Musselman & Hall optimieren Mengenermittlungen und Projektmanagement mit Bluebeam

Musselman & Hall Contractors LLC mit Sitz in Overland Park, Kansas, haben für einen Großteil des vergangenen Jahrhunderts Bauprojekte im Mittleren Westen in den Bereichen Beton, Asphalt und Schienenverkehr geleitet. In den letzten 20 Jahren hat das Unternehmen, das sich im Besitz von Mitarbeiter:innen befindet und auf langjährigen Kundenbeziehungen aufbaut, sein Arbeitsfeld über seine historischen Fachgebiete und Regierungsprojekte hinaus ausgeweitet, um mehr Generalaufträge für einen breiteren Kundenstamm anzubieten.

Wie die meisten etablierten Bauunternehmen sind Musselman & Hall mit der Zeit gegangen und haben stets aktuelle Branchentechnologien eingesetzt. Mit den richtigen Tools ist das Unternehmen n puncto Schnelligkeit, Präzision und Effizienz auf dem neuesten Stand – entscheidende Faktoren für jedes Unternehmen im Baugewerbe.

„Unser Ziel war es immer, den Veränderungen in der Technologie und auf dem Markt voraus zu sein. Das ist nicht immer einfach, aber wir bemühen uns, immer einen Vorsprung zu haben und unsere Mitarbeiter:innen mit den besten Werkzeugen auszustatten“, erklärt Kyle Van Slyke, Chief Operating Officer bei Musselman & Hall, der seit 25 Jahren im Unternehmen ist.

Im Jahr 2021 befand sich das Unternehmen jedoch hinsichtlich einer Technologieanwendung an einem Scheideweg, was besonders für das Bauplanungsteam, das für Projektakquise und Baukostenschätzungen verantwortlich ist, relevant war. Die vom Planungsteam genutzte Mengenermittlungssoftware zur Berechnung von Schätzwerten stieß an ihre Grenzen. „Die Dateien waren in einem bestimmten OST-Format, im Rahmen unserer Bauprozesse nutzten wir aber vermehrt PDFs“, erläutert Christopher Leheney, Pre-Construction Manager des Unternehmens.

OST ist ein Dateiformat, das nach Abschluss der Mengenermittlungen zu PDF konvertiert werden muss. In einer Branche, die zunehmend auf Pläne im PDF-Format setzt, erschwerte dieser zusätzliche Schritt die Arbeit. Erhielt das Unternehmen zum Beispiel PDF-Dokumente, mussten diese für die Mengenermittlung in das OST-Format und dann für die Überprüfung durch Kund:innen wieder zurück in PDF umgewandelt werden.

Das Team war auf der Suche nach einer Lösung mit nativer PDF-Bearbeitung, sodass Markierungen und andere Tätigkeiten in der Mengenermittlung nahtlos in einem Dokument durchgeführt werden konnten und die zusätzliche Arbeit entfiel.

Nach einer gründlichen Recherche entschieden sich Musselman & Hall für Bluebeam. „Wir hatten mehrere [Tools] auf unserer Liste, vielleicht vier oder fünf. Als es dann darum ging, die Details zu betrachten, unsere Anforderungen genau zu analysieren und die beste Lösung für uns zu finden, kam Bluebeam in die engere Auswahl“, berichtet Leheney.

Auswahl von Bluebeam

Letztendlich war die Entscheidung für Bluebeam und seine Funktionalitäten in der Mengenermittlung eine leichte. „Wir haben die Vor- und Nachteile abgewogen, Preise verglichen und die angebotenen Funktionen genau unter die Lupe genommen“, erläutert Leheney. Bluebeam hat alle Kriterien des Unternehmens erfüllt.

