden zu etwas drängen. Wir sind immer schon so vorgegangen, dass wir den Menschen alle Werkzeuge zur Verfügung gestellt haben und sie selbst entscheiden ließen, welche davon sie benutzen wollen. Es gibt keine Vorgabe, dass sich alle in diese Richtung bewegen sollen. Es geht eher darum, dass die Menschen das Werkzeug nützlich finden und es von sich aus verwenden wollen. Und wir haben uns so weit entwickelt, dass wir jetzt aufgabenbasiertes Arbeiten einsetzen, was fantastisch ist.“ Russell ist sich sicher, dass diese Innovationskultur, die den Mitarbeitenden große Freiheiten gibt, auch der Schlüssel ist, um künftige Führungskräfte für das Unternehmen zu gewinnen. „Einige unserer Initiativen für die digitale Transformation waren unglaublich hilfreich dabei, die Art von Talenten anzuziehen, nach denen wir bei Arup suchen. Menschen, die sich nicht mit dem Standard zufriedengeben, die nicht akzeptieren, dass unsere Art der Herangehensweise immer die beste ist, und die versuchen, etwas Neues auszuprobieren.“