Wie konnte Arcadis die Kommunikation und Effizienz mit Bluebeam verbessern?

Viele Projekte, ein System

Steven Coyle, Digital Lead bei Arcadis, erzählt: „Ich bin dafür verantwortlich, dass unsere Projekte effizient durchgeführt werden, indem ich unser Risiko durch den Einsatz digitaler Technologien reduziere, für den Einsatz von Designautomatisierung, Computational Design und anderen Prozessen sorge und das Alles global skaliere und unsere Mitarbeitenden dazu ermutige, neue Fähigkeiten zu erlernen und sich weiterzuentwickeln.“ Coyle arbeitet auch an einer Reihe von Projekten in allen Geschäftsbereichen Australiens.

„Unsere digitale Strategie basiert auf Standardisierung, Automatisierung und Datenzentrierung“, sagt Coyle. „Durch die Nutzung der Funktionen von Bluebeam wie Studio-Sitzungen haben wir eine zentralisierte Verwaltung all unserer Kommentare und Prüfungen eingerichtet und verfügen über ein standardisiertes Verfahren für unsere Markierungen, einen Qualitätskontrollprozess.“Je breiter der Leistungsumfang ist, desto wichtiger ist es, einen Ort zu haben, an dem alle Bemühungen zusammengefasst werden können. Durch die Verwendung der verschiedenen Funktionen von Bluebeam können die Teams ihre zahlreichen Vorgänge unter einem Dach vereinen und so eine sinnvollere und effektivere Zusammenarbeit erreichen.

Kommunikation steht an erster Stelle

Sergio Fuentes, Associate Technical Director of Digital Engineering für den Geschäftsbereich Civil Infrastructure im australischen New South Wales, meint, dass diese organisatorischen Kapazitäten für die effektive Kommunikation des Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind.

„Es gab zwei Sachen, die Arcadis dazu veranlasst haben, Bluebeam zu verwenden“, erzählt er. „Zum einen die Koordination und Zusammenarbeit. In Anbetracht der Größe unserer Projekte, ihrer Komplexität und der Anzahl unserer Stakeholder mussten wir eine effektive Art der Kommunikation finden, und Bluebeam hat sich dafür angeboten.“

Und die andere Sache? „Genauigkeit und Präzision“, sagt Fuentes. Er erzählt, dass Bluebeam ein wichtiger Teil des Software-Stacks sei, um Verantwortlichkeiten festzulegen. „Kollegen wie Steven und Angeline (Kisses) als unsere Bluebeam Experten zu haben, hat uns sehr geholfen, Informationen an Leute wie mich weiterzugeben. Dadurch konnten sie auch Best Practices und SOPs entwickeln, mit denen wir unsere Projekte standardisieren können“, so Fuentes.

Vereinfachen der Zusammenarbeit

Als leitender CAD-Techniker und Experte für Bluebeam im Team hat BIM-Manager Mark Javillo dem Kollegenkreis mitgeteilt, wie wichtig Bluebeam für Arcadis und seine eigene Arbeit bei der Prognose der Arbeitsbelastung des gesamten Teams ist.

„Bluebeam verbessert die Zusammenarbeit, indem sowohl Zeichner als auch Ingenieure in Echtzeit auf dasselbe Dokument mit derselben Version zugreifen können, was Missverständnisse reduziert und die Einheitlichkeit von Projektupdates gewährleistet“, sagt er.

Die Software hat seine Arbeitsabläufe in vielerlei Hinsicht vereinfacht. „Vor der Einführung von Bluebeam wurde eigentlich alles manuell erledigt“, so Javillo. Dies war bei dem multinationalen Team von Arcadis besonders kompliziert und hat zu Wartezeiten und Verschwendung geführt. „Es war wirklich wichtig, dass wir diese Informationen zentralisieren“, meint Javillo. „Wir haben Hot Desks im Büro, also haben wir keine Dinge mehr, die wir mit uns herumtragen.“