Einige neuere Mitarbeiter:innen von Musselman & Hall hatten die Softwarelösung zur Mengenermittlung von Bluebeam bereits in früheren Positionen genutzt, was dem Unternehmen bei der Entscheidungsfindung half. „Es war wirklich gut, dass sie Bluebeam bereits kannten und mit unserer Lösung vergleichen konnten. So konnten sie unsere Arbeitsweise kennenlernen und uns gleichzeitig helfen, die Änderungen im Rahmen der Umstellung auf Bluebeam zu verstehen“, fügt Van Slyke hinzu. „Auf diese Weise erhielten wir einen klaren Überblick über die Vorteile einer Umstellung.“

Die Einführung von Bluebeam für 20–30 Kalkulator:innen passierte nicht von heute auf morgen. Für eine bewusste und strategische Einführung und Implementierung musste die IT-Abteilung des Unternehmens einbezogen und außerdem ein erstes Feedback von den Endbenutzer:innen eingeholt werden. Nur so konnte die Umstellung so einfach wie möglich gestaltet und ein Gefühl für den bevorzugten Lernstil der einzelnen Mitarbeiter:innen entwickelt werden.

„So bauten wir nach und nach unseren Plan auf“, meint Leheney, „der dann innerhalb von vier bis acht Wochen mehrmals präsentiert wurde. Dabei nahmen wir Änderungen vor und stellten sicher, dass wir an alle Eventualitäten gedacht hatten und niemand im Implementierungsprozess zurückfallen würde.“

Im Hinblick auf die ersten Schulungen sagt Leheney, dass das Unternehmen lieber zu viel als zu wenig anbieten wollte. Einige Unternehmen führen zuerst eine Grundlagenschulung durch und vertiefen die Kenntnisse im Laufe der Zeit. Laut Leheney entschied sich Musselman & Hall jedoch für einen ganz anderen Ansatz. „Wir wollten ‚überschulen‘ und sicherstellen, dass die Kenntnisse bei allen Kolleg:innen über das bloße Verständnis hinausgehen“, sagt er. „Wenn man eine Software einführt, ist es einfach, zu sagen: ‚Komm, wir arbeiten uns eine Stunde lang ein. Jetzt können wir loslegen.‘ Und dann vergisst man wichtige Aspekte oder tut nicht genug, um sich weiterzuentwickeln.“

Ein weiterer Grund, warum sich das Team von Musselman & Hall für eine intensive Erstschulung entschied: Bluebeam sollte nicht nur in den Teams für Bauplanung und Kostenberechnung eingesetzt werden, sondern auch das Projektmanagement und andere wichtige Funktionen einbeziehen.

„Es war uns wichtig, dass unser Wechsel von der bisherigen Software zu Bluebeam über Mengenermittlungen hinausgeht“, erläuterte Van Slyke. „Es gab viele Einsatzmöglichkeiten für Bluebeam. Wir wollten sicherstellen, dass die Umsetzung der Änderung so durchgeführt wurde, dass die Software allen Teammitgliedern in ihren jeweiligen Rollen helfen würde.“

Die Umstellung

In der Schulungsphase und während der Umstellung auf Bluebeam nutzte das Bauplanungsteam weiterhin die bisherige Software für Mengenermittlungen. „Es gab einige Zeitpläne und Projekte, die sich überschnitten. Deshalb konnten wir die Umstellung erst später ganzheitlich vornehmen“, so Leheney. Er hatte jedoch ein Enddatum im Kopf, um sicherzustellen, dass der Schulungsprozess nicht in Verzug geriet. „Wir wollten ausgezeichnete Bluebeam Kenntnisse haben, bevor wir die alte Software endgültig ausmusterten“, berichtet Leheney.

Im Rahmen der Schulungen erkannte das Team, dass Bluebeam noch leistungsfähiger ist als anfänglich angenommen. „Bluebeam bietet einfach unzählige Vorteile“, stellt Leheney fest. Je weiter die Grundlagenschulungen voranschritten, desto mehr neue und aufregende Aspekte der Software entdeckte das Team.

