Brosnan, ein Bauunternehmen mit fünf Niederlassungen in ganz Neuseeland und einem großen, multidisziplinären Team, stand vor großen Herausforderungen beim Austausch, der Kommentierung und der gemeinsamen Bearbeitung von PDF-Dokumenten. Die Abhängigkeit von verschiedenen Softwareprogrammen wie Adobe und Microsoft Edge führte zu inkonsistenten Arbeitsabläufen, Ineffizienzen und Schwierigkeiten bei der Bearbeitung großer Mengen von Plänen, technischen Daten und Verträgen.
„Unser bruchstückhaftes System hat einfach nicht funktioniert“, sagt Richard Ertel, Chief Information Technology Officer bei Brosnan. „Es war wichtig, auf eine einheitliche und sichere Lösung umzusteigen, da wir mit großen Mengen an Dokumenten umgehen. Eine zentrale Plattform würde den Austausch und die Prüfung von Dokumenten erheblich beschleunigen.“
2022 hat Brosnan Bluebeam mit 10 Lizenzen getestet, um dessen Potenzial als einheitliche Lösung zu bewerten. Das Feedback war überwältigend positiv. Heute nutzt das Unternehmen mehr als 140 Lizenzen.
Projektziele
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, hat Brosnan nach einer bauspezifischen Softwarelösung, die unternehmensweit eingeführt werden kann, gesucht, um die Arbeitsabläufe zu vereinheitlichen.
Zu den wichtigsten Anforderungen gehörten dabei folgende:
- Angepasste Markierungen zur Optimierung der Kommunikation
- Erweiterte Dokumentenkontrolle und -bearbeitung
- Integration von Bildern und Fotos für eine verbesserte Projektdokumentation
- Werkzeuge zum Kombinieren und Vergleichen von Dokumenten
- Präzise Quantifizierung von Materialkostenberechnungen zur Verbesserung der Genauigkeit
„Der Test hat uns gezeigt, dass Bluebeam schneller und intuitiver ist und es unseren Teams ermöglicht, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren, anstatt sich mit der Software auseinanderzusetzen“, so Ertel. „Der anfängliche Erfolg hat uns dazu veranlasst, die unternehmensweite Einführung zügig in Angriff zu nehmen.“
Lösung
Die Einführung eines neuen Softwaresystems in einem so großen Umfang erforderte eine sorgfältige Planung und Schulung. Um den Erfolg sicherzustellen, beauftragte Brosnan den Bluebeam Händler Cadpro mit der Durchführung umfassender, maßgeschneiderter Schulungen.
„Anfänglich gab es einigen Widerstand von Mitarbeitenden, die es gewohnt waren, mit Adobe Acrobat zu arbeiten“, so Ertel. „Die Schulung war entscheidend, um diesen zu überwinden und den Benutzern einen reibungslosen Übergang zu Bluebeam zu ermöglichen.“ Richard Ertel, Chief Information Technology Officer bei Brosnan
„Das Cadpro-Team war während des gesamten Prozesses sehr hilfreich und hat mit seinen maßgeschneiderten Schulungen sichergestellt, dass unsere Mitarbeitenden mit der Software umgehen können. Cadpro war sehr entgegenkommend und hat sich schnell um alle Probleme und Herausforderungen gekümmert. Die Einführung war ein überwältigender Erfolg.“
Bluebeam wurde in allen fünf Niederlassungen in Auckland, Wellington, Christchurch, Queenstown und Tauranga eingeführt und wird dort von Projektmanagern, Baustellenleitern, Bauleitern, kaufmännischen Leitern und Vermessungsingenieuren genutzt.
Das Unternehmen verfügt über 141 Lizenzen, die in zwei Stufen eingeteilt sind:
- 93 Core-Lizenzen: Werden Projektmanagern, Baustellenleitern, Bauleitern und kaufmännischen Leitern für die allgemeine Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit zugewiesen.
- 48 Complete-Lizenzen: Werden den Vermessungsingenieuren für erweiterte Messungen und Berichte zur Verfügung gestellt.
„Einer unserer kaufmännischen Leiter hatte Bluebeam schon vorher benutzt und fand die Software intuitiv, zeitsparend und für unsere Arbeitsabläufe perfekt geeignet.“
Richard Ertel
Chief Information Technology Officer,
Brosnan
Um den Wert von Bluebeam zu maximieren, umfasste die Schulung auch erweiterte Funktionen. Dazu gehörten die folgenden:
- Sicheres Schwärzen sensibler Inhalte
- Einbetten von 360°-Fotos und -Videos mit der Kameraaufnahmefunktion für eine bessere Dokumentation
- Verwenden von benutzerdefinierten Spalten mit Formeln für erweiterte Berechnungen
- Verknüpfen von Messdaten mit Microsoft Excel in Echtzeit über Mengenlink
- Verwenden der Funktion „Dynamische Füllung“ für präzises Markieren und Messen von Plänen
Geschäftsergebnisse
Seit der Einführung von Bluebeam hat Brosnan dramatische Verbesserungen im Hinblick auf Effizienz und Zusammenarbeit festgestellt.
„Wir legen Dokumente in SharePoint ab und Bluebeam wird zum Lesen, Bearbeiten und Markieren von PDFs verwendet“, so Ertel. „Wenn ein Team Pläne überprüfen muss, öffnet es die Datei in Bluebeam, macht seine Anmerkungen und speichert sie wieder in SharePoint. Alles ganz simpel.“
Zu den wichtigsten Vorteilen der Einführung von Bluebeam gehören:
- Gesteigerte Produktivität und Zusammenarbeit: Teams aus mehreren Niederlassungen arbeiten nahtlos zusammen, was die Prüfzyklen verkürzt und die Kommunikation verbessert.
- Plattform für konsistente Dokumentenmarkierung: Standardisierte Werkzeuge verbessern die Genauigkeit und minimieren Fehler.
- Optimierte Arbeitsabläufe: Die Mitarbeitenden verbringen weniger Zeit mit der Dokumentenverwaltung und können sich so auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
Von den ersten Tests bis zur vollständigen Übernahme hat Bluebeam Brosnans Herangehensweise an das Projektmanagement und die Dokumentenverwaltung verändert.„Bluebeam hat dazu beigetragen, unsere Arbeitsabläufe zu standardisieren und die Effizienz in allen unseren Büros zu verbessern“, so Ertel. „Die Einführung war ein überwältigender Erfolg und wir freuen uns darauf, die Möglichkeiten von Bluebeam in Zukunft noch intensiver zu nutzen.“