Kisses Montes, Principal Structural CAD Technician in der Arcadis-Niederlassung in Manila, sagt, dass Bluebeam ihre Prozesse bei der Prognose der Arbeitsbelastung des Teams verbessert hat. „Vor der Einführung von Bluebeam wurde eigentlich alles manuell erledigt“, so Montes. „Wenn Architekten in Manila mit Kollegen in Australien zusammenarbeiteten, haben sie ihre Markierungen gemacht und diese an uns zurückgeschickt, wobei die Leute Pläne und Berichte ausdruckten, sie markierten und wieder einscannten. Das Problem ist, dass Markierungen an mehreren Stellen gemacht wurden. Das trägt alles zur CO₂-Bilanz bei. Daher ist es wirklich wichtig, dass wir diese Daten zentralisieren. Wir nehmen keine Markierungen mehr auf Papier vor.“

„Mithilfe von Bluebeam konnten wir alle unsere Teams für Projekte zusammenbringen“, so Javillo und fügt hinzu, dass die Software die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teams erheblich verändert hat. Montes erklärt: „Mit Bluebeam konnten wir die Wartezeit von mindestens 2 Tagen bei Planprüfungen verkürzen. Markierungen werden jetzt in Echtzeit eingearbeitet.“

Das Feedback zu seinen Bemühungen war überwältigend positiv. „Wir haben jetzt einen globalen Qualitätsmanager, der tatsächlich an unsere Tür klopft und sagt: Das sieht gut aus. Wie können wir das skalieren?“, erzählt Steven. „Durch die Einführung dieser Art von Technologien können wir im Grunde nur einen Versuch wagen und einfache Prozesse anwenden, um unsere Mitarbeiter weltweit zu unterstützen.“

Erstellen von benutzerdefinierten Lösungen

Das Arcadis-Team und Javillo haben Bluebeam genutzt, um den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. „Als wir Bluebeam wirklich verstanden hatten, wollten wir alles aus dem Programm rausholen“, führt er weiter aus. „Und so gut es auch in der Standardversion war, wollten wir es anpassen. Wir wollten es an unsere eigene geschäftliche Nutzung und unsere eigenen Anwendungsfälle anpassen.“

Nachdem er herausgefunden hatte, wie er die Software optimal einsetzen konnte, um die individuellen Anforderungen des Teams zu erfüllen, konnte er diese Vorteile an sein Team weitergeben. „Wir müssen sicherstellen, dass unsere Mitarbeitenden die Vorteile der Plattformen voll ausschöpfen, um ihre Aufgaben bei einem bestimmten Projekt zu erfüllen“, meint Javillo. „Deshalb haben wir Toolkits und Profile etabliert.“

Diese Werkzeuge ermöglichen es den Beteiligten, ihre Rollen schnell zu identifizieren, die benötigten Tools zu verwenden und den Überblick darüber zu behalten, welche Phasen ein Projekt bereits durchlaufen hat, Kommentare abzuschließen und effektiv voranzukommen.

Sowohl auf der Kundenseite als auch intern haben diese Prozesse es Javillo und dem Rest des Arcadis-Teams ermöglicht, noch effizienter zusammenzuarbeiten. „Wir haben nicht nur die Betriebsindikatoren verbessert und vereinfacht, sondern auch die digitale Zusammenarbeit mit den Kunden und das Joint Venture mit seinen Funktionen verbessert“, erzählt Javillo.

Bei einem globalen Team, das koordiniert werden muss und von denen viele von Zuhause aus arbeiten, hat sich Bluebeam laut Javillo positiv auf die mitarbeiterorientierte Unternehmenskultur ausgewirkt. „Eine weitere Möglichkeit zur Erfolgsmessung ist die zunehmende Zusammenarbeit bei der Arbeit von Zuhause aus“, sagt er. „Flexible Arbeitsregelungen, Teams in verschiedenen Ländern und Bundesstaaten.“

Durch die Nutzung von Bluebeam als Ort für die Vernetzung und Zusammenarbeit sind die Beteiligten in der Lage, Aufgaben effizienter von ihrer To-do-Liste zu streichen und ihre Produktivität zu steigern.

Für andere Unternehmen, die die Implementierung von Bluebeam in Betracht ziehen, hat Javillo einen Ratschlag. „Fangen Sie klein an“, meint er. „Konzentrieren Sie sich auf ein kleines Projekt. Erfassen Sie Ihre Anforderungen als Unternehmen und auch die Bedürfnisse der Kunden.“

Mit seinem Schwerpunkt auf Vernetzung und Zusammenarbeit half Bluebeam dem Arcadis-Team, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und auf globaler Ebene effektiver und effizienter zusammenzuarbeiten.