„Wir wussten, dass Bluebeam eine Menge Funktionen bereitstellt. Während der Schulungen stellten wir jedoch Fragen und befassten uns eingehend mit den Unterkategorien Markierungen, Mengenermittlungen und Zusammenarbeit“, erläutert Leheney. „Die Mitarbeiter:innen haben die Grundlagen zwar ziemlich schnell verstanden, aber es hat einige Zeit gedauert, bis wir das Programm in vollem Umfang nutzen konnten.“

Alles in allem berichtet Leheney, dass es „einige Monate“ gedauert habe, bis das Team Bluebeam voll einsetzen konnte. Bis Ende 2022 konnte das Unternehmen die vorherige Mengenermittlungssoftware dann vollständig abschaffen und durch Bluebeam ersetzen. „Es hat eigentlich nur ein paar Monate gedauert, bis wir mit Bluebeam loslegen konnten. Aber um komplett von einer Software auf die andere umzustellen, dauerte es fast bis zum Ende des Geschäftsjahres. Wir mussten schließlich den Implementierungsprozess vollständig abschließen“, meint Van Slyke.

Vorteile entdecken

Die Vorteile von Bluebeam waren fast sofort offensichtlich. Neben den fortschrittlichen Mengenermittlungswerkzeugen und -funktionalitäten von Bluebeam, mit denen Kalkulator:innen ihre Arbeit schneller und präziser erledigen konnten, brachte die Software auch für die Projektmanager:innen entscheidende Verbesserungen.

„Projektmanager:innen entdeckten vorgefertigte Informationsanfragen (RFIs) in Bluebeam, die wir noch nicht kannten, und für die es im Unternehmen keinen Prozess gab“, führt Leheney aus. „Die Vorlagen und die Struktur haben den Projektmanager:innen sofort geholfen.“

Bluebeam Studio, ein Tool für die Zusammenarbeit bei der Dokumentenprüfung in Echtzeit, war für das Team ebenfalls sehr nützlich. Laut Leheney nutzen die Mitarbeiter:innen jetzt Studio-Sitzungen für die Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit bei einigen größeren Projekten.

Zwar hat das Unternehmen die Zeiteinsparungen in den Arbeitsabläufen seit der Umstellung auf Bluebeam nicht offiziell berechnet, doch laut Leheney ist die Effizienzsteigerung klar ersichtlich. Zu den bedeutendsten Effizienzgewinnen gehören dabei eine bessere und schnellere Zusammenarbeit bei der Kommunikation von Dokumentenänderungen mit den Kund:innen. „Wir können nötige Änderungen oder bestimmte Anforderungen von [Kund:innen] mit Bluebeam schneller umsetzen“, berichtet er.

„Basierend auf den von uns erstellten Angeboten sparen wir jede Woche mindestens drei bis vier Stunden pro Kalkulator:in und Angebot ein“, fügt Leheney hinzu. „Das sind insgesamt ungefähr 60 Stunden pro Monat pro Kalkulator:in.“

Auch den Kund:innen von Musselman & Hall ist dies aufgefallen. „Uns wurde gesagt, dass wir der Konkurrenz im Hinblick auf den Informationsfluss zu Kostenänderungen und allgemeinen Projektinformationen einen Schritt voraus sind“, so Leheney.

Doch die wahrscheinlich größten Vorteile der Umstellung auf Bluebeam werden intern wahrgenommen, fügt er hinzu. Da die Mitarbeiter:innen auch die Eigentümer:innen des Unternehmens sind, haben sie von Natur aus ein Interesse an dessen Erfolg. Mit einem Tool wie Bluebeam sind sie engagierter und motivierter, Geschäftsziele zu erreichen.

„Die gesamte Belegschaft bemüht sich“, meint Leheney. „Alle wollen, dass das Unternehmen erfolgreich ist und floriert. Ein Programm wie Bluebeam verbessert die Zusammenarbeit und das bietet viele Vorteile, wenn alle das gleiche Ziel vor Augen haben.“